INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 23 DE JANEIRO DE 2024
Estabelece procedimentos destinados a disciplinar a organização das Tomadas de Contas Anuais dos Ordenadores de Despesas das Unidades Gestoras (UGs) da Administração Direta, de Relativa Autonomia, Órgãos Especializados e Fundos Especiais do Distrito Federal, referentes ao exercício financeiro de 2023.
O SUBSECRETÁRIO DE CONTABILIDADE, DA SECRETARIA EXECUTIVA DE FINANÇAS, DA SECRETARIA DE ESTADO DE ECONOMIA DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência prevista no inciso VII do art. 285 do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal, instituído pela Portaria/SEEC nº 140/2021, de 17 de maio de 2021 e tendo em vista o disposto no art. 1º da Portaria/SEF nº 16, de 17 de janeiro de 2014,
CONSIDERANDO o que estabelece o art. 101 do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, que dispõe sobre as Normas de Planejamento, Orçamento, Finanças, Patrimônio e Contabilidade do Distrito Federal;
CONSIDERANDO a determinação constante no caput e parágrafo único do art. 19 do Decreto nº 45.057/2023, de 11 de outubro de 2023, que dispõe sobre os procedimentos para encerramento do exercício financeiro de 2023; e
CONSIDERANDO o estabelecido no § 3º do art. 2º da Instrução Normativa nº 2, de 20 de maio de 2020, do Tribunal de Contas do Distrito Federal, resolve:
I - DOS PRAZOS E DOCUMENTOS A SEREM ENCAMINHADOS PELAS UGs
Art. 1º Estabelecer o prazo até 04 de março de 2024 para as unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia, Órgãos Especializados e Fundos Especiais do Distrito Federal encaminharem os documentos abaixo relacionados à Subsecretaria de Contabilidade da Secretaria Executiva de Finanças, da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal - SUCON/SEFIN/SEEC, os quais são imprescindíveis para composição dos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, referentes ao exercício financeiro de 2023.
I - Declaração de Conformidade (Rol de Responsáveis);
III - Demonstrativo de Tomada de Contas Especial;
V - Declaração de Conformidade Contábil; e
VI - Outros documentos (quando determinados especificamente).
§ 1º Os documentos de que trata o caput deverão ser encaminhados à Unidade de Tomada de Contas da Subsecretaria de Contabilidade da Secretaria Executiva de Finanças, da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal - UTC/SUCON/SEFIN/SEEC por meio de UM ÚNICO PROCESSO no Sistema Eletrônico de Informações-SEI/GDF (Processo Raiz), que será iniciado na UTC/SUCON/SEFIN/SEEC devendo ser obrigatoriamente anexado ou relacionado ao citado processo, quando for o caso, todos os outros processos pertinentes, sendo imprescindível a disponibilização de acesso à mencionada UTC/SUCON/SEFIN/SEEC, inclusive os processos de caráter secreto.
§ 2º A prorrogação do prazo fixado no caput está condicionada à ampliação, pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal-TCDF, do prazo previsto no §1º do art. 24 da Instrução Normativa/TCDF nº 2, de 20 de maio de 2020.
§ 3º Os Ordenadores de Despesas das unidades gestoras responsáveis pelas execuções orçamentárias, financeiras, patrimoniais e contábeis de outras unidades gestoras, inclusive dos Fundos Especiais a elas vinculadas, ficam obrigados e responsabilizados pelas determinações de que trata o caput.
§ 4º As determinações constantes do parágrafo anterior não se aplicam aos Fundos Especiais, cujo ato constitutivo ou regulamentar prevê ordenação de despesas distintas das Secretarias de Estado a que estão vinculadas. Nestes casos, o cumprimento do estabelecido no caput será de responsabilidade do ordenador de despesas do fundo especial.
§ 5º Os Ordenadores de Despesas das unidades gestoras mencionadas no caput deverão indicar dois servidores, por meio de ofício inserido no ÚNICO PROCESSO-SEI de que trata o parágrafo primeiro deste artigo, os quais ficarão responsáveis pelos esclarecimentos e informações que se fizerem necessários, inerentes aos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas das respectivas unidades gestoras.
II - OUTROS DOCUMENTOS EXIGIDOS NOS PROCESSOS ELETRÔNICOS DE CONTAS
Art. 2º Na composição dos Processos Eletrônicos de Contas de que trata o art. 1º, além dos documentos nele mencionados, conforme estabelece o Anexo III-A da Decisão Normativa nº 01/2021-TCDF, deverão constar ainda os seguintes documentos:
I - Relatório do Organizador das Contas;
II - Relatório Contábil Anual;
III - Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis;
IV - Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado; e
V - Outros documentos (se for o caso).
Art. 3º As informações funcionais e cadastrais constantes do Rol de Responsáveis, que comporão os Processos Eletrônicos de Contas de que trata o art. 1º, serão extraídas exclusivamente do Módulo de Responsáveis – ROLRESP, do Sistema Integrado de Administração Contábil - SIAC do Sistema Integrado de Gestão Governamental - SIGGo.
§ 1º Para fins dos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, compõem o Rol de Responsáveis: os dirigentes máximos da unidade gestora e os ordenadores de despesas, bem como os seus substitutos legais, inclusive, nos casos de delegação de competência, as autoridades delegantes e delegadas.
§ 2º O Rol de Responsáveis das unidades gestoras de que trata o art. 1º deverá abranger, obrigatoriamente, todo período a que se referem os Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, ou seja, de 01 de janeiro a 31 de dezembro de 2023, exceto nos casos de unidades gestoras criadas ou extintas durante o exercício de 2023, cujo período é o início da execução orçamentária, financeira e patrimonial até 31 de dezembro de 2023 ou até a data de sua efetiva extinção, quando for o caso.
§ 3º Em cumprimento à determinação constante do art. 3º da Resolução/TCDF nº 267/2013, de 29 de outubro de 2013, cabe às unidades gestoras de que trata o art. 1º, efetuarem os registros e atualizações do Módulo de Responsáveis - ROLRESP do Sistema Integrado de Administração Contábil-SIAC do Sistema Integrado de Gestão Governamental - SIGGo.
§ 4º Para efeito do que trata o parágrafo anterior e para informação fidedigna nos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, as unidades gestoras deverão firmar DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE (Anexo I ou SEI: “Tipo de Documento: Declaração de Conformidade”), declarando, com assunção de responsabilidade, que os registros constantes do ROLRESP/SIAC/SIGGo são verídicos e estão atualizados.
§ 5º A declaração de que trata o parágrafo anterior deverá ser assinada, por meio físico ou digital, pelo dirigente máximo da unidade gestora ou ordenador de despesas.
§ 6º A Unidade de Tomada de Contas - UTC/SUCON/SEFIN/SEEC deverá manter a guarda da declaração de que trata o parágrafo anterior, para fins de confirmação das informações consignadas nos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, bem como para consulta dos Órgãos de Controle Interno e Externo, pelo prazo de 05 (cinco) anos ou até o julgamento das contas pelo TCDF.
Art. 4º O Relatório de Gestão que constará do Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas é o mesmo encaminhado pelas unidades gestoras à Subsecretaria de Planejamento Governamental - SUPLAN/SEFIN/SEEC, por meio do Sistema RAT (RGE)/SIGGO-WEB, relativo ao exercício de 2023.
Parágrafo único. Para fins do Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas, o Relatório de Gestão deverá ser assinado, por meio físico ou digital, pelo dirigente máximo e ordenador de despesas, bem como pelo servidor responsável pelo preenchimento.
V - DO DEMONSTRATIVO DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL
Art. 5º As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia e Órgãos Especializados deverão encaminhar à UTC/SUCON/SEFIN/SEEC os Demonstrativos das Tomadas de Contas Especiais Instauradas, Encerradas e em Andamento na respectiva unidade gestora, no exercício de 2023, na forma estabelecida pela Instrução Normativa/TCDF nº 2, de 20 de maio de 2020 (modelo no SEI (Tipo de Processo: Demonstrativo de Tomada de Contas Especial - conforme caso: não instaurada, instaurada, encerrada ou em andamento).
§ 1º Aos demonstrativos de que trata o caput deverão ser anexados, se for o caso, obrigatoriamente, os documentos comprobatórios da reparação, recuperação, ressarcimento ou recomposição dos danos ou razões pelas quais tais fatos não ocorreram.
§ 2º Nos casos de registros contábeis de responsabilidade no SIAC/SIGGo, deverão ser anexadas as respectivas Notas de Lançamento, correspondentes aos demonstrativos de que trata o caput.
§ 3º Em caso de inexistência de Tomadas de Contas Especiais Instauradas, Encerradas e em Andamento -TCE na unidade gestora em 2023, a informação deverá ser formalizada e encaminhada à UTC/SUCON/SEFIN/SEEC, nos prazos estabelecidos no art. 1º desta Instrução Normativa.
§ 4º O não envio à UTC/SUCON/SEFIN/SEEC do demonstrativo de que trata o caput ou a não formalização de inexistência de TCE, será relatado pelo organizador das contas, no Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas, como omissão de informação.
§ 5º A Unidade de Tomada de Contas Especiais da Subcontroladoria de Correição Administrativa da Controladoria-Geral do DF deverá encaminhar à UTC/SUCON/SEFIN/SEEC, no mesmo prazo estabelecido no art. 1º desta Instrução Normativa, os demonstrativos de que tratam o caput, inerentes às Tomadas de Contas Especiais, cujas execuções são de competência da referida Coordenação, na forma prevista nos incisos I e II do art. 1º do Decreto nº 37.096/2016.
§ 6º Nos demonstrativos de que trata o §5º deverão ser anexados os documentos comprobatórios referidos no §1º, bem como as Notas de Lançamento de que trata o §2º, se for o caso.
§ 7º A Resolução/TCDF nº 102/98, foi revogada pela Decisão TCDF nº 65/2021. No entanto, o normativo que trata das Tomadas de Contas Anuais (Instrução Normativa Nº 02, de 20 de maio de 2020), bem como o Sistema E-CONTAS/TCDF não foram alterados, permanecendo a exigência dos referidos demonstrativos.
VI - DA DECLARAÇÃO DE NEPOTISMO
Art. 6º As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia e Órgãos Especializados deverão encaminhar à UTC/SUCON/SEFIN/SEEC, a Declaração de Inexistência de Nepotismo na respectiva unidade durante o exercício de 2023, na forma prevista no item III, alínea “a” da Decisão/TCDF nº 89/2014, de 21 de janeiro de 2014.
Parágrafo único. A declaração (Anexo II ou SEI: “Tipo de Documento: Declaração de Nepotismo”) de que trata o caput deverá ser assinada, por meio físico ou digital, pelo dirigente máximo da unidade gestora ou ordenador de despesas.
VII - DA DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE CONTÁBIL
Art. 7º As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia e Órgãos Especializados deverão encaminhar à UTC/SUCON/SEFIN/SEEC, a Declaração de Conformidade Contábil do exercício financeiro de 2023, dando a conformidade da gestão contábil na respectiva unidade gestora, de acordo com as diretrizes estabelecidas no Decreto nº 45.057/2023, assim como no Decreto nº 32.598/2010 e suas alterações, e no Manual de Encerramento de Exercício e demais dispositivos legais que tratam da matéria.
Parágrafo único. A declaração (Anexo III ou SEI: “Tipo de Documento: Declaração de Conformidade Contábil) de que trata o caput deverá ser assinada, por meio físico ou digital, pelo dirigente máximo, ordenador de despesas e pelo servidor responsável pela gestão contábil da respectiva unidade gestora.
VIII - DO RELATÓRIO DO ORGANIZADOR DAS CONTAS
Art. 8º A Unidade de Tomada de Contas - UTC/SUCON/SEFIN/SEEC, no uso de sua competência institucional prevista no inciso I do art. 305 do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal, instituído pela Portaria/SEEC nº 140/2021, de 17 de maio de 2021, organizará as Prestações Eletrônicas de Contas das unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia, Órgãos Especializados e Fundos Especiais do Distrito Federal, exercício financeiro de 2023, e elaborará os respectivos Relatórios do Organizador das Contas, para inserção no Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas, do Tribunal de Contas do DF, até 31 de maio de 2024, conforme previsto no § 1º do art. 24 da Instrução Normativa/TCDF nº 2, do Tribunal de Contas do Distrito Federal, de 20 de maio de 2020.
Parágrafo único. Os Relatórios do Organizador das Contas serão elaborados em conformidade ao modelo estabelecido no Anexo III-A da Decisão Normativa/TCDF nº 1/2021, sendo constituído dos capítulos e peças a seguir especificados:
d - Forma de organização das contas (individual/consolidada/agregada).
II - Detalhamento das peças que integram a Prestação Eletrônica de Contas (vide arts. 1º e 2º da Instrução Normativa/TCDF nº 1/2020):
a - Conclusão, com manifestação do organizador sobre a adequação formal e normativa das peças que integram as contas anuais;
c - Manifestação do órgão ou entidade competente quanto às falhas apontadas no relatório contábil anual; e
d - Parecer e/ou relatório do setor responsável pelo controle interno, se houver.
IX - DO RELATÓRIO CONTÁBIL ANUAL
Art. 9º A Unidade de Orientação, Controle e Análise Contábil da Administração Direta - UCAD/SUCON/SEFIN/SEEC, no uso da competência institucional prevista no inciso I do art. 288 do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal, instituído pela Portaria/SEEC nº 140/2021, de 17 de maio de 2021, elaborará o Relatório Contábil Anual das unidades gestoras de que trata o art. 1º, relativo ao exercício financeiro de 2023, com a análise da gestão contábil, apontando as impropriedades e irregularidades observadas.
Parágrafo único. Fica estabelecido prazo até 07 de abril de 2024 para o encaminhamento do relatório de que trata o caput à Unidade de Tomada de Contas - UTC/SUCON/SEFIN/SEEC.
X - DO RELATÓRIO DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS E IMÓVEIS
Art. 10. As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia, Órgãos Especializados e Fundos Especiais, não encaminharão o Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis à Unidade de Tomada de Contas - UTC/SUCON/SEFIN/SEEC.
§ 1º O Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis que constará do Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas é o mesmo encaminhado pelas unidades gestoras à Unidade Geral de Patrimônio - UGP/SUCON/SEFIN/SEEC.
§ 2º A Unidade Geral de Patrimônio - UGP/SUCON/SEFIN/SEEC, no uso da competência institucional prevista no art. 311 do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal, instituído pela Portaria/SEEC nº 140/2021, de 17 de maio de 2021, anexará ao Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis, expedido pelas unidades gestoras, o Relatório de Acompanhamento e Avaliação do Patrimônio Imobiliário e o Relatório de Acompanhamento e Avaliação do Patrimônio Mobiliário.
§ 3º Em atendimento ao determinado no §2º do art. 14 do Decreto nº 45.057/2023, fica estabelecido prazo até 26 de abril de 2024 para o encaminhamento do Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis, com a anexação dos relatórios de acompanhamento de que trata o parágrafo anterior, à Unidade de Tomada de Contas - UTC/SUCON/SEFIN/SEEC.
XI - DO RELATÓRIO DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO DE ALMOXARIFADO
Art. 11. As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia e Órgãos Especializados, não encaminharão o Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado à Unidade de Tomada de Contas - UTC/SUCON/SEFIN/SEEC.
§ 1º O Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado que constará do Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas é o mesmo encaminhado pelas unidades gestoras à Diretoria de Gestão de Almoxarifado, da Coordenação de Gestão de Suprimentos, da Subsecretaria de Compras Governamentais, da Secretaria Executiva de Contratos, da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal-DIGESA/COSUP/SCG/SECONT/SEEC, na forma estabelecida pelos §§ 1º e 2º do art. 17 e art. 18 do Decreto nº 45.057/2023.
§ 2º A Diretoria de Gestão de Almoxarifado da Coordenação de Gestão de Suprimentos - DIGESA/COSUP, se pronunciará sobre o relatório de que trata o caput, e incluirá o “Inventário Financeiro Anual" extraído do SIGMa.net no Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado.
§ 3º O Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado, com a anexação do pronunciamento e documento de que trata o parágrafo anterior, será encaminhado até o dia 26 de abril de 2024 à Unidade de Tomada de Contas - UTC/SUCON/SEFIN/SEEC, conforme estabelece o parágrafo único do art. 18 do Decreto nº 45.057/2023.
Art. 12. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Anexo I (SEI: Tipo de Documento: Declaração de Conformidade)
NOME DA UNIDADE GESTORA: ______________________________________
REFERENTE AO EXERCÍCIO DE: 2023
Declaramos, sob pena de responsabilidade e para fins de cumprimento do estabelecido no Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, alterado pelo Decreto nº 34.278, de 11 de abril de 2013, combinado com o disposto na Resolução nº 267, de 29 de outubro de 2013, do Tribunal de Contas do DF, que as informações constantes no módulo do “Rol de Responsáveis/SIAC/SIGGo”, foram devidamente validadas por esta Unidade Gestora e representa a verdade dos fatos nesta data, ressalvadas eventuais informações inerentes a outras Unidades gestoras.
___________________________________
Assinatura do ordenador de despesas e/ou dirigente máximo da UG
Anexo II (SEI: Tipo de Documento: Declaração de Nepotismo)
Eu, _____________________________ (nome do dirigente máximo da UG e função exercida) da _______________ (nome da UG) declaro para os fins de que trata o item III, alínea “a” da Decisão nº 89/2014, da egrégia Corte de Contas do Distrito Federal, nos termos do Decreto nº 32.751/2011, do art. 16 da Lei Complementar nº 840/2011 e Enunciado nº 13 da Súmula Vinculante do Supremo Tribunal Federal que INEXISTE nesta ____________________ (nome da UG) NEPOTISMO.
(observação: Nesta declaração poderá ser feita as ressalvas julgadas necessárias pela UG.)
Por ser verdade firmo a presente declaração.
____________________________________
Assinatura do ordenador de despesas e/ou dirigente máximo da UG
Anexo III (SEI: Tipo de Documento: Declaração de Conformidade Contábil)
DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE CONTÁBIL DO EXERCÍCIO FINANCEIRO DE 2023
UG: ____________________________________________ CÓDIGO: ___________
Eu,___________________________________________, CPF______________, e eu, ___________________________________________, CPF______________, respectivamente, dirigente máximo e ordenador de despesas da ____________________________________, para fins de cumprimento do previsto no Anexo III-A da Decisão Normativa nº 01/2021-TCDF, que trata da forma e peças que integrarão as tomadas de contas anuais de ordenadores de despesas, com assunção de responsabilidade, DECLARAM A CONFORMIDADE CONTÁBIL, inerente aos itens indicados abaixo:
Declaramos, ainda, que o setor/unidade responsável pela gestão contábil nesta UG é ____________________________________________, sob a responsabilidade neste exercício financeiro, do(s) servidor(es) indicado(s) no quadro abaixo:
______________________________________
______________________________________
Assinaturas (a presente declaração deve ser, obrigatoriamente, assinada pelo dirigente máximo, ordenador de despesas e responsável pela gestão contábil da UG)
Retificado pelo DODF nº 21, de 30/01/2024, p. 41
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 18, seção 1, 2 e 3 de 25/01/2024 p. 5, col. 1 Este texto não substitui o publicado no DODF nº 21, seção 1, 2 e 3 de 30/01/2024 p. 41, col. 1