ORDEM DE SERVIÇO Nº 04, DE 25 DE MAIO DE 2018
O SUBSECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DAS CIDADES DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições, e tendo em vista o disposto no Decreto nº 37.625, de 15 de setembro de 2016, e alterações posteriores, RESOLVE:
Art. 1º Disciplinar os procedimentos para cadastro, atendimento e distribuição do Pedido Interno de Material - PIM, funcionalidade do Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMA, normatizado pelos Decretos nº 19.986, de 30 de dezembro de 1998, e nº 22.389, de 11 de setembro de 2001, disciplinado pela Portaria SEPLAN nº 39, de 30 de março de 2011, no âmbito da Secretaria de Estado das Cidades do Distrito Federal - SECID.
Art. 2º O Núcleo de Almoxarifado, da Gerência de Suprimentos, da Diretoria de Administração, é a unidade responsável para receber e processar, pelo SIGMA.NET, os Pedidos Internos de Material - PIM cadastrados pelas Unidades Requisitantes, bem como proceder ao atendimento da requisição e distribuição dos materiais, observado o princípio da razoabilidade quanto ao consumo médio de cada unidade e os quantitativos dos materiais em estoque.
Art. 3º A Unidade Requisitante é responsável pelo cadastro do PIM no SIGMA.NET pelo Menu - Movimentação - PIM - Cadastro, bem como pelo recebimento eletrônico pelo Menu - Movimentação - PIM - Recebimento, e de posse do documento, impresso e assinado em duas vias, poderá receber o material.
Art. 4º A Unidade Requisitante corresponde a cada unidade administrativa constante da estrutura administrativa da SECID e será cadastrada no Sistema de Material - SIGMA.NET de acordo com o cadastro do Sistema de Recursos Humanos - SIGRH.
Art. 5º Cada Unidade Requisitante deverá indicar até 02 (dois) servidores para que sejam cadastrados no Sistema de Material - SIGMA.NET, os quais serão encarregados de realizar, via sistema, o Pedido Interno de Material - PIM para o setor no qual se encontra cadastrado.
Art. 6º A solicitação de cadastro do usuário no sistema deve ser feita por intermédio do preenchimento do formulário padrão, disponível em formato PDF no site da SEPLAG ou solicitado, em formato impresso, junto ao Núcleo de Almoxarifado.
Art. 7º Após ser cadastrado no Sistema, o usuário receberá, via endereço eletrônico institucional, a senha provisória de acesso e todas as informações pertinentes ao cadastro de pedido de material.
Art. 8º As unidades requisitantes devem cadastrar os pedidos de material que visem suprir às necessidades da unidade administrativa para o mês corrente, e havendo necessidade de pedido maior que o consumo médio da unidade, deverá ser justificado em campo específico, disponibilizado pelo próprio Sistema, na ocasião da realização do pedido.
Art. 9º Os materiais serão retirados no almoxarifado pela unidade requisitante, mediante apresentação de cópia impressa e assinada do Pedido Interno de Material - PIM, obtido após o cumprimento do requisito de recebimento eletrônico do pedido via sistema.
Art. 10. O Núcleo de Almoxarifado atenderá os quantitativos até o limite solicitado no pedido, baseando-se ainda nos seguintes parâmetros:
I - consumo médio da unidade dos últimos três meses;
II - nível de quantidade de material no estoque;
III - número de servidores lotados no setor.
Art. 11. Fica estabelecido o Calendário de PIM, que deverá obedecer aos períodos descritos a seguir:
I - Os pedidos de material poderão ser cadastrados no sistema até o dia 10 de cada mês;
II - A retirada do material será realizada até o dia 20 de cada mês, em local indicado previamente pelo Núcleo de Almoxarifado, e após o atendimento eletrônico do Pedido Interno de Material - PIM - no sistema;
Parágrafo único. O almoxarifado deverá realizar a contagem mensal dos itens movimentados no mês, bem como a verificação documental das entradas e saídas.
Art. 12. Caso haja alteração do calendário, o Núcleo de Almoxarifado encaminhará as informações pertinentes aos usuários requisitantes cadastrados, via e-mail institucional.
Art. 13. Não havendo retirada do material no mês de competência do PIM, fica o Núcleo de Almoxarifado autorizado a cancelar o status de atendimento do PIM, com retorno do material para o estoque.
Art. 14. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
ALFREDO MURILLO GAMEIRO DE SOUZA
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 102, seção 1, 2 e 3 de 29/05/2018 p. 12, col. 1 Este texto não substitui o publicado no DODF nº 103, seção 1, 2 e 3 de 30/05/2018 p. 66, col. 2