PORTARIA Nº 790, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1997
(Revogado(a) pelo(a) Portaria 785 de 28/12/2003)
Dispõe sobre a emissão de documentos e a escrituração de livros fiscais por contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados.
O SECRETÁRIO DE FAZENDA E PLANEJAMENTO, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no art. 391 do Decreto n° 18.955, de 22 de dezembro de 1997, resolve:
Art. 1° A emissão por sistema eletrônico de processamento de dados dos documentos fiscais previstos no Convénio S/N, de 15 de dezembro de 1970, que instituiu o Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais-SINIEF, e no Convénio SINIEF 06/89, de 21 de fevereiro de 1989, far-se-á de acordo com as disposições desta Portaria.
§ 1° O disposto neste artigo aplica-se inclusive à escrituração dos seguintes livros fiscais:
III - Registro de Controle da Produção e do Estoque;
V - Registro de Apuração do ICMS;
VI - Movimentação de Combustíveis.
§ 2° Os estabelecimentos que emitam documentos fiscais e/ou escriturem livros fiscais em equipamento que utilize ou tenha condição de utilizar arquivo magnético ou equivalente, estão obrigados às exigências desta Portaria.
§ 3° A emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, na forma desta Portaria, fica condicionada ao uso de equipamento de impressão que atenda ao Convénio 156/94, de 7 de dezembro de 1994, observado o disposto em sua cláusula quadragésima sexta, homologado pela Comissão Técnica Permanente do ICMS-COTEPE/ICMS, nos termos do Convénio ICMS 47/93, de 30 de abril de 1993.
Art. 2° O uso, alteração do uso ou a desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais, serão autorizados pelo chefe da repartição fiscal da circunscrição em que se localizar o estabelecimento interessado, em requerimento preenchido em formulário próprio (Anexo I), em quatro (4) vias, contendo as seguintes informações:
II - identificação e endereço do contribuinte;
III - documentos e livros objeto do requerimento;
IV - unidade de processamento de dados;
V - configuração dos equipamentos;
VI - identificação e assinatura do declarante.
§ 1° O pedido de uso ou de alteração referido neste artigo deverá ser instruído com:
I - os modelos dos documentos e livros fiscais a serem emitidos ou escriturados pelo sistema;
II - declaração conjunta do contribuinte e do responsável pelos programas aplicativos, garantindo a conformidade destes à legislação vigente.
§ 2° Atendidos os requisitos exigidos, a repartição fiscal terá 30(trinta) dias para a apreciação do pedido.
§ 3° A solicitação de alteração e a comunicação de desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados serão apresentadas à repartição fiscal com antecedência mínima de 30(trinta) dias.
§ 4° As vias do requerimento de que trata este artigo terão a seguinte destinação:
I - 1ª e 2ª via, serão retidas pela repartição fiscal;
II - 3ª via, será devolvida ao requerente para ser por ele entregue à Divisão de Tecnologia e Informações da Delegacia da Receita Federal a que estiver subordinado;
III - 4ª via, será devolvida ao requerente para servir como comprovante de pedido de autorização.
Art. 3° Os contribuintes que se utilizarem de serviços de terceiros prestarão, no pedido de que trata o artigo anterior, as informações referentes ao prestador do serviço, bem como referência ao respectivo contrato, caso houver.
DAS CONDIÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA
Art. 4° O contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados deverá fornecer, quando solicitado, documentação minuciosa, completa e atualizada do sistema, contendo descrição, gabarito de registro ("lay-out") dos arquivos, listagens dos programas e as alterações ocorridas no período a que se o artigo 27.
Art. 5° O estabelecimento que emitir, por sistema eletrônico de processamento de dados, pelo menos um dos documentos fiscais a que se refere o artigo 1º, estará obrigado a manter, pelo prazo decadencial, arquivo magnético com registro fiscal dos documentos emitidos por qualquer meio, referente à totalidade das operações de entradas e de saídas e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração:
I - por totais de documento fiscal e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de Nota Fiscal, modelos 1 e 1-A;
II - por totais de documento fiscal, quando se tratar de:
a) Nota Fiscal de Serviços de Transporte, modelo 7, quando emitida por prestador de serviços de transporte ferroviário de carga;
b) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
c) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
d) Conhecimento Aéreo, modelo 10;
e) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6, nas entradas;
f) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22, nas aquisições;
III - por total diário, por equipamento, quando se tratar de Cupom Fiscal ECF-IF, nas saídas:
IV - por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.
Parágrafo único. O registro fiscal por item de mercadoria de que trata o inciso I fica dispensado quando o estabelecimento utilizar sistema eletrônico de processamento de dados somente para a escrituração de livros fiscais. (Acrescido(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
Art. 6° Ao estabelecimento que requerer autorização para emissão de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados será concedido o prazo de 06 (seis) meses, contado da data da autorização, para adequar-se às exigências desta seção, relativamente aos documentos que não forem emitidos pelo sistema.
Art. 7° A Nota Fiscal, modelo 1 e 1-A, será emitida, no mínimo, com o número de vias e destinação previstos no Convênio S/N, de 15 de dezembro de 1970.
Art. 8° O contribuinte remeterá às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das unidades da Federação destinatárias das mercadorias, até o dia quinze (15) do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo magnético (Anexo II), com registro fiscal das operações interestaduais efetuadas no trimestre anterior.
§ 1° O arquivo magnético previsto neste artigo poderá ser substituído por listagem, a critério do Fisco de destino, onde deverão constar as seguintes indicações:
§ 1° O contribuinte estabelecido no Distrito Federal usuário de sistema eletrônico de processamento de dados deve entregar em qualquer agência de atendimento da Secretaria de Fazenda e Planejamento do Distrito Federal ou transmitir via internet, até o décimo quinto dia de cada mês. arquivo magnético com registro fiscal de todas as operações efetuadas no mês imediatamente anterior; (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
I - nome, endereço, Código de Endereçamento Postal - CEP, números de inscrição no CF/DF e no CGC, do estabelecimento emitente; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
II - número, série, subsérie e data de emissão da nota fiscal; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
III - nome, endereço, CEP, números de inscrição estadual e no CGC, do estabelecimento destinatário; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
IV - valor total da nota e valor da operação-substituição tributária (soma dos valores total dos produtos, frete, seguro, outras despesas acessórias e total do IPI); (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
V - bases de cálculo do ICMS e do ICMS-substituição tributária; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
VI - valores do IPI, ICMS e ICMS-substituição tributária; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
VII - soma das despesas acessórias (frete, seguro e outras); (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
VIII- data, código do banco, código da agência, número e valor recolhido da GNR; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
IX - valores relativos a devoluções e ressarcimentos decorrentes de operações com substituição tributária. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
§ 2° Será observada, na elaboração da listagem, ordem crescente de:
§ 2° O contribuinte estabelecido em outra unidade da Federação deve entregar à Secretaria de Fazenda e Planejamento do Distrito Federal, até o dia 15 (quinze) de cada mês, arquivo magnético informando as operações de saída realizadas no mês imediatamente anterior com contribuintes estabelecidos no Distrito Federal; (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
a) CEP, com espacejamento maior na sua mudança, com salto de página na mudança de Município; (Alínea Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
b) CGC, dentro de cada CEP; c) número de nota fiscal, dentro de cada CGC. (Alínea Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
§ 3° Sempre que, indicada uma operação em arquivo ou listagem, ocorrer posterior retorno da mercadoria por não ter sido entregue ao destinatário, far-se-á geração ou nova emissão esclarecedora do fato, que será remetida juntamente com a relativa ao trimestre em que se verificar o retorno.
§ 3° A alteração das informações de que trata a presente portaria será procedida mediante declaração de retificação, acompanhada da declaração a ser alterada; (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
§ 4° O arquivo e a listagem remetidos a cada unidade da Federação restringir-se-ão aos destinatários nela localizados.
§ 4° O arquivo magnético a que se refere o § 1° será submetido a programa validador, a ser disponibilizado pela Subsecretária da Receita. (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
§ 5° Mediante convénio, poderá ser definida periodicidade distinta de remessa do arquivo magnético do estabelecido no "caput" deste artigo. (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 243 de 15/08/2000)
DOS CONHECIMENTOS DE TRANSPORTE RODOVIÁRIO, DE TRANSPORTE AQUAVIÁRIO E AÉREO
Art. 9° Na hipótese de emissão por sistema eletrônico de processamento de dados de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e Conhecimento Aéreo, o contribuinte, em substituição à via adicional para controle do Fisco de destino, prevista no Convénio SINIEF 06/89, de 21 de fevereiro de 1989, remeterá às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das unidades da Federação destinatárias da mercadoria, até o dia 15(quinze) do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo magnético das prestações interestaduais efetuadas no trimestre anterior.
§ 1º O arquivo magnético previsto neste artigo poderá ser substituído por listagem, a critério do Fisco de destino.
§2° Da listagem deverão constar, além do nome, endereço, CEP, números de inscrição no CF/DF e no CGC, do estabelecimento emitente, período de informações e data da emissão da listagem, as seguintes indicações:
a) número, série, subsérie, data da emissão e modelo;
b) condição do frete (CIF ou FOB);
II - dados da carga transportada:
b) número, série, subsérie e data de emissão;
c) nome, CEP e números de inscrição no CF/DF, estadual e no CGC, dos estabelecimentos remetente e destinatário;
§ 3° Na elaboração da listagem, quanto ao destinatário, será observada ordem crescente de:
I - CEP, com espacejamento maior na mudança do mesmo, com salto de folha na mudança de Município;
§ 4° O arquivo e a listagem remetidos a cada unidade da Federação restringir-se-ão aos destinatários nela localizados.
§ 5° Não deverão constar do arquivo ou da listagem previstos nesta seção os conhecimentos emitidos em função de redespacho ou subcontratação.
DAS DISPOSIÇÕES COMUNS AOS DOCUMENTOS FISCAIS
Art. 10. No caso de impossibilidade técnica para a emissão dos documentos fiscais a que se refere o artigo 1°, por sistema eletrônico de processamento de dados, em caráter excepcional, poderá o documento ser preenchido datilograficamente, hipótese em que deverá ser incluído no sistema posteriormente.
Art. 11. Os documentos fiscais devem ser emitidos no estabelecimento que promover a operação ou prestação, em veículos, feiras, exposições ou similares, desde que previamente autorizado pela repartição fiscal da circunscrição.
Art. 12. As vias dos documentos fiscais, que devem ficar em poder do estabelecimento emitente, serão enfeixadas em grupos de até quinhentas (500), obedecida sua ordem numérica sequencial, ressalvadas as hipóteses de regime especial.
DAS DISPOSIÇÕES COMUNS AOS FORMULÁRIOS DESTINADOS À EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
Art. 13. Os formulários destinados à emissão dos documentos fiscais a que se refere o artigo 1º deverão:
I - ser numerados tipograficamente, por modelo, em ordem consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido este limite;
II - ser impressos tipograficamente, facultada a impressão por sistema eletrônico de processamento de dados da série e subsérie e, no que se refere à identificação do emitente:
a) do endereço do estabelecimento;
b) do número de inscrição no CGC;
c) do número de inscrição no CF/DF;
III - ter o número do documento fiscal impresso por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica sequencial consecutiva, por estabelecimento, independentemente da numeração tipográfica do formulário;
IV - conter o nome, o endereço e os números de inscrição no CF/DF e no CGC, do impressor do formulário, a data e a quantidade da impressão, os números de ordem do primeiro e do impressor do formulário, a data e a quantidade da impressão, os números de ordem do primeiro e do último formulário impressos, o número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - AIDF;
V - quando inutilizados, antes de se transformarem em documentos fiscais, ser enfeixados em grupos uniformes de até duzentos (200) jogos, em ordem numérica sequencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de cinco (5) anos, contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o fato.
Art. 14. À empresa localizada no Distrito Federal que promova vendas em veículos, feiras, exposições ou similares, será permitido o uso do formulário com numeração tipográfica única, desde que destinado à emissão de documentos fiscais do mesmo modelo.
Parágrafo único. O uso de formulários com numeração tipográfica única poderá ser estendido a outros estabelecimentos não relacionados na correspondente autorização, desde que haja aprovação prévia da repartição fiscal a que estiver vinculado.
DA AUTORIZAÇÃO PARA CONFECÇÃO DE FORMULÁRIOS DESTINADOS À EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
Art. 15. Os estabelecimentos gráficos somente poderão confeccionar formulários destinados à emissão de documentos fiscais mediante prévia autorização da repartição fiscal a que estiverem vinculados os estabelecimentos usuários, nos termos previstos no Convénio S/N, de IS de dezembro de 1970.
§ 1° Na hipótese do artigo anterior, será solicitada autorização única, indicando-se:
I - a quantidade total dos formulários a serem impressos e utilizados em comum;
II - os dados cadastrais dos estabelecimentos usuários.
§2° Relativamente ás confecções subsequentes á primeira, a respectiva autorização somente será concedida mediante a apresentação da 2ª via do formulário da autorização imediatamente anterior.
Art. 16. Entende-se por registro fiscal as informações gravadas em meio magnético, referentes aos elementos contidos nos documentos fiscais.
Art. 17. O armazenamento do registro fiscal em meio magnético será disciplinado pelo Manual de Orientação (Anexo III) de que trata esta Portaria.
Art. 18. O arquivo magnético de registros fiscais, conforme especificação e modelo previstos no Manual de Orientação, conterá as seguintes informações:
III - CGC, inscrição no CF/DF e unidade da federação do emitente/remetente/destinatário;
IV - identificação do documento fiscal modelo, série e subsérie e número de ordem;
V - Código Fiscal de Operações e Prestações;
VI - valores a serem consignados nos livros Registro de Entradas ou Registro de Saldas;
VII- Código da Situação Tributária Federal da operação.
Art. 19. A captação e consistência dos dados referentes aos elementos contidos nos documentos fiscais, para o meio magnético, a fim de compor o registro fiscal, não poderão atrasar por mais de cinco(5) dias úteis, contados da data da operação a que se referir.
Art. 20. Ficam os contribuintes autorizados a retirar do estabelecimento os documentos fiscais, para compor o registro de que trata o artigo 16, devendo a ele retornar dentro do prazo de dez (10) dias úteis, contados do encerramento do período de apuração.
Art. 21. Os livros fiscais previstos nesta Portaria serão adotados com base no Anexo IV, com exceção do Livro de Movimentação de Combustíveis.
§ 1° É permitida a utilização de formulários em branco, desde que, em cada um deles, os títulos previstos nos modelos sejam impressos por sistema eletrõnico de processamento de dados.
§ 2° Obedecida a independência de cada livro, os formulários serSo numerados por sistema eletrõnico de processamento de dados, em ordem numérica consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido este limite.
§ 3° Os formulários referentes a cada livro fiscal deverão ser enfeixados ou encadernados por exercício de apuração, em grupo de até 500 (quinhentas) folhas, ressalvada a hipótese de regime especial.
§ 4° Relativamente aos livros Registro de Entradas, Registro de Saldas, Registro de Controle da Produção e do Estoque, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS e de Movimentação de Combustíveis, ressalvada a hipótese de regime especial, fica facultado enfeixar ou encadernar:
I - os formulários mensalmente e reiniciar a numeração, mensal ou anualmente;
II - dois ou mais livros fiscais diferentes de um mesmo exercício num único volume de, no máximo 500 (quinhentas) folhas, desde que sejam separados por contracapas com identificação do tipo de livro fiscal e expressamente nominados na capa da encadernação.
Art. 22. Os livros fiscais escriturados por sistema eletrõnico de processamento de dados serão enfeixados ou encadernados e autenticados dentro de 60 (sessenta) dias, contados da data do último lançamento.
Art. 22. Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados serão encadernados e autenticados dentro de noventa dias, contados da data do último lançamento. (Artigo Alterado(a) pelo(a) Portaria 164 de 27/02/2003)
Art. 23. Os lançamentos nos formulários constitutivos do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque podem ser feitos de forma continua, dispensada a utilização de formulário autónomo para cada espécie, marca, tipo ou modelo de mercadoria.
Parágrafo único. O exercício da faculdade prevista neste artigo não excluirá a possibilidade do Fisco exigir, em emissão específica de formulário autõnomo, a apuração do estoque, bem como as entradas e as saldas de qualquer espécie, marca, tipo ou modelo de mercadoria.
Art. 24. É facultada a utilização de códigos:
I - de emitentes, para os lançamentos nos formulários constitutivos do livro Registro de Entradas, elaborando-se Lista de Códigos Emitentes, conforme modelo anexo, que deverá ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema;
II - de mercadorias, para os lançamentos nos fornjulários constitutivos dos livros Registro de Inventário e Registro de Controle da Produção e do Estoque, elaborando-se Tabela de Código de Mercadorias, conforme modelo anexo, que deverá ser mantida em todos os estabelecimento usuários do sistema.
Parágrafo único. A Lista de Códigos de Emitentes e a Tabela de Códigos de Mercadorias deverão ser enfeixadas por exercício, juntamente com cada livro fiscal, contendo apenas os códigos neles utilizados, com observações relativas às alterações, se houver, e respectivas datas de ocorrência.
Art. 25. O contribuinte fornecerá ao Fisco, quando exigido, os documentos e arquivos magnéticos de que tratam esta Portaria, no prazo de cinco(5) dias, contados da data da exigência, sem prejuízo do acesso imediato às instalações, equipamentos e informações em meios magnéticos.
Parágrafo único. Por acesso imediato entende-se inclusive o fornecimento dos recursos e informações necessárias para verificação e/ou extração de quaisquer dados, tais como senhas, manuais de aplicativos e sistemas operacionais e forma de desbloqueio de áreas de disco.
Art. 26. O contribuinte que escriturar livros fiscais por sistema eletrõnico de processamento de dados fornecerá ao Fisco, quando exigido, por meio de emissão específica de formulário autõnomo, os registros ainda não impressos.
Parágrafo único. Não será inferior a dez (10) dias úteis o prazo para o cumprimento da exigência de que trata este artigo.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art, 27. Para os efeitos desta Portaria, entende-se como exercício de apuração o período compreendido entre 1° de janeiro a 31 de dezembro, inclusive.
Art. 28. Aplicam-se ao sistema de emissão de documentos fiscais e escrituração de livros fiscais, previsto nesta Portaria, as disposições contidas no Convénio S/N, de 15 de dezembro de 1970, no que não estiver excepcionado ou disposto de forma diversa.
Art. 29. Na salvaguarda de seus interesses, o Fisco poderá impor restrições, impedir a utilização ou cassar autorização de uso do sistema eletrõnico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais.
Art. 30. Fica aprovado o Manual de Orientação (Anexo III), contendo instruções operacionais complementares necessárias à aplicação desta Portaria.
Art. 31. Os contribuintes que se utilizam de sistema eletrõnico de processamento de dados para emissão de documentos e/ou escrituração de livros fiscais, autorizados até a data da vigência desta Portaria, ficam sujeitos às normas nesta fixadas, dispensados de formularem o pedido de uso previsto no artigo 2°.
Parágrafo único. Os contribuintes já autorizados à emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, por sistema eletrõnico de processamento de dados, deverão adequar-se ao disposto nesta Portaria até 30 de dezembro de 1998.
Art. 32. Compete à Subsecretária da Receita dispor sobre normas complementares, inclusive quanto ás exigências necessárias à segurança fiscal dos procedimentos.
Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir de 1° de janeiro de 1998.
Art. 34. Revogam as disposições em contrário.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 250, seção 1, 2 e 3 de 29/12/1997 p. 10908, col. 1