ORDEM DE SERVIÇO Nº 99, DE 14 DE AGOSTO DE 2020

O SUBSECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO SOCIAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no Decreto nº 37.625, de 15 de setembro de 2016, e alterações posteriores e Decreto nº 38.362, de 26 de julho de 2017, resolve:

Art. 1º Disciplinar os procedimentos para cadastro, atendimento e distribuição do Pedido Interno de Material - PIM, funcionalidade do Sistema Integrado de Gestão de Material – SIGMA.NET, normatizado pelos Decretos nº 19.986, de 30 de dezembro de 1998, e nº 22.389, de 11 de setembro de 2001, disciplinado pela Portaria SEPLAN nº 39, de 30 de março de 2011, no âmbito da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social do Distrito Federal - SEDES.

Art. 2º A Gerência de Material, da Diretoria de Suprimentos e Compras, da Subsecretaria de Administração Geral, é a unidade responsável para receber e processar, através do Sistema SIGMA.NET, os Pedidos Internos de Material - PIM cadastrados pelas Unidades Requisitantes, bem como proceder ao atendimento da requisição e distribuição dos materiais, observado o princípio da razoabilidade quanto ao consumo médio de cada unidade e os quantitativos dos materiais em estoque.

Art. 3º A Unidade Requisitante é responsável pelo cadastro do PIM no SIGMA.NET, acessando a aba Menu - Movimentação - PIM - Cadastro, bem como pelo recebimento eletrônico pelo Menu - Movimentação - PIM - Recebimento, e somente de posse do documento FINALIZADO, impresso e assinado em duas vias, poderá receber o material.

I - A Unidade Requisitante corresponde a cada unidade administrativa constante da estrutura administrativa da SEDES, cadastrada no Sistema de Material - SIGMA.NET, de acordo com o cadastro do Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH.

II - Cada Unidade Requisitante poderá indicar até 03 (três) servidores para que sejam cadastrados no SIGMA.NET, os quais serão encarregados de realizar, via sistema, o Pedido Interno de Material - PIM para o setor no qual se encontra cadastrado.

Art. 4º A solicitação de cadastro do usuário no sistema deve ser feita por intermédio do preenchimento do formulário padrão, disponível no Sistema Eletrônico de Informação - SEI, Tipo de Processo: "Gestão de Sistemas: e-Compras/SIGMa.net", Tipo de Documento: "Solicitação de Acesso - SIGMa.net (Formulário)".

Art. 5º Após o preenchimento do Formulário, o usuário disponibilizará o Bloco de Assinaturas do SEI para o Gerente de Material - GEMAT, encaminhando o Processo à Gerência de Material - GEMAT/DISUC/COAD/SUAG/GAB/SEDES, encerrando, simultaneamente, o processo na sua Unidade;

I - O Gerente de Material providenciará o cadastro do requisitante no sistema SIGMA.NET, assinando também o Formulário de Solicitação de Acesso.

II - Efetivado o cadastro do usuário no sistema, a Gerência de Material encaminhará o processo para a Gerência de Administração de Materiais da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal (SEEC/SEGEA/SCG/COSUP/DIGESA/GEADM), onde será encaminhada ao Requisitante, no próprio processo, a senha provisória de acesso e todas as informações pertinentes ao cadastro de pedido de material de forma sigilosa.

Art. 6º As unidades requisitantes devem cadastrar os pedidos de material que visem suprir às necessidades da unidade administrativa para o mês corrente e, havendo necessidade de pedido maior que o consumo médio da unidade, deverá ser justificado em campo específico, disponibilizado pelo próprio sistema, na ocasião da realização do pedido.

Art. 7º A retirada do material no Almoxarifado da SEDES deverá ser realizada, preferencialmente, pelo servidor cadastrado no SIGMA.NET. Havendo a impossibilidade de o servidor cadastrado retirar o material, esta poderá ser feita por outro servidor, devidamente identificado, sendo que o material será entregue somente se o servidor apresentar o Formulário do Pedido Interno de Material - PIM FINALIZADO e ASSINADO pelo servidor cadastrado como responsável pela assinatura do PIM.

Art. 8º Em caso de licença médica que venha a inviabilizar a assinatura do PIM pelo servidor cadastrado como responsável pela assinatura do PIM, o PIM deverá vir acompanhando de documento médico e assinado pela retirante do material e, posteriormente, deverá ser sanado a assinatura em documento conforme Art. 3º ao retorno do expediente;

Art. 9º A Gerência de Material atenderá os quantitativos até o limite solicitado no pedido, baseando-se ainda nos seguintes parâmetros:

I - consumo médio da unidade dos últimos três meses;

II - nível de quantidade de material no estoque;

III - número de servidores lotados no setor.

Art. 10 A Gerência de Material terá o prazo mínimo de 48 (quarenta e oito) horas para atender às solicitações via Sistema SIGMA.NET;

Art. 11 Fica estabelecido o Calendário de PIM, que deverá obedecer aos períodos descritos a seguir:

I - Os pedidos de material poderão ser cadastrados no sistema nos meses de JANEIRO, MARÇO, MAIO, JULHO, SETEMBRO e NOVEMBRO, do dia 1º até o dia 10 de cada mês;

II - A Gerência de Material poderá estabelecer calendário específico para cada Unidade Requisitante, a ser comunicado por meio de Circular, com vistas a se obter maior organização, controle e celeridade no atendimento aos requerentes;

III - A retirada do material será realizada mediante a FINALIZAÇÃO do PIM no sistema SIGMA.NET, o que deverá acontecer até o dia 25 de cada mês;

IV - As exceções deverão ser devidamente motivadas, encaminhadas via SEI e autorizadas pelo SUAG da SEDES;

Parágrafo único. Caso haja alteração do calendário, a Gerência de Material encaminhará as informações pertinentes aos usuários requisitantes cadastrados, por meio de e-mail.

Art. 12 Não havendo FINALIZAÇÃO do PIM até o dia 25 de cada mês, fica a Gerência de Material autorizada a cancelar o status de atendimento do PIM, com retorno do material para o estoque.

Art. 13 A Gerência de Material – SEDES/GAB/SUAG/COAD/DISUC/GEMAT deverá realizar contagem, nos meses de FEVEREIRO, ABRIL, JUNHO, AGOSTO, OUTUBRO e DEZEMBRO, do estoque e conferência dos itens movimentados, bem como a verificação documental das entradas e saídas de material.

Art. 14 O período compreendido entre o dia 26 e 1º do mês subsequente não haverá como ser realizadas movimentações no sistema SIGMA.NET por se tratar de período de Balanço Patrimonial/Demonstrativo Financeiro desta GEMAT.

Art. 15 Revogam-se as disposições em contrário.

Art. 16 Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

RAFAEL TOMAZ DE MAGALHÃES SAUD

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 157, seção 1, 2 e 3 de 19/08/2020 p. 23, col. 2