ORDEM DE SERVIÇO Nº 467, DE 14 DE SETEMBRO DE 2023
O SUBSECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO SOCIAL, DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições e tendo em vista o Decreto nº 38.362, de 26 de julho de 2017, e alterações posteriores, resolve:
Art. 1º Disciplinar os procedimentos para cadastro, atendimento e distribuição do Pedido Interno de Material - PIM, funcionalidade do Sistema Integrado de Gestão de Material SIGMa.net, normatizado pelos Decretos nº 19.986, de 30 de dezembro de 1998, e nº 22.389, de 11 de setembro de 2001, disciplinado pela Portaria SEPLAN nº 39, de 30 de março de 2011, no âmbito da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social do Distrito Federal - SEDES.
Art. 2º A Gerência de Material, Unidade Administrativa subordinada à Diretoria de Logística, da Unidade de Logística, Obras e Manutenção, da Subsecretaria de Administração Geral, é a unidade responsável para receber e processar, através do Sistema SIGMa.net, os Pedidos Internos de Material - PIM cadastrados pelas Unidades Requisitantes, bem como proceder ao atendimento da requisição e distribuição dos materiais, observando o princípio da razoabilidade quanto ao consumo médio de cada unidade e os quantitativos dos materiais em estoque.
Art. 3º A Unidade Requisitante corresponde a cada unidade administrativa constante da estrutura administrativa da SEDES e será cadastrada no Sistema de Material - SIGMa.net de acordo com o cadastro do Sistema de Recursos Humanos - SIGRH.
§ 1º A Unidade Requisitante deverá indicar servidor para cadastro junto ao Sistema de Material – SIGMa.net, o qual ficará responsável de realizar, via sistema, o Pedido Interno de Material - PIM para o setor no qual se encontra cadastrado.
§ 2º A Unidade Requisitante é responsável pelo cadastro do PIM no SIGMa.net, acessando a aba Menu - Movimentação - PIM - Cadastro, bem como pelo recebimento eletrônico pelo Menu - Movimentação - PIM - Recebimento, e somente após a FINALIZAÇÃO do pedido junto ao Sistema, poderá retirar o material no Almoxarifado.
Art. 4º A solicitação de cadastro do usuário no sistema deve ser feita por intermédio do preenchimento do formulário padrão, disponível no Sistema Eletrônico de Informação - SEI, Tipo de Processo: "Gestão de Sistemas: e-Compras/SIGMa.net", Tipo de Documento: "Solicitação de Acesso - SIGMa.net (Formulário)".
Art. 5º Preenchida e assinada a "Solicitação de Acesso - SIGMa.net (formulário)" no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, obedecendo aos níveis de acesso fixados em cada perfil, compete ao órgão gestor do SIGMa.net a realização do cadastro, a alteração e o bloqueio dos servidores e a atualização das Unidades Requisitantes - UR, ficando restrita a indicação de 01 (um) servidor por Unidade Administrativa - UA, conforme dispõe o artigo 4°, inciso VI, da Portaria SEPLAN n° 39, de 30 de março de 2011, e alterações posteriores;
Parágrafo único. Após o preenchimento do Formulário, o usuário disponibilizará o Bloco de Assinatura do SEI para a Gerência de Material - GEMAT, e, logo em seguida, encaminhará o processo à Diretoria de Gestão de Almoxarifado da Secretaria de Estado de Planejamento, Gestão e Administração – DIGESA, Unidade Gestora do Sistema SIGMa.net, que retornará ao Requisitante, no próprio processo, com a senha provisória de acesso e todas as informações pertinentes ao cadastro no SIGMa.net de forma sigilosa.
Art. 6º As unidades requisitantes devem cadastrar os pedidos de material que visem suprir às necessidades da unidade administrativa para o mês corrente e, havendo necessidade de pedido maior que o consumo médio da unidade, deverá ser justificado em campo específico, disponibilizado pelo próprio sistema, na ocasião da realização do pedido.
Art. 7º O servidor cadastrado na Unidade Requisitante - UR será responsável pela conferência e recebimento do material requisitado no setor de almoxarifado, mantendo o controle e a distribuição dos materiais perante os demais servidores do setor, segundo o artigo 60 da Portaria SEPLAN n°39, de 30 de março de 2011, e alterações posteriores;
§ 1º A conferência do material deverá ser feita no ato da sua retirada do Almoxarifado, pelo servidor requisitante e por servidor lotado na Gerência de Material;
§ 2º Após a saída do material das dependências do Almoxarifado, não serão aceitas substituições ou acréscimos de materiais por alegação de erro de conferência;
§ 3º A devolução de material pela unidade requisitante, deverá ser registrada em função específica no SIGMa.net, de acordo com o artigo 12, § 3º da Portaria SEPLAN n° 39, de 30 de março de 2011, e alterações posteriores.
Art. 8º A Gerência de Material atenderá os quantitativos até o limite solicitado no pedido, baseando-se ainda nos seguintes parâmetros:
I - Consumo médio da unidade dos últimos três meses;
II - Nível de quantidade de material no estoque;
III - Número de servidores lotados no setor.
Art. 9° Após a finalização do PIM no SIGMa.net, pela Unidade Requisitante, a Gerência de Material terá o prazo mínimo de 48 (quarenta e oito horas) horas para separar e disponibilizar o material para retirada;
Art. 10 Será permitido somente 01 (um) cadastro de PIM por unidade no mês de Calendário do pedido, devendo as Unidades Requisitantes efetuarem planejamento para que a requisição contemple todos os materiais necessários para o mês;
Parágrafo único. Havendo a necessidade de cadastro de nova solicitação de material fora do calendário do PIM, esta deverá ser solicitada via SEI pela Unidade Requisitante, com a devida apresentação de justificativa, ficando sujeita à aprovação da Gerência de Material;
Art. 11 Fica estabelecido o Calendário do Pedido Interno de Material - PIM, que deverá obedecer aos períodos descritos a seguir:
I - Os pedidos de material poderão ser cadastrados no sistema nos meses de JANEIRO, MARÇO, MAIO, JULHO, SETEMBRO e NOVEMBRO, do dia 1º até o dia 10 de cada mês;
II - A retirada do material será realizada até o dia 25 de cada mês, nas dependências físicas da Gerência de Material, e após, o atendimento e finalização eletrônica do Pedido Interno de Material - PIM no sistema;
III - A Gerência de Material poderá estabelecer calendário específico para cada Unidade Requisitante, a ser comunicado por meio de Circular, com vistas a se obter maior organização, controle e celeridade no atendimento aos Requerentes;
IV - As exceções deverão ser devidamente motivadas, encaminhadas via SEI e autorizadas pela Subsecretaria de Administração Geral da SEDES;
Parágrafo único. Caso haja alteração do Calendário, a Gerência de Material encaminhará via SEI as informações pertinentes aos usuários requisitantes cadastrados.
Art. 12 Não havendo a FINALIZAÇÃO do Pedido Interno de Material - PIM até o dia 25 de cada mês, fica a Gerência de Material autorizada a cancelar o status de atendimento do PIM, com retorno do material para o estoque.
Art. 13 A Gerência de Material - GEMAT deverá realizar contagem/levantamento do estoque e conferência dos itens movimentados nos meses de FEVEREIRO, ABRIL, JUNHO, AGOSTO, OUTUBRO e DEZEMBRO.
Art. 14 O período compreendido entre o dia 26 e 1º do mês subsequente não haverá como ser realizadas movimentações no sistema SIGMa.net por se tratar do período de Conciliação Financeira da Gerência de Material.
Art. 15É vedada a impressão, para fins de arquivamento no setor de almoxarifado, dos Pedidos Internos de Materiais - PIM gerados no Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMa.net, em consonância com o princípio da economicidade, eficiência e celeridade processual, conforme o artigo 65, da Portaria SEPLAN n° 39, de 30 de março de 2011, e alterações posteriores.
Art. 16 São vedadas a impressão para fins de arquivamento no setor de almoxarifado das Notas de Recebimento geradas no Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMa.net, em consonância com o princípio da economicidade, eficiência e celeridade processual, consoante o artigo 50, Parágrafo único da Portaria SEPLAN n° 39, de 30 de março de 2011, e alterações posteriores.
Art. 17 O recadastramento anual dos usuários do sistema SIGMa.net com PERFIL DE REQUISITANTE DE MATERIAL DE ALMOXARIFADO será realizado no mês de SETEMBRO de cada exercício, conforme as orientações gerais a serem disponibilizadas na base de conhecimento no Sistema Eletrônico de Informações - SEI pelo órgão gestor do SIGMa.net;
§ 1º A não realização do recadastramento anual pelo servidor implicará no bloqueio do acesso ao sistema SIGMa.net e na impossibilidade de requisitar material no Setor de Almoxarifado;
§ 2º O desbloqueio do acesso, assim como novos cadastros, devem seguir os procedimentos e orientações contidas na base de conhecimento no Sistema Eletrônico de Informações - SEI pelo órgão gestor do SIGMa.net.
Art. 18 Ficam revogadas as disposições contidas na Ordem de Serviço nº 99, de 14 de agosto de 2020.
Art. 19 Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 175, seção 1, 2 e 3 de 18/09/2023 p. 10, col. 1