DECRETO Nº 2.858 DE 18 DE MARÇO DE 1.975.
(revogado pelo(a) Decreto 11133 de 13/06/1988)
Dispõe sobre a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 20 inciso II, da Lei n° 3.751, de 13 de abril de 1960,
Art. 1° - As atividades relacionadas com a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal serão executadas de acordo com o disposto neste Decreto.
Art. 2° - Considera-se documento oficial para os efeitos deste Decreto, todo e qualquer documento arquivado pelos órgãos da Administração Direta do Governo do Distrito Federal.
Art. 3° - O Arquivo Central da Secretaria de Administração guardará por tempo indeterminado os seguintes documentos oficiais: (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 152 de 26/03/1975)
I - documentos históricos de qualquer natureza;
II - projetos ou plantas de urbanização ou construção;
III - original de folhas de pagamento de pessoal;
IV - folhas ou cartões de frequência;
V - processos de inquérito administrativo;
VI - processos de que hajam resultado punições a qualquer funcionário ou servidor do Distrito Federal;
VII - originais de Decretos, Portarias, Ordens de Serviços, Decisões, Pareceres Normativos e demais documentos da mesma natureza;
VIII - estudos que tenham dado origem a Decretos, Portarias e Ordens de Serviços;
IX - processos de prestação de contas.
Parágrafo 1° - Para os efeitos deste Decreto, são considerados históricos, dentre outros, os seguintes documentos:
I - os documentos que autorizaram a edificação de prédios ou monumentos considerados património histórico do Distrito Federal;
II - documentos que deram ou vieram a dar origem à criação de órgãos ou entidades da Administração do Distrito Federal;
III - documentos relacionados com o traçado urbanístico e arquitetônico do Plano Piloto e Cidades Satélites do Distrito Federal;
IV - cópias de Decretos de nomeação dos Prefeitos, Governadores, Secretários de Estado e dirigentes das entidades da Administração Indireta do Distrito Federal;
V - os documentos e estudos que deram origem ao Brasão de Armas e à Bandeira do Distrito Federal;
VI - documentos e estudos que deram ou vieram a dar origem a leis básicas do Distrito Federal;
VII - outros documentos que por suas características e a critério da autoridade competente vierem a ser considerados históricos.
Parágrafo 2° - Fica a Secretaria de Administração responsável pela organização e manutenção de um arquivo de documentos históricos.
Art. 4º - Serão guardados no Arquivo Central da Secretaria de Administração, pelo prazo de 10 anos, os seguintes documentos oficiais: (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 152 de 26/03/1975)
a) processos de auto de infração;
b) processos de defesa de auto de infração;
c) processos de concessão de direitos e vantagens a funcionários;
d) processos de baixa de inscrição, em cpe o requerente está em débito com o Governo do Distrito Federal.
Art. 5° - Os documentos não abrangidos petos artigos 3° e 4°, deste Decreto, serão arquivados pelo prazo de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, de acordo com a regulamentação a ser baixada pela Secretaria de Administração.
Art. 6° - Os documentos que, por exigência legal, são renovados anualmente serão guardados pelo prazo máximo de 2-(dois) anos, a partir do seu arquivamento.
Art. 7° - Os prazos de guarda dos processos e documentos serão contados a partir da data do despacho para arquivamento exarado pela autoridade compétente.
Art. 8° - Os documentos específicos de cada órgão de que trata o presente Decreto, passíveis de eliminação, deverão ser relacionados, de acordo com sua natureza e remetidos ao Arquivo Central da Secretaria de Administração, com prazo previsto para eliminação.
Art. 9° - Os órgãos setoriais de Documentação e Comunicação da Administração Direta do Governo do Distrito Federal poderão guardar, pelo prazo máximo de 3 (três) anos, os processoae documentos,que possam ser obJeto de consultas constantes.
Parágrafo único - Decorrido o prazo previsto neste, artigo, os processos e documentos deverão ser encaminhados ao Arquivo Central da Secretaria de Administração.
Art. 10º - A eliminação de todo e qualquer documento na Administração Direta do Distrito Federal é de competência exclusiva da Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa da Secretaria de Administração.
Art. 11 - Será designada pelo Secretário de Administração uma comissão incumbida de examinar e classificar os documentos que se encontraram no Arquivo Central da Secretaria de Administração, eliminando-se aqueles que, de acordo com os prazos estabelecidos neste Decreto, não mais justificarem a respectiva guarda. (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 153 de 09/04/1975)
Art. 12º - Os documentos eliminados serão inutilizados por destruição mecânica o processo adequado que assegure a sua total descaracterização.
Parágrafo 1° - A descaracterização dos documentos eliminados será feita sob a orientação, fiscalização e responsabilidade direta do órgão competente da Secretaria de Administração.
Parágrafo 2° - Caberá à Secretaria de Administração a alienação ou incineração dos documentos eliminados e descaracterizados.
Art. 13º - Os documentos oficiais referidos nos artigos 3°, 4°, e 5° poderão ser eliminados, desde que previamente microfilmados e após a lavratura de termo próprio, de acordo com o que dispõe a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, e o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.
Parágrafo único - Os documentos oficiais de valor histórico referidos no Parágrafo 1° do art. 3° não poderão ser eliminados sob nenhuma hipótese sendo, entretanto, permitida sua microfilmagem.
Art. 14º - Os casos omissos ou as dúvidas surgidas na execução deste Decreto serão resolvidos pela comissão a que se refere o artigo 11 e, em última instância, pelo Secretário de Administração.
Art. 15º - Este Decreto integra o Livro IV da Consolidação das Normas de Organização Administrativa do Distrito Federal, de acordo com o artigo 5° do Decreto n° 1.891, de 21 de dezembro de 1971.
Art. 16º - O presente Decreto entrará em vigor, na data de sua publicação, revogado o Decreto n° 2.245, de 24 de abril de 1973;
Distrito Federal, 18 de março de 1.975.
87° da República e 15° de Brasilia
JOSÉ AFFONSO MONTEIRO DE BARROS MENUSIER
AIMÉ ALCIBIADES SILVEIRA LAMAISON
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 43 de 20/03/1975
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 43, seção 1, 2 e 3 de 20/03/1975 p. 3, col. 1