ORDEM DE SERVIÇO Nº 84, DE 23 DE FEVEREIRO DE 2016.

A SUBSECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTO E GESTÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições regimentais, previstas no art. 7º da Lei 3.163/03, c/c o Decreto nº 27.629/07 e Decreto nº 33.679/12 e conforme Decreto nº 36.825/2015, RESOLVE:

Art. 1º Disciplinar os procedimentos para cadastro, atendimento e distribuição do Pedido Interno de Material - PIM, funcionalidade do Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMA, normatizado pelos Decretos nº 19.986, de 20.9.1998 e nº 22.389, de 11.9.2001, e disciplinado pela Portaria SEPLAN nº 39, de 30/03/2011, no âmbito da Secretaria de Planejamento Orçamento e Gestão do Distrito Federal.

Art. 2º O Núcleo de Material da Gerencia de Compras e Material da Diretoria de Suprimentos, da Coordenação de Logística, é a unidade responsável para receber e processar, pelo SIGMA.NET, os Pedidos Internos de Material - PIM's cadastrados pelas Unidades Requisitantes, bem como proceder ao atendimento da requisição e distribuição dos materiais, observado o princípio da razoabilidade quanto ao consumo médio de cada unidade e os quantitativos dos materiais em estoque.

Art. 3º A Unidade Requisitante é responsável pelo cadastro do PIM no SIGMA.NET (Menu - Movimentação - PIM - Cadastro), como também pelo recebimento eletrônico do mesmo (Menu - Movimentação - PIM - Recebimento) e de posse do documento, impresso e assinado em duas vias, poderá receber o material.

Art. 4º A Unidade Requisitante representa cada unidade administrativa/lotação constante da estrutura administrativa da Secretaria e é cadastrada no Sistema de Material – SIGMA.NET de acordo com o cadastro do Sistema de Recursos Humanos – SIGRH.

Art. 5º Cada Unidade Requisitante deverá indicar até dois servidores para que sejam cadastrados no Sistema de Material - SIGMA.NET. Estes estarão encarregados de realizar, via sistema, o Pedido Interno de Material - PIM, para o setor no qual se encontra cadastrado.

Art. 6º A solicitação de cadastro ou recadastro do usuário no sistema deve ser feita por intermédio do preenchimento do formulário padrão, disponível em formato PDF no site da SEPLAG ou solicitado, em formato impresso, junto ao Núcleo de Material.

Art. 7º Após ser cadastrado no Sistema o usuário receberá via endereço eletrônico institucional, a senha provisória de acesso e todas as informações pertinentes ao cadastro de pedido de material.

Art. 8º As unidades requisitantes devem cadastrar os pedidos de material que visem suprir às necessidades da unidade administrativa para o mês corrente. Caso haja necessidade de pedido maior que consumo médio da unidade, o mesmo deve ser justificado em campo específico, disponibilizado pelo próprio Sistema na ocasião da realização do pedido.

Art. 9º Os materiais serão retirados no almoxarifado pela unidade requisitante, mediante apresentação de cópia impressa e assinada do Pedido Interno de Material - PIM, obtido após o cumprimento do requisito de recebimento eletrônico do pedido via sistema.

Art. 10. O Núcleo de Material atenderá os quantitativos até o limite solicitado no pedido, baseando-se ainda nos seguintes parâmetros:

I - consumo médio da unidade dos últimos três meses;

II - nível de quantidade de material no estoque;

III - número de servidores lotados no setor.

Art. 11. Fica estabelecido o Calendário de PIM, que deverá obedecer aos períodos descritos a seguir:

I - Os pedidos de material poderão ser cadastrados no sistema até o dia 10 de cada mês;

II - A retirada do material será realizada até o dia 20 de cada mês e após o atendimento eletrônico do Pedido Interno de Material - PIM - no sistema;

Parágrafo único. O almoxarifado deverá realizar a contagem mensal dos itens movimentados no mês, bem como a verificação documental das entradas e saídas.

Art. 12. Caso haja alteração do calendário, o Núcleo de Material encaminhará as informações pertinentes aos usuários requisitantes cadastrados, via e-mail institucional.

Art. 13. Não havendo retirada do material no mês de competência do PIM, fica a Diretoria de Suprimentos autorizada a cancelar o status de atendimento do PIM, com retorno do material para o estoque.

LUCIANA CRISTINA AGUIAR DE CARVALHO

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 37, seção 1 de 25/02/2016 p. 1, col. 2