PORTARIA Nº 218, DE 16 DE JUNHO DE 2020

Aprova a Política de Gestão de Programas e Inovação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal - PGPI-PGDF.

A PROCURADORA-GERAL DO DISTRITO FEDERAL, no exercício das atribuições que lhe confere o art. 69, incisos I, V e XVII, da Lei Complementar nº 395, de 31.7.2001, e com fundamento no art. 33 da Portaria nº 250, de 31 de maio de 2019, RESOLVE:

Art. 1º Aprovar, na forma do Anexo Único desta Portaria, a Política de Gestão de Programas e Inovação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal (PGPI-PGDF).

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

LUDMILA LAVOCAT GALVÃO VIEIRA DE CARVALHO 

ANEXO ÚNICO DA POLÍTICA DE GESTÃO DE PROGRAMAS E INOVAÇÃO DA PROCURADORIA-GERAL DO DISTRITO FEDERAL (PGPI-PGDF) 

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituída a Política de Gestão de Programas e Inovação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal.

Parágrafo único. A Política de Gestão de Programas e Inovação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal tem por finalidade estabelecer as diretrizes para o gerenciamento dos processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento dos programas, projetos e inovação no âmbito da PGDF. 

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - projeto: esforço temporário, empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo;

II - programa: grupo de projetos relacionados, que são gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefício e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente;

III - programa ou projeto estratégico: programa ou projeto selecionado pela alta direção e alinhado à missão da PGDF, que contribui diretamente para o alcance dos objetivos estratégicos;

IV-programa ou projeto setorial: programa ou projeto executado no âmbito de uma unidade orgânica;

V - inovação: introdução de novidade ou aperfeiçoamento no ambiente produtivo e social que resulte em novos produtos, serviços ou processos ou que compreenda a agregação de novas funcionalidades ou características a produto, serviço ou processo já existente que possa resultar em melhorias e em efetivo ganho de qualidade ou desempenho; 

VI - portfólio de programas e projetos estratégicos: documento que representa a consolidação dos programas e projetos estratégicos da PGDF, tendo por objetivo dar suporte à alta administração na implementação das estratégias organizacionais, incentivar e acompanhar o desenvolvimento de sistemas de gestão, com vistas a apoiar a decisão gerencial, a disseminação de informações, a mensuração dos resultados e o cumprimento das diretrizes estratégicas da PGDF;

VII - artefato: o produto de uma ou mais atividades dentro do contexto do gerenciamento de programas e projetos;

VIII - aceitação ou homologação: declaração formal do demandante de que as entregas atendem aos requisitos estabelecidos no escopo do programa ou projeto;

IX - demandante: qualquer instância, órgão ou unidade administrativa que solicite o desenvolvimento de um programa ou projeto;

X - entrega: qualquer produto, resultado ou serviço único e verificável, que deve ser produzido para concluir uma etapa de um programa ou projeto;

XI - escopo: representa a soma dos produtos, resultados e serviços propostos pelo programa ou projeto. Delineia a abrangência de todo o trabalho a ser realizado pela equipe do programa ou projeto, mas somente o trabalho necessário. O escopo do programa ou projeto pode incluir uma ou mais entregas;

XII - gerente do programa ou projeto: pessoa formalmente designada para conduzir o programa ou projeto, seu planejamento e coordenar a equipe de execução, a fim de atingir os objetivos estabelecidos;

XIII - equipe do programa ou projeto: grupo de pessoas designadas para elaborar e executar o Plano do Programa ou Projeto, a fim de obter os resultados, serviços e produtos esperados;

XIV - supervisor do programa ou projeto: integrante da Procuradoria Especial de Gestão Estratégica, Estudos e Inovação - PROGEI, designado para supervisionar o planejamento, impulsionar a execução e monitorar o cumprimento do Plano do Programa ou Projeto;

XV - metodologia de gerenciamento de programas e projetos: sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras utilizadas pelas pessoas envolvidas na governança de programas e projetos;

XVI - partes interessadas no programa ou projeto: pessoas, unidades ou entidades cujos interesses podem ser afetados com o resultado da execução ou do término do programa ou projeto. Estas partes interessadas também podem influenciar (positiva e/ou negativamente) os objetivos e resultados do programa ou projeto;

XVII - premissas: fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos, sem prova ou demonstração. As premissas afetam todos os aspectos do planejamento do programa ou projeto e fazem parte da sua elaboração progressiva;

XVIII - restrições: limitações aplicáveis, internas ou externas, que afetarão o desempenho do programa ou projeto. Enquanto as premissas possuem um certo grau de flexibilidade, as restrições são sempre imutáveis; e

XIX - plano do programa ou projeto: documento que detalha o objetivo, a justificativa e o escopo do programa ou projeto. Define quais são as unidades, pessoas e/ou clientes participantes, produtos a serem gerados, prazos e custos, além de evidenciar restrições e riscos existentes. O plano do programa ou projeto contém todas as informações relativas ao planejamento e deve ser utilizado até o seu encerramento como guia fundamental para a orientação das atividades do programa ou projeto. 

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS

Art. 3º A Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF observará os seguintes princípios:

I - ter como escopo de ação todos os programas e projetos da Instituição, nos níveis estratégico, tático e operacional;

II - ser aderente aos objetivos estratégicos constantes do Plano Estratégico da PGDF; 

III - ser transparente, dando acessibilidade aos artefatos, produtos, serviços e resultados dos programas e projetos institucionais;

IV - estar alinhada às melhores práticas de governança e às recomendações governamentais;

V - utilizar informações relevantes e de qualidade para apoiar o funcionamento dos programas e projetos;

VI - integrar programas, projetos, processos, estruturas funcionais, pessoas e tecnologia, com compartilhamento sinérgico de competências, responsabilidades, informações e instâncias decisórias;

VII - considerar fatores humanos, sociais, culturais e econômicos;

VIII - ser dinâmica, interativa, flexível e capaz de reagir a mudanças; e

IX - valorizar a cultura do empreendedorismo e da inovação. 

CAPÍTULO III

DOS OBJETIVOS

Art. 4º A Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF tem por objetivos:

I - promover o aumento da eficiência e da eficácia dos programas, projetos e inovação, por meio da descrição, normatização e padronização dos processos de gerenciamento de programas e projetos da PGDF;

II - assegurar o alinhamento dos programas, projetos estratégicos e inovação aos objetivos estratégicos estabelecidos no Plano Estratégico da PGDF;

III - estabelecer uma sistemática comum de gerenciamento de programas, projetos e inovação;

IV-promover a transparência dos programas, projetos e inovação;

V- aumentar a probabilidade de atingimento dos objetivos dos programas e projetos;

VI - garantir que os resultados gerados estejam em conformidade com o escopo, prazo e com os recursos definidos para cada programa ou projeto estratégico;

VII- facilitar o controle interno e a gestão de riscos;

VIII - estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão superior;

IX - fomentar uma gestão proativa e empreendedora;

X-facilitar as mudanças e a gestão das mudanças; e

XI - melhorar a integração entre as unidades orgânicas da PGDF. 

CAPÍTULO IV

DOS INSTRUMENTOS

Art. 5º São instrumentos da Política de Gestão de Programas e Inovação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal:

I - as Instâncias de Supervisão: o Comitê Interno de Governança Pública da PGDF - CIG-PGDF, a Comissão Técnica do Comitê Interno de Governança Pública da PGDF - CT-CG-PGDF, a Procuradoria Especial de Gestão Estratégica, Estudos e Inovação - PROGEI, os Gerentes e os Supervisores de Programas, Projetos Estratégicos e Inovação da PGDF;

II - a Metodologia de Gerenciamento de Programas Estratégicos e de Inovação da PGDF - MGPEI-PGDF: a metodologia para gerenciamento de programas e projetos deve estabelecer o padrão para elaboração e gerenciamento de programas e projetos no âmbito da PGDF, em consonância com o Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e as orientações normativas vigentes, consideradas as especificidades da PGDF;

III - as melhores práticas em governança de programas e projetos: a Política de Gestão de Programas e Inovação da PGDF deve orientar o trabalho de gerenciamento dos programas e projetos, em todas as suas fases, que incluem os processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento;

IV-a capacitação continuada: o Plano de Capacitação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal deverá contemplar competências relacionadas à capacitação sobre temas afetos à governança de programas, projetos e inovação;

V - as normas, manuais e procedimentos: o arcabouço normativo formalmente definido pelas Instâncias de Supervisão deve ser considerado como instrumento que suporta a Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF; e

VI - soluções tecnológicas: o processo de governança de programas estratégicos e inovação deverá contar com soluções tecnológicas que apoiem as atividades do ciclo de vida de um programa ou projeto, sendo recomendável a disponibilização de ferramenta que dê suporte ao gerenciamento dos programas e projetos, bem como à elaboração e manutenção do respectivo portfólio. 

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º Compete ao Comitê Interno de Governança Pública da Procuradoria-Geral do Distrito Federal - CIG-PGDF:

I - definir e atualizar as estratégias de implementação da Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF, considerando os contextos externo e interno;

II - aprovar a Metodologia de Gerenciamento de Programas Estratégicos e de Inovação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal MGPEI-PGDF, com seus respectivos artefatos e suas revisões;

III - aprovar os requisitos funcionais necessários às ferramentas de tecnologia de suporte à MGPEI-PGDF;

IV - avaliar o desempenho da arquitetura de Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF e a sua conformidade normativa;

V - promover o apoio institucional à Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF, em especial no que respeita aos seus recursos, ao relacionamento entre as partes interessadas e ao desenvolvimento contínuo dos membros e servidores da PGDF;

VI - garantir o alinhamento da Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF aos padrões de ética e de conduta, em conformidade com o Programa de Integridade da PGDF - INT-PGDF; e

VII - supervisionar a atuação das demais instâncias da Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF.

Art. 7º Compete à Comissão Técnica do Comitê Interno de Governança Pública da Procuradoria-Geral do Distrito Federal - CT-CIG-PGDF:

I - auxiliar o CIG-PGDF na definição e nas atualizações da estratégia de implementação da Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF, considerando os contextos externo e interno;

II - auxiliar na identificação e definição dos gerentes dos programas, projetos estratégicos e inovação;

III - auxiliar na definição da periodicidade mínima do ciclo de realizações das análises críticas do desempenho para cada um dos programas e projetos estratégicos;

IV - avaliar a proposta de Metodologia de Gerenciamento de Programas e de Inovação da PGDF - MGPEI e suas revisões; e 

V - avaliar os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao processo de gerenciamento de programas, projetos e inovação da PGDF.

Art. 8º Compete à Procuradoria Especial de Gestão, Estudos e Inovação - PROGEI - auxiliar o CIG-PGDF e a CT-CIG-PGDF em suas atividades, em especial para:

I - propor a Metodologia de Gerenciamento de Programas Estratégicos e de Inovação da PGDF - MGPEI-PGDF e suas revisões;

II - definir os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte à MGPEI-PGDF e suas atualizações;

III - monitorar a evolução dos indicadores de desempenho dos programas e projetos estratégicos priorizados pelo CIG-PGDF e a efetividade das ações de melhoria determinadas;

IV - dar suporte à identificação, análise e avaliação dos riscos dos programas e projetos estratégicos priorizados pelo CIG-PGDF e selecionados para a implementação da Gestão de Riscos;

V - consolidar os resultados de desempenho dos diversos programas, projetos estratégicos e inovação, por meio de relatórios gerenciais, e disponibilizá-los ao CIG-PGDF e à CT-CIG-PGDF em painel estruturado de indicadores de desempenho;

VI - oferecer capacitação continuada em governança de programas, projetos e inovação para os membros e servidores da PGDF; VII - promover a divulgação institucional do andamento e dos resultados dos programas e projetos estratégicos priorizados pelo CIG-PGDF;

VIII - apoiar os gerentes na medição e análise crítica do desempenho dos programas e projetos, objetivando a sua melhoria contínua;

IX - propor à CT-CIG-PGDF os indicadores de desempenho para a Governança de Programas Estratégicos e Inovação, alinhados com os objetivos de estratégicos da PGDF;

X-requisitar aos gerentes de programas e projetos as informações necessárias à consolidação dos dados para elaboração de relatórios gerenciais;

XI - validar os artefatos dos programas e projetos estratégicos, conforme padrões definidos;

XII - gerir o Portfólio de Programas e Projetos Estratégicos e demais ferramentas de apoio à Governança de Programas Estratégicos e Inovação da PGDF;

XIII - avaliar e monitorar as propostas de mudanças nos programas e projetos estratégicos.

Art. 9º Compete aos Gerentes Programas e Projetos da PGDF: (Legislação Correlata - Portaria 229 de 26/06/2020)

I - planejar, executar, monitorar e encerrar os programas, projetos e inovação, inclusive na ferramenta corporativa de gerenciamento;

II - gerenciar os recursos dos programas, projetos e inovação;

III - distribuir as atividades e orientar as equipes dos programas, projetos e inovação;

IV - controlar o cronograma geral e os recursos orçamentários, garantindo que as atividades previstas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento;

V - gerir proativamente o escopo, assegurando que as entregas estejam em conformidade com o que foi planejado; VI - divulgar as informações sobre o programa, projeto ou inovação às partes interessadas;

VII - gerenciar os riscos do programa, projeto ou inovação;

VIII - adotar ferramentas e métricas apropriadas para ter uma visão correta do progresso do programa, projeto ou inovação e da qualidade dos entregáveis produzidos;

IX - propor mudanças ou avaliar o impacto de mudanças solicitadas; X-manter a documentação dos programas e projetos sob sua responsabilidade completa e atualizada;

XI - prestar, regularmente, informações aos supervisores dos programas ou projetos sob sua responsabilidade;

XII - gerenciar o desempenho do programa ou projeto sob sua condução em conformidade com a MGPEI-PGDF, registrando pareceres de análise crítica do desempenho e comprometendo-se em implementar melhorias corretivas quanto aos resultados negativos;

XIII - responder às solicitações dos Núcleos Estratégicos de Governança da PGDF - NUG-PGDF afetos ao programa, projeto ou inovação sob sua gerência; e

XIV - responder às solicitações do CIG-PGDF, da CT-CIG-PGDF e da PROGEI.

Parágrafo único. Os gerentes devem ter alçada suficiente para responder pelos programas, projetos estratégicos ou inovação sob sua condução perante todas as instâncias de supervisão elencadas no inciso I do art. 5o desta Portaria.

Art. 10. Compete aos integrantes das Equipes de Programas, Projetos e Inovação da PGDF:

I-executar as atividades dos programas, projetos ou inovação atribuídas pelos gerentes;

II - apoiar os gerentes na prestação de informações sobre o andamento dos programas, projetos e inovação nos quais estejam envolvidos; e

III - consultar e manter atualizadas suas tarefas na ferramenta corporativa de gerenciamento de programas, projetos ou inovação.

Art. 11. Compete aos Supervisores de Programas, Projetos Estratégicos e Inovação da PGDF:

I - articular, impulsionar e acompanhar o desenvolvimento dos programas, projetos estratégicos ou inovação sob sua supervisão;

II - interagir com os gerentes dos programas, projetos ou inovação, de modo a identificar situações críticas e possibilidades de mudanças;

III - prover suporte metodológico às equipes dos programas, projetos ou inovação;

IV - realizar a homologação prévia do encerramento dos programas, projetos ou inovação sob sua supervisão;

V - organizar reuniões periódicas com os gerentes, a fim de monitorar e controlar a execução dos planos dos programas, projetos ou inovação;

VI - exercer a interlocução da PROGEI com as unidades orgânicas envolvidas nos programas e projetos.

Art. 12. Compete a todos os membros e servidores da PGDF o conhecimento da publicação dos programas, projetos estratégicos e inovação e seus níveis de desempenho, sempre que estiverem envolvidos ou quando informados. 

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 13. O Comitê Interno de Governança Pública da Procuradoria-Geral do Distrito Federal, a sua Comissão Técnica, a Procuradoria Especial de Gestão Estratégica, Estudos e Inovação, os Gerentes e os Supervisores dos Programas e Projetos Estratégicos deverão manter fluxo regular e constante de informações entre si.

Art. 14. As iniciativas relacionadas à Governança de Programas Estratégicos e Inovação existentes na PGDF antes da publicação desta Portaria deverão ser gradualmente alinhadas à Política de Gestão de Programas e Inovação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal.

§ 1º A Metodologia de Gerenciamento de Programas, Projetos e Inovação da PGDF - MGPEI-PGDF deverá ser aprovada em até 180 (cento e oitenta dias) após a publicação desta Portaria.

§ 2º O alinhamento de que trata o caput deste artigo deverá ser efetivado no prazo máximo de 12 (doze) meses após a aprovação da Política de Governança de Programas, Projetos e Inovação da Procuradoria-Geral do Distrito Federal. 

Este texto não substitui o publicado no BI-PGDF nº 9, Edição Extra de 18/06/2020 p. 2