Legislação correlata - Ordem de Serviço 9 de 13/10/2015
Legislação correlata - Ordem de Serviço 84 de 23/02/2016
Legislação correlata - Portaria 117 de 19/03/2018
Legislação correlata - Ordem de Serviço 4 de 28/05/2018
Legislação Correlata - Ordem de Serviço 99 de 14/08/2020
Legislação Correlata - Portaria 142 de 01/10/2021
Legislação Correlata - Ordem de Serviço 44 de 23/05/2022
Legislação Correlata - Decreto 43802 de 04/10/2022
Legislação Correlata - Ordem de Serviço 125 de 03/05/2023
Legislação Correlata - Ordem de Serviço 467 de 14/09/2023
Legislação Correlata - Decreto 46286 de 23/09/2024
PORTARIA Nº 39, DE 30 DE MARÇO DE 2011.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 105, parágrafo único, inciso V, da Lei Orgânica do Distrito Federal, RESOLVE:
Art. 1º Disciplinar os procedimentos operacionais do Sistema Integrado de Gestão de Material – SIGMa.net, com o objetivo de propiciar a melhoria da qualidade das informações, a uniformidade das rotinas de manutenção pela rede de usuários e normatizar as atividades relativas ao processamento da sistemática de gestão de material.
Art. 2º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 3º Fica revogada a Portarias/SGA nº 282, de 23 de outubro de 2003 e a Portaria/ SGA nº 130, de 21 de julho de 2005.
REGULAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
Art. 1º Para fins do disposto nesta Portaria, são considerados:
I - Órgão central – Secretaria de Estado de Planejamento e Orçamento;
II - Órgão de coordenação gerencial – Subsecretaria de Suprimentos da Secretaria de Estado de Planejamento e Orçamento;
III - Órgão gestor do sistema – Gerência de Material da Diretoria de Gestão de Recursos Físicos da Subsecretaria de Suprimentos da Secretaria de Estado de Planejamento e Orçamento,
IV - Órgão setorial – Secretarias de Estado, Administrações Regionais, Autarquias, Fundações, Agências, de maior hierarquia na respectiva área administrativa;
IV - Órgãos seccionais – Unidades responsáveis pelas atividades específicas de administração de material.
Art. 2º São definidos, para fins de operacionalização do SIGMa.net, três níveis de responsabilidade quanto às alterações a serem processadas, além da simples consulta:
I - registros automáticos com base em informações cadastrais e em tabelas definidas, cabendo aos órgãos seccionais à confirmação dos itens a serem processados no sistema;
II - registros realizados pelo órgão gestor mediante solicitação dos órgãos setoriais ou seccionais;
III - registros descentralizados, cabendo aos órgãos seccionais à escrituração, seja inclusão ou alteração de informações no sistema.
Art. 3º Quanto às operações de inclusão e integridade das informações produzidas no SIGMa.net, cabe aos órgãos seccionais as seguintes atividades:
I – coordenação, execução e supervisão das operações de inclusão, alteração e gerenciamento de dados, segundo os limites de competência;
II – atualização tempestiva dos dados, em conformidade com os prazos estabelecidos na legislação vigente;
III – esclarecimento ao órgão gestor sobre quaisquer dados ou informações lançados no SIGMa.net, sempre que solicitados;
IV – aplicação da legislação de material vigente, em estrita conformidade com as orientações, normas e procedimentos emanados;
V – atendimento aos prazos e cronogramas de trabalho definidos pelo órgão central;
VI – encaminhamento de informações ao órgão gestor acerca de quaisquer irregularidades processadas no sistema, quando delas tiver conhecimento e não puderem saná-las por iniciativa própria;
VII – solicitar para o órgão gestor a inclusão do cadastro – Cadastro Funcionário - do servidor que irá acessar o SIGMa.net; (Inciso Revogado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
VII – a solicitação para a inclusão do cadastro do servidor deverá ser solicitada exclusivamente pelo chefe do setor de almoxarifado por meio do endereço eletrônico sigma@seplag.df.gov.br, informando os seguintes dados: nome, telefone, email institucional, CPF, matrícula, perfil a ser atribuído, código da lotação e nome da lotação do servidor em conformidade com os dados do Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos SIGRH; (Inciso Revogado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
Nota: A Portaria nº 68, de 16/02/2022, revoga o inc. VII do art. 3º, contudo constam 2 (dois) incisos VII no art. 3º da Portaria em questão.
VIII - cadastrar no sistema SIGMa.net as Unidades de Requisição – URs e indicar o servidor responsável pela assinatura do Pedido Interno de Material PIM que é o documento hábil para retirar material junto ao setor de almoxarifado; (Inciso Revogado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
IX – manter arquivada no setor de almoxarifado a Ficha de Cadastro, conforme modelo anexo II, a qual deverá ser preenchida de forma clara e isenta de rasura e ser apresentada quando solicitada pelos órgãos de controle interno, externo ou comissão de inventário de material, para fins de comprovação do cadastro do servidor no SIGMa.net e da assinatura dos documentos processados no citado sistema de controle de material. (Inciso revogado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
Art. 4º Compete ao órgão gestor do SIGMa.net:
I – adotar providências para garantir o fiel cumprimento das normas pertinentes a material;
II – coordenar e supervisionar, em caráter geral, as operações de inclusão e alteração de dados;
III – adotar medidas visando à atualização permanente dos dados cadastrais de material;
IV – manter entendimentos com dirigentes dos órgãos setoriais ou seccionais para prestar os esclarecimentos necessários sobre os dados informados no SIGMa.net, quando houver indícios de registros errôneos ou em desacordo com as normas de material vigentes;
V – formalizar junto aos órgãos setoriais ou seccionais a imediata retificação dos lançamentos indevidos junto ao SIGMa.net, se os esclarecimentos prestados por estes órgãos não forem satisfatórios; ou não forem encaminhados tempestivamente para análise e deliberação;
VI – cadastrar em cada órgão seccional, o chefe do setor de almoxarifado que ficará incumbido pelo cadastro e atualizações das Unidades de Requisição URs no SIGMa.net;
VI - Preenchida e assinada a "Solicitação de Acesso - SIGMa.net (formulário)" no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, obedecendo aos níveis de acesso fixados em cada perfil, compete ao órgão gestor do SIGMa.net a realização do cadastro, a alteração e o bloqueio dos servidores e a atualização das Unidades Requisitantes - UR, ficando restrita a indicação de 01 (um) servidor por Unidade Administrativa - UA; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
VII – fixar os níveis de acesso ao sistema bem como níveis de perfil do usuário;
VIII - conceder e alterar senhas de acesso ao sistema SIGMa.net a todos os servidores cadastrados não importando o nível de perfil atribuído. Promovido o cadastro do servidor no sistema a senha de acesso será encaminhada para o email informado no formulário cadastro servidor que trata o anexo II desta Portaria.
Art. 5º Os níveis de acesso aos módulos que constituem o perfil do usuário são: chefe de almoxarifado, assistente de almoxarifado, requisitante de almoxarifado, ordenador de despesas, auditoria interna, auditoria externa, auxiliar de gestão, gestor substituto e gestor.
Art. 6º O detalhamento dos módulos e as funcionabilidades que constituem o perfil dos usuários são definidos pelo órgão gestor do sistema SIGMa.net.
Art. 7º O acesso ao sistema SIGMa.net é pela rede gdfnet no endereço sigmanet.seplag.df.gov. br/sigmasga ou pelo site do órgão central do sistema. O acesso, modo execução, é exclusivo para os servidores comissionados ou efetivos do quadro de pessoal do Distrito Federal mediante concessão de senha personalizada e habilitação em perfil determinado.
I - A senha de acesso ao sistema terá prazo de validade de 120 (cento e vinte) dias, a qual deverá ser alterada na tela inicial do sistema, não podendo ser igual a anterior;
II – A senha de acesso ao sistema ficará no status de bloqueada, caso o servidor permaneça pelo período igual ou superior a 40 (quarenta) dias sem acessar o SIGMa.net ou por até 05 (cinco) tentativas inválidas de acesso ao mesmo;
III – A senha de acesso ao sistema terá de 07 (sete) a 10 (dez) dígitos, a qual deverá começar com uma letra, incluir um número, pelo menos uma letra maiúscula, pelo menos uma letra minúscula e pelo menos um caractere especial;
IV – O pedido de desbloqueio de senha deverá ser encaminhado para sigma@seplag.df.gov.br, pelo servidor cuja senha foi bloqueada ou inativada, utilizando para isso seu email institucional, informando: nome completo, o número do CPF, perfil atribuído, código do almoxarifado e número do telefone.
IV - O pedido de desbloqueio ou concessão de nova senha deverá ser solicitado ao órgão seccional, diretamente ao chefe do Setor de Almoxarifado, a quem competirá desbloquear ou conceder nova senha. O pedido deverá ser efetuado exclusivamente pelo servidor cuja senha foi bloqueada ou esteja inativada, utilizando para isso e-mail institucional e informando: nome completo, o número do CPF e o perfil que lhe é atribuído. (Inciso alterado pelo(a) Portaria 52 de 11/05/2012)
IV O pedido de concessão, bloqueio e desbloqueio de senhas de que trata o módulo segurança do Sistema Integrado de Gestão de Material SIGMa.net, incluindo os níveis de acesso fixados em cada perfil, deverá ser solicitado a Diretoria de Gestão de Almoxarifados da Coordenação de Gestão de Suprimentos, da Subsecretaria de Compras Governamentais, na qualidade de Gestor do sistema. (Inciso alterado(a) pelo(a) Portaria 117 de 19/03/2018)
Art. 8º Fica o órgão gestor do sistema SIGMa.net encarregado de promover quaisquer alterações, em nível de acesso ao sistema, níveis de perfil, no detalhamento dos módulos ou nas funcionalidades que constituem o perfil dos usuários, a fim de melhor ajustá-la às necessidades.
Art. 9º Havendo alteração na lotação dos servidores cadastrados no SIGMa.net ou a reestruturação do órgão integrante do sistema, deverá o órgão seccional solicitar ao órgão gestor as atualizações necessárias.
Art. 9º Havendo alteração da estrutura administrativa do órgão integrante do sistema SIGMa. net deverá o chefe do órgão seccional promover a atualização do cadastro dos servidores e das Unidades de Requisição - URs no prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias. (Artigo alterado pelo(a) Portaria 73 de 16/04/2014)
Parágrafo Único – Findo o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias fica o órgão gestor do sistema autorizado a promover o bloqueio, via sistema, das Unidades de Requisição – Urs no referido sistema, ficando impedidas a requisição e a distribuição do material estocado no setor de almoxarifado. (Parágrafo acrescido pelo(a) Portaria 73 de 16/04/2014)
DO CALENDÁRIO DE ABERTURA E FECHAMENTO
Art. 10 O calendário para fechamento mensal dos almoxarifados das unidades integrantes do Sistema Integrado de Gestão de Material – SIGMa.net, será elaborado e publicado, anualmente pelo órgão de coordenação gerencial.
§ 1º – A data mensal para o bloqueio e abertura dos almoxarifados será informada, através de mensagem na tela de abertura do sistema SIGMa.net, por meio da função “agenda”, com a antecedência necessária que possibilite a escrituração e a conciliação com o Sistema Integrado de Administração Contábil SIAC/SIGGo.
Art. 11 Para fins de conceituação do SIGMa.net, são definidos:
I - Módulo: conjunto de atividades agrupadas em maior nível de relacionamento cuja execução de atividades que visam o atendimento dos objetivos da gestão de material;
II - Sub-módulo: conjunto de funções pertinentes a um mesmo módulo que propiciam a execução, o acompanhamento e o controle do desenvolvimento das atividades de gestão de material;
III - Funções: procedimentos que permitem a execução de rotinas específicas quanto ao tratamento das informações no âmbito do sistema.
Art. 12 Constituem módulos do SIGMa.net:
I – MOVIMENTAÇÃO - contempla sub-módulos com as funções de inserção, alteração, exclusão, consulta, visualização e emissão de relatórios concernentes a entradas e saídas de material.
§ 1º Entrada - Nota de Recebimento – NR; (Compra, Compra – Empenho Extra Orçamentária, Compra Implantação, Compra Integrada, Distribuição Gratuita, Doação - Entrada, Extra-Orçamentária/Fundo, Extra–Orçamentária, Fabricação Própria, Orçamentária/Fundo, Premiações e Suprimento de Fundos).
§ 4º Pedido Interno de Material – PIM;
§ 5º Pedido de Transferência de Material – PTM;
II – ESTOQUE - contempla o sub-módulo “Classificação” com as funções de alteração e consulta, concernentes a classificação de material quanto a sua natureza: estocável, não-estocável, inativo em uso e inativo em desuso;
III – INVENTÁRIO – contempla sub-módulos com as funções de cadastro, alteração, exclusão, consulta, visualização e emissão de relatórios concernentes ao Cadastro e Finalização dos inventários realizados pelo almoxarifado;
IV – SEGURANÇA - contempla os sub-módulos com as funções de controle das senhas de acesso ao sistema, atribuição de perfil aos usuários, cadastro e manutenção das funcionabilidades do perfil utilizado pelos usuários e a identificação das ocorrências nas ações desenvolvidas no registro das transações.
V – TABELAS – módulo central do cadastro das informações elementares que subsidiarão os módulos e sub-módulos do sistema, que contempla as funções de inserção, alteração, exclusão, consulta, visualização e emissão de relatórios concernentes a:
§ 1º Estrutura Organizacional – Almoxarifado;
§ 2º Estrutura Organizacional – Centro de Custo;
§ 3º Estrutura Organizacional – Unidade Administrativa – UA;
§ 4º Estrutura Organizacional – Unidade de Requisição – UR;
§ 5º Entidade Externa – Fornecedor;
§ 6º Entidade Externa – Órgão Externo;
§ 7º Lançamentos – Tipo de Observação;
§ 8º Lançamentos – Documentação de Lançamentos;
§ 13 Localidade – Unidade da Federação;
§ 19 Material – Catálogo Restrito;
§ 23 Característica – Definição;
§ 24 Característica – Manutenção;
VI – FINANCEIRO – módulo de gerenciamento que possibilita a abertura e o fechamento das escriturações, mensal e anual, dos almoxarifados. Possibilita à emissão dos relatórios pertinentes a conciliação mensal e anual das movimentações contábeis e financeiras. Contempla sub-módulos com as funções consulta, visualização e emissão de relatórios concernentes a:
§ 3º Demonstrativo por almoxarifado;
VII – RELATÓRIOS GERENCIAIS – módulo de gerenciamento das movimentações de materiais. Contempla sub-módulos com as funções consulta, visualização e emissão de relatórios concernentes a:
§ 2º Movimentação/Posição de Estoque;
§ 5º Posição de Estoque Atual;
§ 7º Materiais vendidos – Fornecedor;
§ 8º Fornecedor – Materiais Vendidos;
§ 10 Materiais – Código/Requisição;
§ 13 PIM(s)/PTM(s) Pendente(s);
VIII – AGENDA - módulo que possibilita enviar, receber e visualizar as mensagens enviadas pelos usuários do sistema e pelo órgão gestor. Contempla sub-módulos com as funções de envio, consulta, visualização e impressão concernentes a:
IX – CONSULTA DE MATERIAL - módulo que possibilita a obtenção das informações gerais sobre materiais do almoxarifado. São apresentadas as informações acerca da classificação, entrada, saída, consumo, requisições pendentes, fornecedor, consumo e estoque atual geral;
X – IMPORTAÇÃO DE EMPENHO – módulo que tem como função a incorporação dos empenhos emitidos pelo Sistema Integrado de Administração Contábil SIAC/SIGGo;
XI – CALENDÁRIO – Módulo que permite, via sistema, a delimitação de dias específicos para requisitar material estocado no setor de almoxarifado.
DO CONCEITO E CLASSIFICAÇÃO DO MATERIAL
Art. 13 Para os fins desta Portaria, considera-se material a designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas, materiais inservíveis, fora de uso e outros itens empregados ou passíveis de emprego, independente de qualquer fator, e aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.
Art. 14 Observando os parâmetros excludentes da durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade, a classificação do material quanto a sua natureza classifica-se como material permanente e material de consumo.
Art. 15 Para efeito desta Portaria, entende-se como material de consumo aquele que, em razão de seu uso corrente perde normalmente sua identidade física ou tem sua utilização limitada á dois anos e material permanente é aquele que, em razão do seu uso corrente, não perde a sua identidade física ou tem durabilidade superior a dois anos.
Art. 16 Para fins de controle, armazenamento e de distribuição, o material de consumo classifica-se em material estocável e não estocável.
I - O material estocável é aquele adquirido para ficar armazenado por um determinado período ou para ser distribuído, quando requisitado ou em remessas preestabelecidas;
II - O material não estocável é o que se destina à demanda específica ou aquele que, por suas características, não deve ser mantido em estoque.
DA CATALOGAÇÃO E CODIFICAÇÃO DO MATERIAL
Art. 17 O catálogo de material cadastrados no SIGMa.net é o documento que identifica, de forma ordenada, a especificação de material e dos impressos, de modo a garantir maior agilidade e segurança no processamento de informações e movimentação de material.
Art. 18 A abertura de códigos no Sistema Integrado de Gestão de Material SIGMa.net é função do órgão gestor a qual obedecerá a codificação e interpretação da despesa orçamentária do Distrito Federal.
Art. 19 O órgão seccional solicitará ao órgão gestor, por meio do endereço eletrônico sigma@ seplag.df.gov.br a abertura de código, constando na solicitação as seguintes informações: identificação do almoxarifado, número da nota de empenho, modalidade do empenho, natureza da despesa, subitem da despesa, descrição do material e unidade de medida, lote e validade do material, se for o caso.
Art. 20 Planejamento de consumo é a estimativa de quantitativo e custo de material de consumo e permanente, para fins de previsão orçamentária, controle do estoque e geração de informações para aquisição.
Art. 21 A previsão de gastos de material de consumo deve considerar as metas estabelecidas para o período, o limite orçamentário, estatística de consumo e características das unidades administrativas (quantitativo de pessoal, atribuições etc.).
Art. 22 O pedido de compras de material para reposição do estoque ou para atendimento às demandas específicas é de responsabilidade do setor de almoxarifado ao setor de compras.
Art. 23 O pedido de compras deverá ser processado após verificação da inexistência, no setor de almoxarifado, do material solicitado ou de similar, ou sucedâneo que possa atender as necessidades do órgão.
Art. 24 O pedido de compras deverá ainda constar a informação orçamentária, com indicação da fonte de recurso, programa de trabalho, elemento de despesa, autorização do ordenador de despesa acompanhada da estimativa de consumo.
Art. 25 O pedido de compras será elaborado por meio de métodos que possa identificar com clareza a descrição do material a ser adquirido, possibilitando perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório.
Art. 26 Quando se tratar de descrição do material que exija maiores conhecimentos técnico poderá ser juntado ao pedido de compra elemento necessário, tais como: modelos, gráficos, desenhos, prospectos, etc.
Art. 27 Deverá ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espaço de tempo, à perda de suas características normais de uso e também daqueles propensos ao obsoletismo.
Art. 28 A aquisição de material à conta de suprimentos de fundo fica condicionada a consulta prévia no setor de almoxarifado quanto à disponibilidade e o fornecimento do material.
Art. 29 O chefe do setor de almoxarifado apresentará sua manifestação e informará ao suprido da disponibilidade ou não do material no almoxarifado, inclusive se está incluso em pedido de compra futura ou será incluído no próximo pedido de compra, caso o material se encontre indisponível no almoxarifado.
Art. 30 O recebimento é o processo pelo qual o material é entregue em local previamente designado, não implicando em aceitação, apenas transfere a responsabilidade pela guarda e conservação do material do fornecedor ao órgão recebedor.
Art. 31 O recebimento de material decorrerá de compra, doação, nota de transferência ou guia de fabricação própria.
Art. 32 São considerados documentos hábeis para recebimento de material: nota de empenho, nota fiscal de compra, pedido de transferência de material, termo de doação e guia de fabricação própria.
I - Desses documentos constarão, obrigatoriamente: descrição detalhada do material, quantidade, unidade de medida e preço unitário e total;
II - Os abatimentos de preços, voluntários ou concedidos em virtude de lei ou contrato, devem ser demonstrados nos documentos fiscais.
Art. 33 O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação da: conferência documental, conferência quantitativa e quando for o caso da conferência qualitativa.
§ 1º - A conferência documental compreende a checagem dos dados constantes no documento fiscal e o documento que autorizou o fornecimento do material, com as especificações do material recebido que deverá guardar conformidade e constar em ambos os documentos;
§ 2º - A conferência quantitativa compreende a checagem da quantidade do material recebido em conformidade com o documento fiscal com o documento que autorizou o fornecimento do material que deverá constar em ambos os documentos;
§ 3º A conferência qualitativa compreende a checagem da qualidade e a funcionabilidade do material recebido.
Art. 34 O material que depender apenas de conferência documental e conferência quantitativa será recebido e aceito pelo chefe do setor de almoxarifado ou por servidor designado para esse fim.
Art. 35 O material que depender de conferência qualitativa o setor de almoxarifado ou servidor designado para o recebimento deverá apor o carimbo no verso do documento fiscal, indicando essa condição ao fornecedor comunicando seu recebimento e solicitará o pronunciamento da comissão de recebimento, técnico especializado ou servidor responsável para a respectiva aceitação.
Art. 36 A checagem do material quando da conferência qualitativa poderá, dependendo do caso, ocorrer:
I - Inspeção Total - é aquela em todos os materiais são minuciosamente analisados;
II - Inspeção por Amostragem – é aquela utilizada quando do recebimento de grande volume de um determinado material, onde se faz necessário formar um lote de inspeção, que se dará pela retirada aleatória de certa quantidade de unidade, para verificação em conformidade com o documento fiscal com o documento que autorizou o fornecimento do material;
III - Recomenda-se que ao formar um lote para inspeção por amostragem a quantidade seja de 5% a 10% do total de unidades entregues.
Art. 37 No caso de aquisição de equipamentos em grande quantidade, o recebimento far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo.
Art. 38 Enquanto não houver a aceitação do material pela comissão de recebimento, técnico especializado ou servidor designado, não se deve movimentá-lo, no total ou em parte, uma vez que não houve o recebimento definitivo (aceitação).
Art. 39 No caso de aquisição de gêneros perecíveis e alimentação preparada, poderá ser dispensado o recebimento provisório.
Art. 40 Nos casos de compras efetuadas nas modalidades de Tomada de Preço e Concorrência, deverá ser constituída comissão de, no mínimo, 03 (três) membros para o recebimento do material.
Art. 41 Aceitação é o processo onde se declara na documentação fiscal que, após verificação da conferência documental, conferência quantitativa e, se for o caso, conferência qualitativa o material recebido satisfaz às especificações contratada.
Art. 42 O recebimento do material adquirido ocorrerá no setor de almoxarifado, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser recebido ou estocado.
Art. 43 Independentemente do local da entrega do material, o registro da entrada do material será sempre no setor de almoxarifado.
Art. 44 Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, deverá ser solicitado junto ao fornecedor à regularização da entrega para efeito de aceitação.
Art. 45 A recusa ao recebimento de material, por qualquer motivo devidamente justificado, não acarretará a suspensão do prazo de entrega, ficando o fornecedor obrigado a retirar o material, substituí-lo ou complementar a entrega, sob pena de aplicação de penalidade.
Art. 46 O material de natureza permanente, incluindo os equipamentos e os de consumo, inclusive aqueles adquiridos por meio de suprimentos de fundos durante o exercício, deverão ter trânsito obrigatório pelo setor de almoxarifado, ainda que por meio de simples registro, de forma a coincidir os valores das entradas desses materiais com os constantes do demonstrativo da execução anual da despesa, na parte relativa às Despesas Correntes e de Capital do exercício, excluindo os valores referentes a obras.
Art. 47 Os fornecedores apresentarão juntamente com o material a fatura que, após a aceitação definitiva, deverá ser atestada pelo chefe do setor de almoxarifado, servidor designado ou técnico especializado ou comissão recebedora.
Art. 48 Deverão constar no verso da fatura as informações: a data, nome por extenso, em carimbo ou letra de forma, número da matrícula e cargo ou função sob as assinaturas dos servidores que atestaram o recebimento do material.
Art. 49 O material recebido definitivamente será incorporado ao estoque, mediante o preenchimento da nota de recebimento no SIGMa.net, a qual deverá conter as seguintes informações: número da nota de recebimento, data de emissão (data do registro da nota de recebimento no sistema), data de inclusão (data gerada pelo sistema), data de recebimento, (data que o material foi recebido) data de atesto (data que o material foi aceito), identificação do almoxarifado, identificação do fornecedor, número e assunto do processo de compra, identificação do servidor que cadastrou a nota de recebimento, identificação do servidor que emitiu o documento no sistema, descrição do material, conta e subitem da despesa, unidade de medida, validade, número do lote, quantidade recebida, valor unitário e valor total, nota fiscal, natureza de despesa, programa de trabalho, evento contábil, modalidade do empenho e observação.
Art. 50 A nota de recebimento será impressa em duas vias, sendo:
Art. 50 A Nota de Recebimento - NR, gerada no Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMa.net, será anexada no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, em formato PDF, como tipo de documento "Nota de Recebimento - SIGMa.net" no processo que originou a aquisição do material, e, posteriormente, deverá: (Artigo alterado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
I - uma será arquivada no setor de almoxarifado na ordem sequencial de numeração, acompanhadas do documento fiscal ou termo circunstanciado que comprove o aceite do material e da segunda via da nota de empenho constando o recibo do credor no verso ou o recibo de entrega a ele encaminhada por ofício, se for o caso;
I - ser encaminhada ao setor de orçamento e finanças ou equivalente para o processamento da liquidação da despesa - NL, acompanhada do documento eletrônico "Atesto Nota de Recebimento - SIGMa.net", consoante modelo disponível no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, relativo a um ou mais documentos fiscais, assinada por servidor ou comissão designada. (Inciso alterado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
II - a segunda encaminhada ao setor responsável pela emissão da nota de empenho, juntamente com o ateste do recebimento do material, emitido por agente credenciado, na primeira via do documento fiscal. (Inciso revogado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
Parágrafo único. São vedadas a impressão para fins de arquivamento no setor de almoxarifado as Notas de Recebimento geradas no Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMa.net, em consonância com o princípio da economicidade, eficiência e celeridade processual. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
Art. 51 A armazenagem compreende a localização, a guarda, a segurança e a preservação do material adquirido, a fim de suprir as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão.
Art. 52 No processo de armazenagem deverão ser observadas as seguintes orientações:
I - Os materiais devem ser resguardados contra furto e roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos, das ameaças climáticas e de animais daninhos;
II - Os materiais estocados há mais tempo devem ter fornecimento em primeiro lugar, com a finalidade de evitar o envelhecimento e perecimento do estoque, cabendo também a supervisão quanto à validade;
III - Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar fácil inspeção e rápido inventário;
IV - Os materiais de grande movimentação devem ser estocados em local de fácil acesso e próximos às áreas de expedição;
V - Utilização de acessórios para proteção dos materiais estocados, evitando-se o contato direto com o piso;
VI - Indicação do uso de prateleiras de metal uma vez que as de madeiras possibilitam a ocorrência de combustão e de acúmulo de sujeira;
VII - Prever, em caso de emergência, o livre acesso aos extintores de incêndio e a ampla circulação de pessoas especializadas em combate a sinistros;
VIII - Os materiais pesados e volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes ou porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes e avarias e facilitando a movimentação;
IX - Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais, abrindo-as somente quando houver necessidade de fornecimento parcelado;
X - A segurança do empilhamento deve ser observada quanto à altura e ao arejamento;
XI - Os materiais de mesmo grupo devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário;
XII - Arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem ou etiqueta contendo a marcação do item permitido a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas.
Art. 53 No setor de almoxarifado é expressamente proibido:
II - a entrada de pessoas estranhas ao serviço;
III - a guarda de embrulhos ou materiais que não estejam incorporados ao estoque, salvo os que se encontrem em fase de conferência ou para distribuição para as unidades integrantes do órgão;
IV - o estoque de material inflamável, explosivo ou volátil. Tais materiais serão estocados em depósitos específicos e apropriados.
Art. 54 Para o controle do material estocado, deverá o setor de almoxarifado extrair no SIGMa.net a etiqueta de prateleira que é a identificação do material para ser fixada nos locais que servem de proteção para o material estocado (estantes, prateleiras, pallets, etc), a qual deverá conter as seguintes informações: descrição do material, o endereço do material, código do material e o código de barras, com a possibilidade de implantação de coletor de dados.
Art. 55 Distribuição é o processo pelo qual se faz chegar à unidade integrante do órgão o material solicitado em perfeitas condições de uso.
Art. 56 O pedido interno de material deverá ser preenchido diretamente no Sistema Integrado de Gestão de Material SIGMa.net ao setor de almoxarifado, de acordo com o calendário de requisição estabelecido pelo órgão seccional.
Art. 57 Depois de cumprida as formalidades de cadastro, atendimento e recebimento, o pedido interno de material deverá ser arquivado no setor de almoxarifado em ordem sequencial de numeração, assinado pelo chefe do setor de almoxarifado e do servidor designado para a assinatura. (Artigo Revogado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
Art. 58 Os materiais poderão ser fornecidos de acordo com as quantidades solicitadas, até o limite máximo do consumo médio dos últimos três meses, com a finalidade de evitar a demanda reprimida e a conseqüente ruptura do estoque.
Art. 59 Dependerá de prévia justificativa, aprovada pelo ordenador de despesa a requisição de material em quantidade superior à estimada no item anterior, sendo necessária a inserção da justificativa no sistema SIGMa.net.
Art. 60 O servidor indicado para assinatura do pedido interno de material será responsável pela conferência do material requisitado no setor de almoxarifado, mantendo o controle e a distribuição dos mesmos perante aos demais servidores do setor.
Art. 60. O servidor cadastrado na Unidade Requisitante - UR será responsável pela conferência e recebimento do material requisitado no setor de almoxarifado, mantendo o controle e a distribuição dos materiais perante os demais servidores do setor. (Artigo Alterado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
Art. 61 Quando incorporados os bens de natureza permanente o órgão seccional no prazo máximo de 05 (cinco) dias promoverá o registro da baixa (saída) dos bens no SIGMa.net para o agente setorial de patrimônio.
Art. 62º Não ocorrendo à baixa (saída) no prazo estipulado no artigo anterior, fica o órgão gestor do sistema SIGMa.net autorizado a promover, via sistema, os lançamentos de baixa (saída) para o agente setorial de patrimônio do órgão.
Art. 63 Fica vedada ao setor de almoxarifado promover a distribuição ou fornecimento de material sem o preenchimento na sua totalidade do pedido interno de material no Sistema Integrado de Gestão de Material SIGMa.net.
Art. 64 O pedido interno de material deve contemplar quantidade suficiente para atender período de até 30 (trinta) dias, evitando-se a estocagem nas unidades integrante do órgão.
Art. 65 O pedido interno de material será impresso em duas vias, sendo:
Art. 65. É vedada a impressão, para fins de arquivamento no setor de almoxarifado, dos Pedidos Internos de Materiais - PIM gerados no Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMa.net, em consonância com o princípio da economicidade, eficiência e celeridade processual. (Artigo Alterado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
I – a primeira via impressa no setor de almoxarifado, no status de atendido, para separação do material e posterior encaminhamento ao setor requisitante, para conferência; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
II – a segunda via impressa no setor requisitante, no status de finalizado, após o recebimento do material. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 68 de 16/02/2022)
Art. 66 Considera-se controle de estoque todos os registros e lançamentos de entrada, saída e armazenamento dos materiais estocados, de modo a permitir, no menor tempo possível, o conhecimento e controle da movimentação.
Art. 67 O controle deverá satisfazer as seguintes condições: fácil acesso as informações e atualização em menor tempo possível entre a ocorrência do fato e o registro no sistema SIGMa.net.
Art. 68 As entradas de material no setor de almoxarifado são constituídas pelos seguintes tipos de operação: compra, doação, nota de transferência ou guia de fabricação própria.
Art. 69 As saídas de material no setor de almoxarifado são constituídas pelos seguintes tipos de operação: pedido interno de material, baixa e transferência.
Art. 70 Para controle físico do material estocado no setor de almoxarifado será utilizada a Ficha de Estoque, a qual deverá ser emitida pelo SIGMa.net ficando extinta, a contar de 01 de julho de 2011, a ficha de prateleira.
Art. 71 A ficha de estoque será atualizada pelo próprio SIGMa.net na medida em que ocorrer lançamentos de entradas, saídas ou operações de estornos, a qual deverá conter as seguintes informações: identificação do almoxarifado, descrição do material, conta e subitem da despesa, unidade de medida, saldo anterior (quantidade, valor e preço médio unitário), saldo atual (quantidade, valor e preço médio unitário), data lançamento (data gerado pelo sistema), data contábil (data de registro do material no sistema), identificação do setor requisitante, tipo e número do documento que originou a entrada ou saída do material, quantidade de entrada, quantidade de saída e saldo atual do material constante em estoque.
Art. 72 O controle do estoque implica em:
I - manter e promover verificações periódicas dos registros processados no sistema SIGMa.net conciliando a existência física dos materiais nas quantidades registradas;
II - supervisionar e controlar a distribuição racional do material requisitado, promovendo cortes necessários em função do consumo médio mensal apurado no histórico de consumo;
III - identificar os itens inativos devido à obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis.
Art. 73 Considera-se material ativo aquele requisitado regularmente pelos setores requisitantes do órgão, e inativos aquele que não é movimentado em um determinado período ou que é comprovadamente desnecessário para sua utilização.
Art. 74 Identificado os materiais obsoletos ou ociosos, deverá o chefe do setor de almoxarifado verificar preliminarmente se não há comprometimento quanto a perda da qualidade dos produtos, em seguida providenciar o registro no SIGMa.net, visando a transferência para outros órgãos do Governo do Distrito Federal.
Art. 75 Não havendo manifestação dos órgãos do Governo do Distrito Federal no prazo máximo de 30 (trinta) dias, o chefe do setor de almoxarifado solicitará ao ordenador de despesas, a publicação no Diário Oficial – DODF da relação dos materiais obsoletos ou ociosos, visando à baixa por doação.
Art. 76 Não havendo manifestação de órgãos ou entidades no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a contar da publicação no Diário Oficial – DODF, o chefe do Almoxarifado solicitará autorização do ordenador de despesas para fazer a baixa dos mesmos por desfazimento.
Art. 77 A baixa por desfazimento, a qual deverá ser feita mediante autuação de processo, consiste na destruição total do material e será feito mediante justificativa do órgão seccional, anexando Termo de Desfazimento do órgão competente que promoveu a destruição dos materiais.
Art. 78 Em caso de perda dos materiais estocados deverá ser apurada a responsabilidade e, se for o caso, instaurada a tomada de contas especial, visando ao ressarcimento do erário.
Art. 79 A operação de estorno é feita pelo chefe do setor de almoxarifado, utilizada independentemente do mês de escrituração do almoxarifado (mês referência), servindo para a correção da quantidade ou valor do material inserido na nota de recebimento, mesmo feita a sua movimentação.
Art. 79 A operação de estorno ou ajuste, servindo para correção da quantidade, valor, documento fiscal ou código do material inserido na Nota de Recebimento será realizada pelo órgão gestor do SIGMa.net, mediante solicitação dos órgãos setoriais ou seccionais no processo que originou a aquisição do material, ainda no mês da emissão da Nota de Recebimento - NR. (Artigo alterado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
Art. 80 A nota de estorno deverá constar as seguintes informações: identificação do almoxarifado, código de ajuste, data do ajuste, identificação do responsável pelo ajuste, descrição do material, tipo, número e data do documento que originou a entrada do material no almoxarifado, quantidade e valor original, quantidade e valor novo, saldo anterior e valor, histórico e resumo contábil. (Artigo revogado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
Art. 81 A operação de ajuste é feita pelo assistente ou chefe do setor de almoxarifado, utilizada somente no mês de escrituração do almoxarifado (mês referência), servindo para correção do número da nota fiscal, código do material, quantidade ou valor do material inserido na nota de recebimento, desde que não tenha feita a sua movimentação. (Artigo revogado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
Art. 82 A nota de estorno será impressa em duas vias, sendo: (Artigo revogado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
I - uma ao setor de almoxarifado, para controle e arquivo juntamente com a nota de recebimento que originou a entrada do material no estoque; (Inciso revogado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
II - a segunda ao setor de orçamento e finanças do órgão, acompanhada da nota de recebimento que originou a entrada do material no estoque. (Inciso revogado(a) pelo(a) Portaria 29 de 10/02/2020)
Art. 83 O inventário é o instrumento de controle para contagem física dos materiais, de modo a permitir a conciliação das posições dos registros contábeis e dos saldos físicos em estoque.
Art. 84 O inventário físico pode ser:
I - Inventário Inicial – consiste quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos materiais sob sua responsabilidade;
II - Inventário Geral – consiste na contagem geral de todos os itens em estoque;
III - Inventário Parcial – consiste na contagem de alguns itens em estoque;
IV - Inventário Anual – consiste na contagem de todos os itens em estoque constantes no setor de almoxarifado em 31 de dezembro de cada exercício;
V - De Extinção ou Transformação – consiste quando da extinção, dissolução, transformação, fusão, incorporação, cisão, liquidação ou privatização de uma unidade gestora;
VI - De Transferência de Responsabilidade – consiste quando da mudança do titular do setor de almoxarifado;
VII - Eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do Dirigente da unidade gestora ou por iniciativa dos órgãos de Controle Interno ou Externo.
Art. 85 As unidades gestora da Administração Direta e fundos especiais terão até o dia 31 de dezembro de cada exercício para promover o inventário do material de almoxarifado.
Art. 86 O prazo para constituir a comissão de inventário do material estocado no setor de almoxarifado inicia-se em 1º de outubro encerrando em 31 de dezembro de cada exercício.
Art. 87 Os prazos para início e conclusão dos trabalhos de verificação dos estoques de almoxarifado não poderão exceder a 30 (trinta) dias, devendo abranger todos os itens, não admitindo que o trabalho seja realizado por amostragem.
Art. 88 Constituída comissão de inventário do material estocado no setor de almoxarifado, por meio de Portaria ou Ordem de Serviço, deverá o órgão seccional encaminhar cópia da publicação para o órgão gestor do SIGMa.net para fins de cadastramento dos servidores no sistema de controle de material com perfil de auditoria interna.
Art. 89 A comissão de inventário do material estocado no setor de almoxarifado deverá ser composta por um presidente e, no mínimo, dois membros, preferencialmente pertencentes ao quadro de Pessoal do Governo do Distrito Federal.
Art. 90 Na constituição da comissão de inventário do material estocado no setor de almoxarifado deverá ser observado o princípio de segregação de funções, não designando servidores para sua composição que são lotados nas áreas de material e patrimônio.
Art. 91 A comissão de inventário do material estocado no setor de almoxarifado deverá proceder segundo a legislação do Tribunal de Contas do Distrito Federal e demais orientações dos órgãos de Controle Interno, verificando ou analisando:
I - Documentação que resultou em entrada de material no setor de almoxarifado guarda conformidade com os registros processados no SIGMa.net e SIAC/SIGGo se for o caso;
II - Documentações de entrada processadas no SIGMa.net estão assinadas e arquivadas no setor de almoxarifado em ordem sequencial de numeração, acompanhadas, se o caso exigir, do documento fiscal e da cópia da segunda via da nota de empenho constando o recibo do credor no verso ou o recibo de entrega a ele encaminhada por ofício;
III - Documentações de saída processadas no SIGMa.net estão assinadas e arquivadas no setor de almoxarifado em ordem sequencial de numeração;
IV - se as assinaturas constantes dos documentos processados no SIGMa.net guardam conformidade com as assinaturas constantes das fichas de cadastro que integra o anexo II desta Portaria;
V - existência física dos materiais estocados no setor de almoxarifado guardam conformidade com as quantidades e especificações registradas no sistema SIGMa.net;
VI - se houve aquisição de materiais em desacordo com as reais atividades do órgão;
VII - identificação de material com pouca movimentação, obsoletos, danificados ou com data de validade vencida;
VIII - sugerir a baixa dos bens considerados obsoletos, danificados ou com perda de suas características normais de uso;
IX - se os extintores de incêndio estão fixados em locais visíveis, se estão na validade e com boa condição de uso;
X - se estão sendo observadas as determinações relativas às condições de controle de estoque, armazenagem e segurança dos materiais;
XI - se está sendo utilizada a etiqueta de prateleira para a identificação do material estocado e se a mesma está fixada em local visível.
Art. 92 O órgão gestor do SIGMa.net disponibilizar para impressão o inventário físico anual e financeiro anual, no prazo de até 02 (dois) dias, contados da data de encerramento do exercício financeiro no Sistema Integrado de Administração Contábil SIAC/SIGGo.
Art. 93 As unidades gestora da Administração Direta e fundo especiais deverão encaminhar ao órgão central de contabilidade, no prazo de 10 (dez) dias contados da data de encerramento do exercício financeiro no Sistema Integrado de Administração Contábil SIAC/SIGGo para que seja anexado ao processo de tomada de contas anual do órgão, o inventário de material de almoxarifado, conforme dispõe o artigo 102 do Decreto nº 32.598/2010, contendo obrigatoriamente, os seguintes documentos:
I - Inventário físico e financeiro Anual, extraído do sistema SIGMa.net, referente ao encerramento do exercício;
II - Avaliação sobre a eficiência e a eficácia da gestão do material;
III - Manifestação sobre a regularidade da movimentação, a guarda, a conservação, a segurança e controle dos bens, inclusive sobre a confiabilidade do sistema de controle, bem assim quanto ao atendimento às demais normas editadas em relação ao assunto pelos órgãos competentes;
IV - O inventário de material deverá ser apresentado na forma de documentação, não devendo ser autuado (formar processo), pois o mesmo passará a integrar o processo de tomada de contas anual do órgão a que se refere.
Art. 94 Ficam igualmente submetidos às normas desta Portaria os depósitos legalmente instituídos.
Art. 95 Nenhum material deverá ser liberado aos usuários, antes de cumpridas as formalidades de recebimento, aceitação e registro no sistema SIGMa.net.
Art. 96 O servidor que perder a condição de titular do setor de almoxarifado responderá por eventuais perdas, danos, extravios ou subtrações enquanto não transferir ao sucessor ou substituto a responsabilidade pela respectiva guarda, mediante a realização do inventário por transferência de responsabilidade.
Art. 97 Enquanto não for concluído o inventário de transferência de responsabilidade, responderão solidariamente o sucessor e o sucedido pela guarda do material estocado no setor de almoxarifado.
Art. 98 Na hipótese do art. 96º e não ocorrendo a realização do inventário por transferência de responsabilidade, o fato deverá ser comunicado ao ordenador de despesas do órgão.
Art. 99 O ordenador de despesa do órgão, no prazo máximo de 24 horas, a contar da ciência do fato, procederá à contagem dos materiais estocados no setor de almoxarifado, transferindo a responsabilidade ao novo titular do setor e adotando as providências cabíveis, no caso de eventuais irregularidades.
Art. 100 Ocorrendo qualquer irregularidade no setor de almoxarifado, caberá ao titular do órgão a que estiver subordinado, adotar as providências necessárias para a sua apuração, em conformidade com a legislação vigente.
Art. 101 Fechada a movimentação mensal da escrituração no SIGMa.net, os órgãos da Administração Direta integrante do sistema deverão encaminhar ao órgão central de contabilidade o demonstrativo financeiro devidamente conciliado com os valores do Sistema Integrado de Administração Contábil – SIAC/SIGGo, referente a material de consumo, equipamento, material permanente e material de distribuição gratuita, em conformidade com o artigo 130, do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, que aprovou as Normas de Planejamento, Orçamento, Finanças, Patrimônio e Contabilidade do Distrito Federal.
Art. 102 As mensagens encaminhadas, por meio da função “agenda” no SIGMa.net possuem caráter oficial, podendo estabelecer orientações, procedimentos técnicos e prazos.
Art. 103 Os órgãos setoriais e seccionais poderão, a qualquer tempo, encaminhar ao órgão central, para análise e deliberação, em grau de recurso, informações, justificativas, pareceres e outros documentos referentes a registros ou informações no SIGMa.net.
FICHA DE CADASTRO SERVIDOR – SIGMA.net
PARA PREENCHIMENTO DO SERVIDOR – IDENTIFICAÇÃO DADOS PESSOAIS
| NOME: | TELEFONE: |
| CPF: | MATRÍCULA: |
| E-MAIL: | Nº FUNCIONÁRIOS NO SETOR: |
| NOME DA LOTAÇÃO (SIGRH): | |
| CÓDIGO DA LOTAÇÃO (SIGRH): | |
|
( ) Chefe de Almoxarifado ( ) Assistente de Almoxarifado ( ) Requisitante |
|
Nome da Lotação (SIGRH): é o nome do setor em que o servidor está lotado no Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos SIGRH
Código da Lotação (SIGRH) é o código da lotação com 12 dígitos provenientes do Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos SIGRH
SOLICITAÇÃO DE CADASTRO SERVIDOR – SIGMA.net
Senhor Chefe do Setor de Almoxarifado.
SOLICITO o cadastro no Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMA.net do servidor acima identificado. DECLARO estar ciente da responsabilidade que assumo pelos atos e fatos praticados no SIGMA.net, pelo servidor acima identificado, o qual assina termo de responsabilidade abaixo.
____________________________________________
Ordenador de Despesas da Unidade
FOI CONCLUÍDO o cadastro no SIGMA.net do servidor identificado acima.
Brasília-DF, ______/ _________/ _______
_______________________________
Chefe do Setor de Almoxarifado
OBSERVAÇÃO: Esta ficha de cadastro deverá ser arquivada no Setor de Almoxarifado, a qual deverá ser apresentada quando solicitada pelos Órgãos de Controle Interno, Externo ou Comissão de Inventário de Material, para fins de comprovação do cadastro do servidor no SIGMA.net e da assinatura dos documentos processados no citado sistema de controle de material.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 62 de 31/03/2011 Este texto não substitui o publicado no DODF nº 62, seção 1 de 31/03/2011 p. 13, col. 1