ORDEM DE SERVIÇO Nº 08, DE 02 DE JUNHO DE 2022
O SUBSECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DO GABINETE DO VICE-GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das competências legais impostas pela Portaria nº 18/2015 e considerando o Decreto nº 25.511/2005, assim como o disposto no Decreto n.º 32.598/2010 e, ainda, considerando a legalidade, a moralidade, a probidade e a eficiência dos atos e fatos administrativos, a ideal dinâmica de acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos, resolve:
Art. 1º Estabelecer diretrizes para a gestão, acompanhamento e fiscalização da execução de contratos, convênios, acordos e demais instrumentos congêneres celebrados pelo Gabinete do Vice-Governador do Distrito Federal - GVG/DF.
Art. 2º A execução dos contratos, convênios, acordos e instrumentos congêneres deve ser acompanhada e fiscalizada por servidor (es) previamente designado (s) pelo Subsecretário de Administração Geral, por meio de ato administrativo publicado no Diário Oficial do Distrito Federal.
Art. 3º Os executores dos contratos, convênios, acordos e demais instrumentos congêneres firmados pelo Gabinete do Vice-Governador do Distrito Federal deverão encaminhar à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, no prazo mínimo de 05 (cinco) dias úteis antes da data do vencimento, a nota fiscal/fatura do produto/serviço, devidamente atestada. O atesto deverá ser realizado em documento próprio no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, denominado "ATESTO" (Anexo I).
Art. 4º Os executores deverão, também, elaborar o “RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE EXECUÇÃO DE CONTRATO/CONVÊNIO” (Anexo II), detalhando sobre o acompanhamento, a fiscalização e o andamento dos respectivos contratos e instrumentos congêneres de sua(s) competência(s), devendo conter, necessariamente, as seguintes informações:
I - número do contrato ou equivalente;
II - número do(s) processo(s) do contrato;
IV - nome da empresa contratada e o número do CNPJ;
V - data da contratação e da vigência contratual;
VI - fundamentação legal da contratação;
VII - valores contratados, incluindo acréscimos/decréscimos e reajustes se houver, bem como os valores executados e o saldo contratual;
VIII - dinâmica de acompanhamento e fiscalização do contrato/convênio, realizada pelo executor;
IX - manifestação quanto ao cumprimento integral das obrigações previstas em edital de licitação, proposta comercial e/ou contrato/convênio, pelo(a) contratado(a);
X - ocorrências relacionadas com a execução do contrato, solicitações e/ou determinações apresentadas à empresa, a fim de regularizar falhas observadas;
XI - eventuais ocorrências relacionadas à apresentação de documentos e/ou certidões necessárias para pagamento das faturas;
XII - eventuais glosas nos valores a serem pagos, provenientes de ocorrências relacionadas com a execução do contrato/convênio;
XIII - outras informações relevantes que não se enquadrem nos itens acima.
Art. 5º Deverão ser encaminhadas, ainda, as seguintes certidões negativas dentro dos prazos de validade:
I - certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal, devidamente atualizado (Lei n.º 8.036/90);
II - prova de regularidade com a Fazenda Federal por meio da Certidão Conjunta Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais, inclusive contribuições previdenciárias, e à Dívida Ativa da União, expedida pelo Ministério da Fazenda/Secretaria da Receita Federal do Brasil (Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014);
III - certidão de regularidade com a Fazenda do Distrito Federal;
IV - certidão negativa de débitos trabalhistas, obtida no site www.tst.jus.br/certidao.
Art. 6º O contratado deverá apresentar/entregar a fatura diretamente ao executor de contrato/convênio ou à comissão executora, acompanhada da documentação fiscal correspondente.
Parágrafo único. Será possível, também, a entrega da fatura/nota fiscal e a documentação de regularidade fiscal por via digital.
Art. 7º Os executores deverão encaminhar os documentos acima descritos por meio do check-list do executor contratual, constante do Anexo III desta Ordem de Serviço.
Art. 8º As multas, encargos ou demais penalidades geradas por eventuais atrasos na entrega de faturas ou notas fiscais serão de exclusiva responsabilidade do executor do contrato ou convênio, ou do servidor que der causa ao atraso no encaminhamento das referidas documentações aos setores competentes.
Art. 9º O executor do contrato/convênio deverá dar ciência, à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, para adoção de medidas de sua alçada, imediatamente quanto a ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades ao contratado, e comunicá-las com o mínimo de 120 (cento e vinte) dias de antecedência quanto ao término do contrato/convênio.
Art. 10. O executor do contrato deverá manifestar à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG e à área demandante, a necessidade ou não da continuidade do contrato, com no mínimo 120 (cento e vinte) dias de antecedência do término de sua vigência, com a devida justificativa.
§ 1º Na hipótese de renovação contratual, o executor do contrato/convênio deverá providenciar a documentação pertinente à instrução processual, no prazo de 60 (sessenta) dias antes do término da vigência do contrato.
§ 2º Na hipótese de não renovação contratual, a área demandante/técnica responsável pelo ajuste deverá providenciar a elaboração de novo Projeto Básico/Termo de Referência, acompanhado da pesquisa de mercado, a ser apresentado com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias do término de sua vigência, após manifestação do executor sobre a impossibilidade de prorrogação, com a ratificação do respectivo titular da Unidade ou Subsecretaria.
§ 3º Na hipótese de manifestação contrária à renovação contratual, o executor do contrato deverá adotar as providências cabíveis para encerramento do processo, onde deve conter o Relatório Circunstanciado Final.
Art. 11. É de competência do chefe de unidade responsável pela área demandante/técnica, indicar o executor de contrato ou comissão executora, observadas as disposições contidas no Decreto nº 32.598/2010, Lei n.º 8.666/1993 e Lei n.º 14.133/2021 e, posteriormente, encaminhar à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, que analisará a indicação e, se aprovada, adotará as providências necessárias à sua formalização, no prazo de 02 (dois) dias úteis a contar da assinatura do contrato.
Parágrafo único. Na hipótese da não aprovação da indicação, caberá à chefia de unidade responsável nova indicação, à SUAG, de executor de contrato ou comissão executora, no prazo estipulado no caput do presente artigo.
Art. 12. Os executores de contratos, convênios e demais instrumentos congêneres deverão observar a legislação vigente, em especial as regras previstas no artigo 67 da Lei nº 8.666/1993, no artigo 117 da Lei 14.133/2021, no artigo 41 do Decreto nº 32.598/2010, na Portaria nº 29 SGA, de 25 de fevereiro de 2004, publicada no DODF nº 38, de 26 de fevereiro de 2004, bem como as orientações complementares elencadas na Cartilha do Executor de Contrato do Distrito Federal, conforme Portaria nº 222 SEPLAG, de 30 de dezembro de 2010, publicada no DODF nº 249, de 31 de dezembro de 2010, e na Instrução Normativa nº 01, da Corregedoria Geral do Distrito Federal CGDF, de 22 de dezembro de 2005, publicada no DODF nº 243, de 26 de dezembro de 2005.
Parágrafo único. Os executores deverão observar qual a Lei de Licitação e Contratos Administrativos foi utilizada ou indicada expressamente no Edital, Aviso ou Instrumento de Contratação Direta, para aplicação do acompanhamento e da fiscalização do contrato.
Art. 13. Cabe ao executor do contrato a organização das informações contidas nos processos SEI a que se referem o contrato gerido, devendo ser mantida a seguinte estrutura mínima de organização:
I - processo de contratação: deve compreender todos os estudos e temas que envolveram a contratação em questão, termos de referência, projetos básicos, seus aditivos contratuais, seus empenhos, pareceres, editais;
II - processo de gestão contratual: deve compreender todas as solicitações, ordens de serviço, indicação de executores, ocorrências que venham a impactar na gestão do contrato específico;
III - processo de pagamento: deve compreender todas as solicitações de pagamento realizadas pelo executor do contrato, juntamente com sua memória de cálculo, relatório circunstanciado, proposições de glosa, notas de lançamento, previsões de pagamento e ordens bancárias.
§ 1º Os processos de pagamento indicados no item III podem ser mensais, anuais ou únicos, a depender do volume de documentos necessários a cada ciclo de pagamento.
§ 2º Todos os processos devem ser relacionados, utilizando-se a ferramenta SEI "Processo Relacionado".
Art. 14. Os executores locais de contratos corporativos deverão, no ato do encaminhamento do Relatório Circunstanciado à unidade gestora do contrato, encaminhar à Diretoria de Contratos e Convênios, cópia do referido relatório.
Art. 15. Os anexos I, II e III desta Ordem de Serviço serão disponibilizados pela Diretoria de Contratos e Convênios, da Coordenação de Orçamento, Finanças e Contratos, da Subsecretaria de Administração Geral - SUAG.
Art. 16. Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Ordem de Serviço nº 3, de 07 de abril de 2020.
Art. 17. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 104, seção 1, 2 e 3 de 03/06/2022 p. 4, col. 1