Legislação correlata - Portaria 9 de 01/04/1997
DECRETO N° 11.133, DE 13 DE JUNHO DE 1988
(revogado pelo(a) Decreto 24205 de 10/11/2003)
Institui o Sistema de Arquivos do Distrito Federal (SIARDF) e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, tendo em vista as disposições do artigo 180, Parágrafo único, da Constituição Federal, do Art. 13 da Lei 4.545/64 e do Art. 5° do Decreto n° 8.530, de 14.03.85, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II, do Art. 20, da Lei 3.751,de 13 de abril de 1960 e artigo 35 da Lei n° 4.545, de 10.12.64,e
CONSIDERANDO que o patrimônio arquivístico é um bem público cuja integridade cabe ao Estado assegurar;
CONSIDERANDO a importância dos arquivos como elementos de prova e instrumentos de apoio ao planejamento, à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento científico e tecnológico, com vistas aos interesses do Governo do Distrito Federal;
CONSIDERANDO a necessidade de se estabelecer as bases para a integração das três idades que caracterizam o ciclo de vida dos documentos arquivísticos;
CONSIDERANDO a necessidade de se conhecer a produção documental das unidades governamentais, para efeito de organização e controle dos arquivos correntes e intermediários, com reflexos, positivos na qualidade dos arquivos permanentes ou históricos,
CONSIDERANDO que a destruição indiscriminada de documentos efetuada sem critérios pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à administração, à história e ao cidadão em geral;
CONSIDERANDO, finalmente, que os arquivos constituem a memória do governo;
Art. 1° — Fica instituído o Sistema de Arquivos do Distrito Federal (SIARDF).
Art. 2° — O Sistema de Arquivos do Distrito Federal (SIARDF) tem como objetivos principais:
I — assegurar a proteção e preservação da documentação arquivística do Poder Público do Distrito Federal, como elemento de prova e instrumento de apoio à administração, e pelo seu valor histórico e cultural;
II — harmonizar as atividades nas diversas fases de administração dos documentos de arquivo — corrente, intermediária, permanente — atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação;
III - facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público.
Art. 3° — Para fins de constituição do Sistema de Arquivos, consideram-se parte integrante do patrimônio arquivístico público os conjuntos de documentos organicamente produzidos ou recebidos por instituições públicas em decorrência de atividade específica de cada órgão da Administração Direta, Indireta e Fundações do Distrito Federal, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.
Parágrafo único — Os documentos de arquivo caracterizam-se, conforme as fases de seu ciclo de vida, como:
I — corrente, constituído por conjuntos de documentos em tramitação ou que, embora ultimados, sejam objeto de consultas frequentes, cabendo sua administração ou órgão e entidades de origem;
II — intermediária, constituída por conjuntos de documentos que, cessada ou reduzida sua utilidade nas unidades orgânicas onde se acumularam, são transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinação final em depósitos de armazenagem temporária, cujo acesso à consulta fica condicionado à regulamentação específica, ressalvados os usos dos órgãos de origem;
III — permanente, constituído por conjuntos de documentos de valor probatório e cultural, que devem ser preservados permanentemente, e assegurado o acesso público.
Art. 4° — Os documentos a serem mantidos, transferidos ou eliminados serão definidos de conformidade com o Plano de Destinação de Documentos de Arquivos e respectiva Tabela de Temporalidade a serem elaborados por órgão ou entidade integrante do Sistema, com orientação e assistência técnica do Arquivo Público do Distrito Federal.
§ 1° — Plano de Destinação de Documentos de Arquivo é o instrumento que especifica os títulos, a descrição, análise e perspectiva de uso dos documentos produzidos pelos órgãos, por funções, atividades e rotinas desenvolvidas, estabelecidos os critérios para microfilmagem, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.
§ 2° — Tabela de Temporalidade é o instrumento de execução que indica o tempo de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e seu recolhimento para o arquivo de guarda permanente ou eliminação.
Art. 5° — Todos os documentos produzidos e acumulados pela Administração Direta, Indireta e Fundações do Distrito Federal que não sejam considerados como de valor permanente, só poderão ser eliminados nos prazos estabelecidos nos Planos de Destinação de Documentos de Arquivo e respectiva Tabela de Temporalidade.
Parágrafo único — Compete ao órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal aprovar o Plano de Destinação de Documentos de Arquivo e Tabela de Temporalidade.
Art. 6° - O Departamento de Documentação e Comunicação Administrativa de que trata o Decreto 6.526, de 28.12.81, passa a denominar-se Coordenação dos Sistemas de Arquivo, Documentação e Comunicação Administrativa. (Artigo revogado(a) pelo(a) Decreto 12581 de 10/08/1990) (Artigo repristinado(a) pelo(a) Decreto 13116 de 11/04/1991)
Art. 7° — Compõem a Estrutura Orgânica do Sistema de Arquivos do Distrito Federal (SIARDF):
I — Conselho de Arquivos do Distrito Federal — Órgão Deliberativo;
II — Coordenação dos Sistemas de Arquivo, Documentação e Comunicação Administrativa da Secretaria de Administração Órgão Central do Sistema;
III — Arquivo Público do Distrito Federal, responsável pelas atividades de guarda de documentos de valor permanente — Órgão de Apoio Técnico;
IV - Unidades especificas dos órgãos da Administração Direta, Indireta e Fundações do Distrito Federal — Órgãos Setoriais.
Parágrafo único — A definição dos órgãos setoriais de que trata o inciso IV será objeto de decreto específico e recairá em unidade técnica que compõem a estrutura organizacional de cada órgão e entidade do Governo do Distrito Federal.
Art. 8° — Compete ao Órgão Central do SIARDF:
I — elaborar, segundo princípios arquivísticos, as diretrizes e normas, e definir os métodos para a organização e funcionamento das atividades de arquivos corrente, intermediário e permanente;
II — orientar quanto à localização e instalação de centros de arquivamento intermediário no âmbito da Administração, Indireta e Fundações do Distrito Federal;
III — divulgar o Sistema e promover a consecução da política de arquivo;
IV — prestar assistência técnica quanto aos assuntos relacionados com o Sistema;
V — propor a política de acesso aos documentos públicos;
VI — orientar a avaliação, seleção e preparo de documentos de arquivo a serem submetidos à microfilmagem;
VII — prestar orientação técnica aos órgãos componentes do Sistema, sem prejuízo de sua subordinação administrativa ao órgão a que estiverem vinculados;
VIII — participar do planejamento de elaboração de Sistemas de processamento eletrônico de dados, aplicados a documentos de arquivo;
IX — solicitar o apoio técnico do Arquivo Público do Distrito Federal;
X — manter cadastro geral atualizado das unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;
XI -- compatibilizar a ação do SIARDF com as normas e diretrizes emanadas do Arquivo Nacional, Órgão Central do Sistema Nacional de Arquivos;
XII — celebrar convênios de cooperação técnica e manter intercâmbio com entidades nacionais e internacionais, públicas e privadas;
XIII - propor a realização de programas de aperfeiçoamento, reciclagem e extensão;
Parágrafo único — Incumbe, ainda, ao Órgão Central as competências relativas ao Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa relacionadas nos itens a, b e c do inciso XVIII do Artigo 5° do Decreto 6.526, de 28.12.81 e as especificas de guarda de documentos de valor intermediário.
Art. 9° — Compete aos Órgãos Setoriais do SIARDF em seus respectivos âmbitos:
I — executar as atividades específicas do Sistema:
II — executar, programar e acompanhar projetos definidos pelo Órgão Central;
III — zelar pelo cumprimento das diretrizes e normas disciplinadoras do Sistema;
IV — manter cadastro dos acervos arquivísticos pertencentes e as suas estruturas organizacionais responsáveis por atividades de arquivo;
V — prestar ao Órgão Central informações sobre suas atividades e apresentar sugestões para o aprimoramento do Sistema.
Art. 10 — Compete ao Arquivo Público do Distrito Federal no desempenho de suas competências colaborar com o Órgão Central do SIARDF.
Art. 11—As competências, nível composição e demais disposições referentes ao Conselho Instituído pelo item I do art. 7°, serão objetos de ato próprio.
Art. 12 — Os órgãos e entidades da Administração Direta, Indireta e Fundações do Distrito Federal integrantes do SIARDF, deverão adequar suas estruturas e processo administrativos de forma a permitir o correto funcionamento do Sistema.
Art. 13 — A implantação do Sistema de Arquivos do Distrito Federal, instituído por este Decreto, será feita, gradativamente, atendida a conveniência dos serviços.
Art. 14 — As dúvidas e omissões surgidas na execução deste Decreto serão dirimidas, em conjunto, pelos Secretários de Administração e da Cultura.
Art. 15 — O Secretário de Administração deverá baixar as disposições necessárias à regulamentação deste Decreto, bem como outros atos necessários à implantação do Sistema de Arquivos.
Art. 16 — Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogados o artigo 67 do Decreto n° 3.143, de 13 de janeiro de 1976, o Decreto n° 2.858, de 18 de março de 1975 e demais disposições em contrário.
100° da República e 29° de Brasília.
Governador do Distrito Federal
CARLOS MURILO FELÍCIÓ DOS SANTOS
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 110 de 14/06/1988
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 110, seção 1, 2 e 3 de 14/06/1988 p. 2, col. 2