INSTRUÇÃO Nº 2, DE 5 DE JANEIRO DE 2012.
O PRESIDENTE DO INSTITUTO DO MEIO AMBIENTE E DOS RECURSOS HÍDRICOS DO DISTRITO FEDERAL, nos termos da Lei nº 3.984, de 28 de maio de 2007, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Decreto n° 28.112, de 11 de julho de 2007, RESOLVE:
Art. 1º Informar o procedimento a ser adotado para Solicitação de Evento NO-ASCOM-001.
Art. 2º A Solicitação de Evento deve seguir as seguintes normas:
I - É responsabilidade do responsável pelo evento imprimir o formulário de Solicitação de Evento na Intranet e encaminhar ao executor do contrato com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco dias) da realização de eventos com mais de 100 participantes e de 30 (trinta dias) para eventos menores.
II - De acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos aprovada pela PORTARIA Nº 3/SEA, de 22 de Janeiro de 1998, conforme código 003 - referente ao Relatório de Atividades, o prazo de guarda do formulário é de 5 anos em fase corrente e sua destinação final é a guarda permanente, exceto nos casos passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.
III - É de responsabilidade do responsável pelo evento prever todos os possíveis gastos e inseri-los no formulário de eventos.
IV - Caso o orçamento necessite ser readequado, o executor do contrato notificará o responsável pelo evento para ajustá-lo devidamente.
V - O responsável pelo evento deve verificar as condições de limpeza e organização do local do evento, se este for realizado nas dependências do Instituto do Meio Ambiente e dos Recursos Hídricos do Distrito Federal - Ibram - e, em caso do evento ser realizado em outra localidade será do executor do contrato junto a empresa prestadora do serviço.
VI - Caberá ao executor do contrato o gerenciamento deste na sua fase de execução, estando aí inclusos: o acompanhamento, a fiscalização e a supervisão, de modo a garantir o fiel cumprimento das cláusulas pactuadas entre as partes.
VII - O executor do contrato deverá estar lotado na Assessoria de Comunicação (ASCOM), unidade orgânica diretamente responsável pela supervisão das atividades de comunicação institucional.
VIII - Caberá ao executor do contrato seguir a legislação que trata da execução de contratos e convênios no DF, em especial:
Constituição Brasileira, Lei n.º 8.666/93; Lei n.º 4.320/64;
Decreto n.º 16.098/94; Portaria n.º 29/04 SEPLAG c/c 125/04;
Decreto Distrital nº 32.753/2011;
LDO vigente e suas alterações; Decretos de contingenciamentos;
LRF; Contratos e normativos específicos;
Portaria nº 18, de 22 de Dezembro de 2005 e
Instrução Normativa nº 01, de 22 de Dezembro de 2005.
IX - Caberá somente ao executor do contrato a prerrogativa para atestar a nota fiscal relativa ao evento realizado.
X - O executor do contrato, em caso de não cumprimento de qualquer das competências estabelecidas, estará sujeito as penalidades previstas na legislação vigente.
Art. 3º Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 6, seção 1 de 09/01/2012 p. 11, col. 1