Legislação correlata - Portaria 144 de 14/10/2015
ORDEM DE SERVIÇO Nº 09, DE 13 DE OUTUBRO DE 2015
O SUBSECRETÁRIO Disciplina a elaboração, a organização e os procedimentos para a realização do Inventário Anual de Material de Almoxarifado.
O SUBSECRETÁRIO DE LOGÍSTICA DA SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA E DESBUROCRATIZAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das competências regimentais e o disposto no Decreto nº 28.444, de 19 de novembro de 2007, que estabelece as regras de encerramento do exercício das Unidades Gestoras da Administração Direta, incluindo as Administrações Regionais, os Órgãos de Relativa Autonomia Administrativa e Financeira e os Fundos Especiais do Distrito Federal e,
CONSIDERANDO que os procedimentos e os prazos pertinentes ao encerramento do exercício financeiro devem ser cumpridos de maneira uniforme por todas as Unidades Gestoras, RESOLVE:
Art. 1º. Aprovar o Manual de Elaboração do Inventário Anual de Material de Almoxarifado, na forma estabelecida nesta Ordem de Serviço.
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º As unidades que compõem a Administração Direta, incluindo as Administrações Regionais e os órgãos com relativa autonomia administrativa e financeira do Distrito Federal, terão até o dia 31 de dezembro de cada exercício para promover o inventario físico do material estocado no almoxarifado, observada as disposições contidas no Decreto nº 28.444, de 19 de novembro de 2007, nos Artigos 140 e 148, da Resolução TCDF nº 038/1990, de 30 de outubro de 1990, e no Capítulo XVII do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, Portaria/SEPLAN nº 39/2011, de 30 de março de 2011 e suas alterações, em especial o artigo 91, e da Ementa Regimental TCDF n° 18, de 08 de março de 2006, e o Decreto nº 13.771, de 07 de fevereiro de 2002 e suas alterações.
Art. 3º Inventário de Material de Almoxarifado é o instrumento de controle para contagem física dos materiais, de modo a permitir a conciliação das posições dos registros contábeis e dos saldos físicos em estoque.
§ 1º O inventário será realizado anualmente por meio de conferência física dos bens estocados no almoxarifado, de modo a abranger todos os itens que compõem o estoque, não admitindo que o trabalho seja feito por amostragem.
§ 2º O Inventário visa, além de manter atualizado o controle dos materiais estocados, a apuração de ocorrência de dano, perda, extravio ou qualquer outra irregularidade.
Art. 4º O Órgão deverá constituir Comissão especialmente designada, mediante Portaria ou Ordem de Serviço, no período de encerramento de exercício que inicia em 1º de outubro e encerra em 31 de dezembro de cada exercício, para realizar o Inventário Anual de Material de Almoxarifado.
§ 1º A Comissão deverá ser composta por um presidente e, no mínimo, dois membros, preferencialmente pertencentes ao quadro de Pessoal do Governo do Distrito Federal, devendo ser observado o princípio de segregação de funções, não designando servidores para sua composição que estejam ou que desempenharam atividades na área de material ou patrimônio no exercício auditado.
Art. 5º As Unidades Gestoras da Administração Direta e Fundo Especiais deverão encaminhar ao órgão central de contabilidade, no prazo de 10 (dez) dias contados da data de encerramento do exercício financeiro no Sistema Integrado de Administração Contábil SIAC/SIGGo para que seja anexado ao processo de tomada de contas anual do órgão, o Inventário de Material de Almoxarifado, conforme dispõe o artigo 102 do Decreto nº 32.598/2010.
Parágrafo único. A Diretoria de Material da Coordenação de Análise de Aquisição e Contratação Corporativas desta Subsecretaria, órgão gestor do Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMa.net, disponibilizará para impressão o inventário físico anual e financeiro anual, no prazo de até 02 (dois) dias, contados da data de encerramento do exercício financeiro no Sistema Integrado de Administração Contábil SIAC/SIGGo.
Art. 6º As Unidades que não receberem a documentação que instrui as tomadas de contas anuais nos prazos estabelecidos, após a primeira cobrança que deve ser formulada no dia seguinte ao término do prazo, comunicará a Controladoria-Geral do Distrito Federal, a quem cabe adotar as providências junto a Unidade.
DOS PROCEDIMENTOS
Art. 7º A Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado elaborará cronograma de atividades, com prazos pré-determinados, contemplando a análise da documentação, a conferência do material estocado, a elaboração e apresentação do Relatório de Inventário de Material de Almoxarifado, o qual deverá, obrigatoriamente, abordar os seguintes tópicos:
I – Identificação do responsável pelo almoxarifado e seu substituto, caso tenha ocorrido;
II – Identificação do Setor de Almoxarifado (local);
III – Avaliação sobre a regularidade que compõe a análise documental, física e financeira;
IV - Resultados das últimas inspeções realizadas;
VI – Conclusão e entrega do Relatório de Inventário de Material de Almoxarifado.
DOS DEVERES - DA COMISSÃO
Art. 8º Compete a Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado verificar ou analisar:
I – Se houve recebimento de material cujo prazo de entrega estava com data vencida e quais foram as sanções administrativas aplicadas.
II – Se o pedido e a documentação que resultaram na entrada de material no setor de almoxarifado guardam conformidade com os registros processados no SIGMa.net, confrontando os dados da Nota de Recebimento – NR com a Nota de Empenho – NE e com a Nota Fiscal – NF;
III – Se as documentações de entrada – Nota de Recebimento - NR processadas no SIGMa.net, estão assinadas e arquivadas no setor de almoxarifado em ordem sequencial de numeração, acompanhadas, se o caso exigir, do documento fiscal e da cópia da segunda via da Nota de Empenho constando o recibo do credor no verso ou o recibo de entrega a ele encaminhada por ofício;
IV – Se as documentações de saída – Pedido Interno de Material – PIM, processadas no SIGMa. net estão assinadas e arquivadas, com status de finalizada, no setor de almoxarifado em ordem sequencial de numeração;
V – Se as assinaturas constantes dos documentos de saída - Pedido Interno de Material – PIM processados no SIGMa.net guardam conformidade com as assinaturas constantes das fichas de cadastro que integra o anexo II da Portaria/SEPLAN nº 39/2011;
VI – Se os materiais estocados no setor de almoxarifado guardam conformidade com as quantidades e especificações registradas no sistema SIGMa.net;
VII – Se houve aquisição de materiais em desacordo com as reais atividades do órgão;
VIII – Identificação de material com pouca movimentação, obsoletos, danificados ou com data de validade vencida;
IX - Se os extintores de incêndio estão fixados em locais visíveis, se estão na validade e com boa condição de uso;
X - Se estão sendo observadas as determinações relativas às condições de controle de estoque, armazenagem e segurança dos materiais;
XI - Se está sendo utilizada a etiqueta de prateleira para a identificação do material estocado e se a mesma está fixada em local visível;
§ 1º - A Comissão a que se refere o caput, também deverá sugerir a baixa dos bens considerados obsoletos, danificados ou com perda de suas características normais de uso;
§ 2º - As ocorrências apuradas que não forem regularizadas serão relatadas pela Comissão, com a devida justificativa do setor competente, devendo constar no Relatório de Inventário Anual de Material de Almoxarifado;
§ 3º – A Comissão deverá cadastrar no sistema SIGMa.net o inventário de material, inserindo no campo *Descrição a conclusão do Relatório de Inventário Anual de Material de Almoxarifado, o qual será apresentado a autoridade que constituiu a Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado.
DOS DEVERES - SETOR DE ALMOXARIFADO
Art. 9º Compete ao Setor de Almoxarifado prestar todos os esclarecimentos à Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado acerca da operacionalização do sistema SIGMa. net, do recebimento, da guarda, da estocagem e da movimentação dos materiais e, ainda:
I – Promover no SIGMa.net o cadastro dos servidores integrantes da Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado, com perfil de auditoria interna. Ao término dos trabalhos, fica incumbido o setor de almoxarifado de retirar o acesso no SIGMa.net anteriormente concedido a Comissão, com perfil de auditoria interna.
II – Apresentar a ficha de cadastro que integra o anexo II da Portaria/SEPLAN nº 39/2011, devidamente preenchida de forma clara e isenta de rasura, em conformidade com os dados do Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos – SIGRH;
III – Prestar os esclarecimentos necessários sobre os dados inseridos no SIGMa.net, promovendo inclusive as correções quando detectados registros errôneos ou em desacordo com as normas de material;
IV – Manter entendimento com o órgão gestor do SIGMa.net quando da impossibilidade de prover as correções detectadas pela Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado acerca da dos registros errôneos ou em desacordo com as normas de material;
V – Manter arquivado no setor de almoxarifado 01 (uma) via da Nota de Recebimento -NR, devidamente assinada, em ordem sequencial de numeração, acompanhadas da Nota Fiscal – NF ou termo circunstanciado que comprove o aceite do material e da segunda via da Nota de Empenho – NE constando o recibo do credor no verso ou o recibo de entrega a ele encaminhada por ofício, se for o caso;
VI – Manter arquivado no setor de almoxarifado 01 (uma) via do Pedido Interno de Material – PIM com status de finalizado e em ordem sequencial de numeração, assinado pelo chefe do setor de almoxarifado e do servidor designado para a assinatura;
VII - Atendimento aos prazos e cronogramas de trabalho definidos pela Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado;
VIII - Informar à Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado as situações que foram regularizadas e as que ficaram pendentes de regularização para fins de elaboração do Relatório de Inventário Anual de Material de Almoxarifado.
DOS ELEMENTOS INTEGRANTES DO RELATÓRIO DE INVENTÁRIO
Art. 10. O Relatório de Inventário Anual de Material de Almoxarifado deverá ser emitido em 02 (duas) vias originais, uma via para a Subsecretaria de Contabilidade da Secretaria de Fazenda e a outra via para ser arquivada no setor de almoxarifado, a qual deverá ser apresentada quando solicitado pelos órgãos de controle interno ou externo. Integram o Relatório de Inventário os seguintes documentos:
I – inventário físico anual extraído do SIGMa.net (AX0108);
II – inventário financeiro anual extraído do SIGMa.net (AX0107);
III – ato de constituição da Comissão – cópia da publicação no DODF.
DO RELATÓRIO FINAL DA COMISSÃO
Art. 11. Cadastrado o inventário de material no SIGMa.net e feita a avaliação da regularidade (análise documental, física e financeira) e a avaliação da eficiência e eficácia da gestão de material, bem como as sugestões e ações, a Comissão de Inventário Anual de Material de Almoxarifado deverá apresentar o Relatório de Inventário que integra o anexo único desta Ordem de Serviço, para a autoridade que a designou para manifestação e demais providências administrativas, o qual será anexado ao processo de Tomadas de Contas Anual de Ordenador de Despesas.
Art. 12. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
JOSÉ EDUARDO COUTO RIBEIRO
Os anexos constam no DODF.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 200, seção 1 de 16/10/2015 p. 9, col. 1