ORDEM DE SERVIÇO Nº 03, DE 07 DE ABRIL DE 2020

A SUBSECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DO GABINETE DO VICEGOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das competências legais impostas pelo artigo 29 do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, e ainda, considerando a legalidade, a moralidade, a probidade e a eficiência dos atos e fatos administrativos, a ideal dinâmica de acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos, resolve:

Art. 1º Estabelecer diretrizes para a gestão, acompanhamento e fiscalização da execução de Contratos, Convênios, Acordos e demais instrumentos congêneres celebrados pelo Gabinete do Vice-Governador do Distrito Federal - GVG/DF.

Art. 2º Os executores dos contratos, convênios, acordos e demais instrumentos congêneres firmados pelo Gabinete do Vice-Governador do Distrito Federal deverão elaborar o RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE EXECUÇÃO DE CONTRATO/CONVÊNIO sobre o acompanhamento, a fiscalização e o andamento dos respectivos contratos e instrumentos congêneres de sua(s) competência(s), devendo conter, impreterivelmente, as seguintes informações:

I número do contrato ou equivalente e onúmero do(s) processo(s);

II o objeto contratado;

III o nome da empresa contratada e onúmero do CNPJ;

IV a data da contratação e da vigência contratual;

V a fundamentação legal da contratação;

VI os valores contratados, incluindo acréscimos/decréscimos e reajustes, se houver, bem como os valores executados e o saldo contratual;

VII a dinâmica de acompanhamento e fiscalização do contrato/convênio, realizada pelo executor;

VIII manifestação quanto ao cumprimento integral das obrigações previstas em edital de licitação, proposta comercial e/ou Contrato/Convênio, pelo (a) contratado (a);

IX ocorrências relacionadas com a execução do contrato, solicitações e/ou determinações apresentadas à empresa, a fim de regularizar falhas observadas, constantes no modelo de Relatório Circunstanciado de Execução de Contrato/Convênio (Anexo I);

X as eventuais ocorrências relacionadas à apresentação de documentos e/ou certidões necessárias para pagamento das faturas;

XI as eventuais glosas nos valores a serem pagos, provenientes de ocorrências relacionadas com a execução do Contrato/Convênio;

XII outras informações relevantes que não se enquadrem nos itens acima.

Art. 3º O Relatório Circunstanciado de Execução de Contrato/Convênio deverá ser encaminhado à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, no prazo mínimo de 5 (cinco) dias úteis antes da data do seu vencimento, juntamente com a nota fiscal/fatura do produto/serviço, devidamente atestada (o atesto deverá ser realizado fora do relatório circunstanciado em documento SEI próprio denominado "Atesto" - Anexo II), bem como encaminhamento das certidões de regularidade de débito junto ao GDF, de regularidade do FGTS, conjunta de débitos relativos aos Tributos federais e à dívida ativa da união – PGFN, regularidade trabalhista do TST, de regularidade de débito estadual (no caso de empresa de outro Estado) e regularidade de débito municipal (no caso de empresa de outro Estado), de acordo com a legislação vigente, bem como outros documentos, a depender do caso, conforme CHECK-LIST DO EXECUTOR DO CONTRATO (Anexo III).

Art. 4º As multas, encargos ou demais penalidades geradas por eventuais atrasos na entrega de faturas ou notas fiscais serão de exclusiva responsabilidade do executor do contrato ou convênio, ou do servidor que der causa ao atraso no encaminhamento das referidas documentações aos setores competentes.

Art. 5º O contratado deverá apresentar/entregar a fatura diretamente ao executor de contrato/convênio ou à comissão executora, acompanhada da documentação fiscal correspondente. Parágrafo único. Será possível, também, a entrega da fatura/nota fiscal e a documentação de regularidade fiscal por via digital.

Art. 6º O executor do contrato/convênio deverá dar ciência, a Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, para adoção de medidas de sua alçada, imediatamente quanto a ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades ao contratado, e comunicá-las com no mínimo de 120 (cento e vinte) dias de antecedência quanto ao término do contrato/convênio.

Art. 7º O executor do contrato deverá manifestar a Subsecretaria de Administração Geral - SUAG e à área demandante, a necessidade ou não da continuidade do contrato, com no mínimo 120 (cento e vinte) dias de antecedência do término de sua vigência, com a devida justificativa.

§ 1º Na hipótese de renovação contratual, o executor do contrato/convênio deverá providenciar a documentação pertinente à instrução processual, no prazo de 60 (sessenta) dias antes do término da vigência do contrato.

§ 2º Na hipótese de não renovação contratual, a área demandante/técnica responsável pelo ajuste deverá providenciar a elaboração de novo Projeto Básico/Termo de Referência, acompanhado da pesquisa de mercado, a ser apresentado com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias do término de sua vigência, após manifestação do executor sobre a impossibilidade de prorrogação, com a ratificação do respectivo titular da Unidade ou Subsecretaria.

§ 3º Na hipótese de manifestação contrária à renovação contratual, o executor do contrato deverá adotar as providências cabíveis para encerramento do processo, onde deve conter o Relatório Circunstanciado Final.

Art. 8º É de competência do Chefe de Unidade responsável pela área demandante/técnica, indicar o executor de contrato ou comissão executora, observadas as disposições contidas no Decreto nº 32.598/2010 e na Lei n.º 8.666/1993, e posteriormente encaminhar a Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, que analisará a indicação e, se aprovada, adotará as providências necessárias à sua formalização, no prazo de 02 (dois) dias úteis a contar da assinatura do contrato.

Parágrafo único. Na hipótese da não aprovação da indicação, caberá à Chefia de Unidade responsável nova indicação, à SUAG, de executor de contrato ou comissão executora, no prazo estipulado no caput do presente artigo.

Art. 9º Os executores de contratos, convênios e demais instrumentos congêneres deverão observar a legislação vigente, em especial as regras previstas no artigo 67 da Lei nº 8.666/93, no artigo 41 do Decreto nº 32.598/2010, na Portaria nº 29 SGA, de 25 de fevereiro de 2004, publicada no DODF nº 38, de 26/02/2004, bem como as orientações complementares elencadas na Cartilha do Executor de Contrato do Distrito Federal, conforme Portaria nº 222 SEPLAG, de 30 de dezembro de 2010, publicada no DODF nº 249, de 31/12/2010, e na Instrução Normativa nº 01, da Corregedoria Geral do Distrito Federal CGDF, de 22 de dezembro de 2005, publicada no DODF nº 243, de 26/12/2005.

Art. 10. Cabe ao executor do contrato a organização das informações contidas nos processos SEI a que se referem o contrato gerido, devendo ser mantida a seguinte estrutura mínima de organização:

I - Processo de contratação: deve compreender todos os estudos e temas que envolveram a contratação em questão, termos de referência, projetos básicos, seus aditivos contratuais, seus empenhos, pareceres, editais.

II - Processo de gestão contratual: deve compreender todas as solicitações, ordens de serviço, indicação de executores, ocorrências que venham a impactar na gestão do contrato específico.

III - Processo de pagamento: deve compreender todas as solicitações de pagamento realizadas pelo executor do contrato, juntamente com sua memória de cálculo, relatório circunstanciado, proposições de glosa, notas de lançamento, previsões de pagamento e ordens bancárias.

§ 1º Os processos de pagamento indicados no item III, podem ser mensais, anuais ou únicos, a depender do volume de documentos necessários a cada ciclo de pagamento.

§ 2º Todos os processos devem ser relacionados, utilizando-se a ferramenta SEI "Relacionamentos do Processo".

Art. 11. Os executores locais de contratos corporativos deverão, no ato do encaminhamento do relatório circunstanciado à unidade gestora do contrato, encaminhar à Diretoria de Contratos e Convênios, cópia do referido relatório.

Art. 12. Os anexos I, II e III desta Ordem de Serviço serão disponibilizados pela Diretoria de Contratos e Convênios, da Subsecretaria de Administração Geral - SUAG.

Art. 13. Revogam-se as disposições em contrário.

Art. 14. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

IVANISE MACHADO FILGUEIRAS NERY

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 67, seção 1, 2 e 3 de 08/04/2020 p. 2, col. 1