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DECRETO Nº 40.388, DE 14 DE JANEIRO DE 2020
Dispõe sobre a avaliação de programas de integridade de pessoas jurídicas que celebrem contratos, consórcios, convênios, concessões ou parcerias público-privadas com a administração pública direta ou indireta do Distrito Federal, de acordo com a Lei nº 6.112, de 02 de fevereiro de 2018.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 100, inciso VII, da Lei Orgânica do Distrito Federal, DECRETA:
Art. 1° Os programas de integridade das pessoas jurídicas, para fins da aplicação do disposto na Lei nº 6.112, de 02 de fevereiro de 2018, serão avaliados nos termos deste Decreto.
Art. 2° Os órgãos e entidades da administração pública direta e indireta do Distrito Federal que contratarem com pessoas jurídicas, cujos contratos se enquadrem nos parâmetros estabelecidos pelo art. 1º da Lei nº 6.112, de 2018, exigirão para celebração do contrato, consórcio, convênio, concessão ou parceria públicoprivada a apresentação de:
I - Relatório de Perfil, nos termos do Anexo I deste Decreto; e
II - Relatório de Conformidade do Programa, nos termos do Anexo II deste Decreto.
Parágrafo único. Os relatórios recebidos pelo órgão ou entidade contratante deverão ser inseridos em processo SEI-GDF e remetidos à Unidade de Compliance da Controladoria-Geral do Distrito Federal - CGDF no prazo de 10 dias, contados a partir da celebração, prorrogação ou renovação da relação contratual.
Art. 3º A confirmação do cumprimento dos parâmetros referidos no caput do art. 6º da Lei nº 6.112, de 02 de fevereiro de 2018, dar-se-á:
I - pela existência de programa de integridade, comprovada pela apresentação do Relatório de Perfil e do Relatório de Conformidade do Programa, nos termos do art. 2º deste Decreto;
II - pela aplicação e efetividade de programa de integridade, comprovadas por avaliação realizada pela CGDF.
Parágrafo único. A CGDF disporá, no prazo de 180 dias a contar da publicação deste Decreto, sobre os procedimentos e diretrizes de avaliação quanto à aplicação e efetividade dos programas de integridade das pessoas jurídicas que celebrarem contratos, consórcios, convênios, concessões ou parcerias públicoprivadas com a administração pública direta ou indireta do Distrito Federal, de acordo com a Lei nº 6.112, de 02 de fevereiro de 2018.
Art. 4º Cabe à Unidade de Compliance da Controladoria-Geral do Distrito Federal - CGDF a análise de que trata o inciso I do art. 3º deste Decreto:
I - registrar, por meio de relatório circunstanciado, a regularidade do Relatório de Perfil e do Relatório de Conformidade do Programa;
II - apresentar ao Secretário de Estado Controlador Geral do Distrito Federal, o relatório circunstanciado com manifestação sobre a regularidade dos Relatórios de que trata o inciso I, para sua apreciação e deliberação;
III - encaminhar o relatório circunstanciado ao órgão contratante, após a aprovação do relatório circunstanciado pelo Secretário de Estado Controlador-Geral do Distrito Federal.
Parágrafo único. Em caso de não constatação da regularidade do Relatório de Perfil ou do Relatório de Conformidade do Programa, o órgão ou a entidade contratante deverá promover as ações necessárias para apuração da responsabilidade e possível aplicação da multa definida no art. 8º da Lei nº 6.112, de 2018, respeitados o contraditório e a ampla defesa.
Art. 5º Na avaliação de microempresas e empresas de pequeno porte não se exigirá o cumprimento do disposto nos incisos III, IX, XIII e XIV do caput do artigo 6º da Lei nº 6.112, de 02 de fevereiro de 2018.
Art. 6º Aplica-se o disposto neste Decreto às pessoas jurídicas cujos contratos e demais instrumentos não estejam enquadrados nas condições estabelecidas no art. 1º, § 2º, da Lei nº 6.112, de 02 de fevereiro de 2018.
Art. 7º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 14 de janeiro de 2020.
132° da República e 60° de Brasília.
Avaliação de Programa de Integridade
Responsável pelas informações prestadas:
E-mail e telefone do responsável:
I. Indicar os setores do mercado em que atua (no Distrito Federal, no Brasil e, conforme aplicável, no exterior).
1. Informar as atividades desenvolvidas pela pessoa jurídica no Brasil e no exterior, indicando as principais localidades em que atua;
2. Se for sociedade empresária de capital aberto, informar onde são negociados seus valores mobiliários.
II. Apresentar sua estrutura organizacional, hierarquia interna, processo decisório e principais competências de conselhos, diretorias, departamentos ou setores.
1. Apresentar a estrutura de governança da pessoa jurídica, deve-se anexar organograma e cópia do contrato/estatuto social registrado;
2. Informar se a pessoa jurídica necessita de autorizações ou determinações de outras pessoas jurídicas (matriz ou outra empresa do grupo econômico);
3. Informar se a pessoa jurídica já foi condenada administrativa ou civilmente por atos de corrupção e/ou fraude a licitações e contratos administrativos;
III. Descrever as participações societárias em que está envolvida na condição de controladora, controlada, coligada ou consorciada.
1. Indicar a composição do capital social da pessoa jurídica, destacando quem são os principais sócios/acionistas e qual o percentual detido por cada um deles;
2. Informar se a pessoa jurídica detém participação em outras empresas, destacando quais são e o percentual detido;
3. Informar se a pessoa jurídica integra grupo econômico e, caso positivo, encaminhar organograma do grupo, bem como informar em que países atuam as demais empresas do grupo;
4. Indicar se a pessoa jurídica realizou ou realiza alguma das seguintes operações: fusão, aquisição, incorporação, joint venture, consórcios, parcerias e associações. Caso positivo, informar quais operações realiza / realizou e a razão social das demais pessoas jurídicas envolvidas na operação.
IV. Informar o quantitativo de empregados, funcionários e colaboradores.
V. Sobre as interações com a administração pública distrital, nacional ou estrangeira, informar:
1. Informar quais autorizações, licenças ou permissões são necessárias para o exercício das atividades da pessoa jurídica e os órgãos responsáveis pelas respectivas emissões.
2. Informar se a pessoa jurídica exerce uma atividade regulada e, se for o caso, indicar o ente regulador.
3. Quantitativo e valores de contratos celebrados ou vigentes com entidades e órgãos públicos brasileiros nos últimos três anos e a participações destes no faturamento anual da jurídica:
4. Informar se utiliza intermediários nas interações com o setor público, destacando a frequência e em quais situações (exemplos: participação em licitações, execução de contratos administrativos, obtenção de autorizações, licenças e permissões, protocolo de documentos, desembaraço aduaneiro) eles são utilizados.
VI. A pessoa jurídica pode ser qualificada como microempresa ou empresa de pequeno porte, nos termos da Lei Complementar n. 123/2016?
Faturamento bruto obtido no último ano: R$ ___________________________.
VII. Sobre o Programa de Integridade, informar:
1. Data em que a pessoa jurídica entende que o programa foi instituído.
O responsável declara para todos os fins que as informações prestadas e os documentos apresentados são verdadeiros, estando ciente das sanções cabíveis aquele que prestar informação falsa e apresentar documento falso.
Assinatura do responsável pelas informações
Avaliação de Programa de Integridade
Responsável pelas informações prestadas:
E-mail e telefone do responsável:
I - Cultura Organizacional de Integridade
1. Sobre a estrutura organizacional da pessoa jurídica e sua relação com a integridade.
1.1. Apresentar documento em que seja possível verificar a formalização da estrutura organizacional da pessoa jurídica e indicar, caso existam, os locais em que as informações sobre a estrutura organizacional estão disponibilizadas para os públicos interno e externo.
(Exemplo: contrato / estatuto social, regimento interno ou outro documento oficial que regulamente o funcionamento da pessoa jurídica e demonstre a sua estrutura organizacional. A disponibilização da estrutura organizacional para os diferentes públicos pode ser comprovada, por exemplo, com o envio de telas da intranet ou com a indicação do link em que as informações estão divulgadas.)
1.2. Informar se a pessoa jurídica possui órgão(s) colegiado(s) para tratar de temas de ética e integridade, como Comitês e Conselhos de Ética. Caso possua, enviar os regulamentos que regem esse(s) órgão(s) colegiado(s) e documentos que comprovem o seu funcionamento, como atas de reunião.
2. Sobre o Comprometimento da Alta Direção
2.1. Informar se são adotados critérios de integridade para escolha dos membros da alta direção. Caso existam, enviar o documento formal em que os critérios estão expressamente previstos.
2.2. Informar se existem membros da alta direção envolvidos nos atos investigados em processos administrativos no GDF. Em caso positivo, informar se eles permanecem nos cargos da alta direção da pessoa jurídica.
2.3. Informar se os membros da alta direção participam das atividades relacionadas ao Programa de Integridade e apresentar os respectivos documentos comprobatórios.
(Exemplo: aprovação das principais políticas relacionadas ao Programa de Integridade; supervisão e acompanhamento das atividades relacionados ao Programa de Integridade; participação em treinamentos sobre o Programa de Integridade).
2.4. Informar se os membros da alta direção manifestam seu apoio ao Programa de Integridade.
Apresentar as cópias das manifestações ou indicar o local em que elas podem ser acessadas. Destacar o conteúdo das mensagens, a frequência com que são feitas, os responsáveis pela sua emissão e o públicoalvo.
3. Sobre a instância interna responsável pelo Programa de Integridade
3.1. Informar se a pessoa jurídica possui uma instância interna responsável pelas atividades relacionadas ao programa.
Obs: não aplicável a microempresa e pequena de pequeno porte.
Caso possua, os seguintes pontos devem ser destacados no relatório:
¸estrutura (formalização de criação da área);
¸ atribuições (formalização das atribuições, se ela se dedica apenas às atividades relacionadas ao programa);
¸ recursos disponíveis (o número de empregados que compõem a instância; se os empregados estão dedicados exclusivamente ou não às atividades relacionadas ao Programa de Integridade);
¸as garantias conferidas aos responsáveis pela instância e a quem eles estão subordinados.
Caso o responsável pela instância tenha a prerrogativa de se reportar diretamente à instância mais elevada da pessoa jurídica, é necessário enviar comprovações de que essa prerrogativa é de fato exercida, como atas de reunião, e-mails, comunicados, apresentação de relatórios, etc.
4. Sobre os padrões de conduta e ética
4.1. Apresentar o(s) documento(s) em que estão estabelecidos os padrões de conduta e ética esperados de todos os empregados e administradores da pessoa jurídica.
Em geral, esses padrões estão estabelecidos em um Código de Ética, informar quando o documento foi publicado e o responsável pela aprovação.
4.2. Indicar os meios de divulgação do(s) documento(s). Informar a forma de acesso assegurada aos diferentes públicos; indicar se está disponível na internet; indicar as ações de divulgação do documento realizadas nos últimos (doze) meses.
4.3. Informar se foram realizados treinamentos sobre esse documento e o público alcançado por esses treinamentos nos últimos 12 (doze) meses.
4.4. Informar se esse(s) documento(s) ou documento equivalente é aplicável a terceiros (não aplicável a microempresa e pequena de pequeno porte).
4.5. Informar como esse documento é disponibilizado a terceiros e se são ofertados treinamentos sobre esse documento para terceiros, sobretudo para agentes intermediários, caso a pessoa jurídica utilize agentes intermediários.
5. Sobre a estrutura para realização de treinamentos relacionados ao Programa de Integridade.
5.1. Apresentar o planejamento dos treinamentos relacionados ao Programa de Integridade, se existente.
5.2. Informar quem são os responsáveis pelo planejamento, elaboração, aplicação e/ou contratação dos treinamentos.
5.3. Apresentar, se existentes, os controles utilizados para verificar a participação dos empregados nos treinamentos.
5.4. Apresentar, se existentes, os mecanismos utilizados para verificar a retenção dos conteúdos apresentados nos treinamentos.
II - Mecanismos, Políticas e Procedimentos de Integridade 6. Sobre a realização de análise de riscos para elaboração ou aperfeiçoamento do programa.
6.1. Informar se foi realizada uma análise que contempla expressamente riscos relacionados a corrupção e fraude, destacando, caso tenha sido realizada, os responsáveis pela análise; quando ela foi realizada e se há planejamento definido sobre a periodicidade em que deve ser refeita.
7. Sobre a prevenção de ilícitos nas interações com a Administração Pública
7.1. Apresentar suas políticas e procedimentos de integridade, destacando aquelas relacionadas à interação com a administração pública, bem como enviar documentos comprobatórios de sua aplicação e monitoramento.
Exemplos de políticas e procedimentos: brindes e presentes, conflito de interesses, contratações de agentes públicos, contatos com agentes públicos em reuniões, fiscalizações e outras atividades.
7.2. Indicar a forma como as políticas podem ser acessadas pelos empregados.
7.3. Indicar os treinamentos realizados nos últimos 12 (doze) meses que abordaram os conteúdos dessas políticas, destacando o público-alvo desses treinamentos. 8. Políticas e procedimentos específicos para prevenção de fraudes e ilícitos no âmbito de processos licitatórios e na execução de contratos administrativos
8.1. Apresentar, se existentes, as políticas e procedimentos específicos para prevenção de fraudes e ilícitos no âmbito de processos licitatórios e na execução de contratos administrativos, bem como enviar documentos que comprovam sua aplicação e monitoramento.
8.2. Indicar a forma como as políticas podem ser acessadas pelos empregados.
8.3. Informar se é dada transparência sobre as licitações das quais participa e os contratos administrativos que celebra, indicando obrigatoriamente onde os dados podem ser acessados.
9. Precisão, Clareza e Confiabilidade dos Registros Contábeis e Demonstrações Financeiras
9.1. Indicar os mecanismos e controles utilizados para assegurar a precisão e a clareza dos registros contábeis, bem como a confiabilidade dos relatórios e demonstrações financeiras produzidos.
Apresentar os fluxos de trabalho para elaboração de lançamentos contábeis; se possui regras que estabelecem segregação de funções e definição de níveis de aprovação de receitas e despesas; se possui "red flags" durante a realização de lançamentos contábeis; se exige a verificação do cumprimento do objeto de contrato para realização de pagamento; se possui auditoria interna e se é submetida à auditoria contábil independente periodicamente.
10. Diligências para contratação e supervisão de terceiros (não aplicável a microempresa e pequena de pequeno porte.)
10.1. Indicar quais diligências relacionadas ao tema de integridade realizadas para contratação e supervisão de terceiros, bem como enviar documentos que comprovam sua realização.
Destacar a frequência com que as diligências são realizadas e refeitas; os responsáveis pela realização; os impactos que podem causar na contratação.
Caso a pessoa jurídica participa ou já tenha participado de consórcios, joint ventures, sociedades de propósito específico ou outros tipos de parcerias, indicar se realiza diligências específicas para seleção do parceiro.
10.2. Informar se insere em seus contratos cláusulas que versam sobre a necessidade de cumprimento de normas éticas e vedação de práticas de fraude e corrupção (cláusulas anticorrupção). Enviar cópias de contratos que comprovam a aplicação da cláusula.
11. Sobre diligências prévias a processos de fusões e aquisições (não aplicável a microempresa e pequena de pequeno porte.)
11.1. Indicar se realiza diligências relacionadas ao tema de integridade antes de efetuar operações societárias de fusão e aquisição relacionadas a questões de integridade.
Destacar se as diligências buscam verificar se as pessoas jurídicas envolvidas nas operações societárias possuem histórico de prática de atos lesivos previstos na Lei n. 12.846/2013; se as diligências alcançam os sócios das pessoas jurídicas envolvidas nas operações; se a instância responsável pelo Programa de Integridade participa dessas diligências e da apuração de seus resultados; o impacto das diligências na realização da operação.
12.1. Informar se são disponibilizados canais de denúncia para os públicos interno e externo.
Na avaliação, serão considerados:
¸as garantias oferecidas aos denunciantes,
¸a previsão expressa de que os canais podem ser utilizados para realização de denúncias relacionadas à prática de atos lesivos previstos na Lei n. 12.846/2013,
¸a possibilidade de acompanhamento da denúncia por parte do denunciante.
12.2. Indicar os meios utilizados para apuração e tratamento das denúncias recebidas, bem como as medidas disciplinares a que estão submetidos aqueles que violarem os padrões éticos estabelecidos.
12.3. Apresentar, se existentes, as estatísticas e dados sobre o funcionamento do canal de denúncias. Na avaliação, será considerada a proporcionalidade entre o número de denúncias e número de denúncias apuradas.
13. Monitoramento contínuo do Programa de Integridade visando ao seu aperfeiçoamento na prevenção, detecção e combate dos atos lesivos referidos no art. 5º da Lei federal nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, e na legislação correlata
13.1. Informar qual instância da empresa é responsável pelo monitoramento do Programa de Integridade.
13.2. Informar as metas e indicadores utilizados na avaliação de efetividade do Programa de Integridade. Apresentar documento com a definição de metas a serem alcançadas e indicadores utilizados para aferir a efetividade do Programa de Integridade.
13.3. Informar o fluxo de disponibilização de informações sobre o Programa de Integridade.
Apresentar documentos (relatórios, informativos, etc.) demonstrando a comunicação sobre o monitoramento do Programa de Integridade às partes interessadas, inclusive para a alta gestão da empresa.
13.4. Informar as alterações propostas, a partir do monitoramento contínuo do Programa de Integridade, para o aperfeiçoamento na prevenção, detecção e combate dos atos lesivos.
14. Ações de promoção da cultura ética e de integridade por meio de eventos, e instrumentos que comprovem a sua realização.
14.1. Informar a programação de eventos relacionados à promoção da cultura ética e de integridade. Apresentar lista de presenças, registros dos eventos em site/intranet.
III - Atuação da Pessoa Jurídica em Relação ao Ato Lesivo
15. Informar se a pessoa jurídica conseguiu evitar a consumação da infração por meio dos controles previamente existentes.
16. Informar se a pessoa jurídica comunicou esses fatos às autoridades competentes.
17. Informar as ações que foram adotadas em relação aos envolvidos nos atos lesivos.
18. Informar se eles foram afastados dos seus quadros funcionais; ou se foram afastados dos cargos/funções que exerciam; ou, se mantidos nos cargos/funções, estão sendo monitorados.
19. Informar se foram adotados novos procedimentos preventivos, ou aperfeiçoados os já existentes, para evitar que o ato lesivo ocorra novamente.
20. Informar se foram realizadas investigações internas ou contratada organização independentes para verificar se ocorreram atos semelhantes.
O responsável declara para todos os fins que as informações prestadas e os documentos apresentados são verdadeiros, estando ciente das sanções cabíveis aquele que prestar informação falsa e apresentar documento falso.
Assinatura do responsável pelas informações
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 10, seção 1, 2 e 3 de 15/01/2020 p. 2, col. 1