Legislação Correlata - Portaria 369 de 20/10/2022
RESOLUÇÃO Nº 348, DE 11 DE AGOSTO DE 2021
Regulamenta o controle de qualidade nas auditorias e demais fiscalizações realizadas pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência que lhe confere o art. 16, L do Regimento Interno, tendo em vista o que consta do Processo nº 00600-00001041/2021-88-e, e
Considerando a necessidade de promover a permanente adequação às modernas práticas de auditoria e o aperfeiçoamento dos mecanismos fiscalizatórios desta Corte de Contas;
Considerando que o Planejamento Estratégico do Tribunal prevê o aprimoramento da qualidade das ações de controle externo;
Considerando o disposto no art. 3º, II da Resolução nº 340, de 07 de outubro de 2020, e na Norma Brasileira de Auditoria do Setor Público – NBASP 40;
Considerando que o Marco de Medição de Desempenho dos Tribunais de Contas – MMD-TC recomenda a instituição de políticas e procedimentos de garantia da qualidade das auditorias e instrumentos afins, resolve:
Art. 1º As auditorias e demais fiscalizações realizadas pelo Tribunal serão supervisionadas em todas as suas fases para garantir o alcance dos objetivos propostos, a qualidade e a excelência técnica dos trabalhos e o permanente desenvolvimento das equipes.
Art. 2º A supervisão técnica e operacional exercida pelos titulares das Secretarias e Divisões de Controle Externo deverá assegurar que o procedimento fiscalizatório esteja aderente ao Manual de Auditoria e demais fiscalizações e às Normas Brasileiras de Auditoria do Setor Público – NBASP, Níveis 1 e 2, conforme disposto na Resolução nº 340, de 07/10/20.
Art. 3º A qualidade das auditorias e demais fiscalizações realizadas pelo Tribunal será objeto de monitoramento constante, executado durante o desenvolvimento dos trabalhos, por meio de controle concomitante, e após a sua conclusão, mediante o controle a posteriori.
Parágrafo único. O controle de qualidade deverá ser planejado e executado como parte integrante do processo de fiscalização e não apenas de forma adicional após a finalização dos trabalhos, a fim de possibilitar a correção tempestiva dos procedimentos realizados.
Art. 4º Os controles de qualidade concomitante e a posteriori terão como objetivos:
– assegurar o cumprimento das normas e os padrões aprovados pela Resolução nº 340, de 07/10/20; – identificar deficiências no desenvolvimento dos trabalhos para corrigi-las tempestivamente ou evitar a sua repetição em trabalhos futuros;– evidenciar boas práticas e possibilitar a sua disseminação; – contribuir para o desenvolvimento de competências por meio da identificação de necessidades de treinamento e capacitação profissional; – desenvolver a cultura da padronização e da qualidade nos processos fiscalizatórios; – suprir o Tribunal com informações sistemáticas e confiáveis sobre a qualidade das auditorias e demais fiscalizações realizadas.
DOS PROCEDIMENTOS DO CONTROLE DE QUALIDADE
Art. 5º O controle de qualidade concomitante deverá ser executado pelo próprio auditor de controle externo designado para a fiscalização ou pelo coordenador da equipe, quando houver, e pelos titulares da Secretaria e da Divisão de Controle Externo na qual a fiscalização for realizada.
§ 1º A premissa de melhoria contínua da qualidade das fiscalizações deverá orientar a execução dos trabalhos e a produção de documentos, matrizes, papéis de trabalho e relatórios.
§ 2º O controle de qualidade deverá ser executado por meio da aplicação de checklist que permita a verificação do atendimento dos pontos de controle previamente definidos pelos titulares das Secretarias de Controle Externo e pelo Manual de Auditoria e demais fiscalizações.
§ 3º Sempre que alguma inconsistência for identificada, deve ser verificada a possibilidade de ajustar o trabalho realizado com objetivo de atender o ponto de controle, antes do seu apontamento final no checklist de asseguração da qualidade.
§ 4º O checklist não deve constar como peça no processo de fiscalização ao qual se refere no Sistema Informatizado de Gestão de Documentos e Processos – e-TCDF, devendo ser registrado no Sistema de Auditoria – Sisaudit e ficar disponível para exame a qualquer tempo.
Art. 6º O controle de qualidade a posteriori será realizado, anualmente, por meio do exame da amostra de trabalhos concluídos que contemple todos os instrumentos de fiscalização utilizados no período em exame.
§ 1º A avaliação deverá ser realizada em processo específico, ao qual deverão ser carreados os papéis de trabalho que derem suporte às verificações realizadas.
§ 2º Na avaliação constarão apenas os resultados gerais, por Divisão e Secretaria de Controle Externo, sem a identificação do servidor que realizou o trabalho ou do jurisdicionado fiscalizado.
§ 3º A avaliação dos processos de fiscalização deverá ser executada por auditor de controle externo lotado em Secretaria de Controle Externo diversa daquela que elaborou o trabalho avaliado e que não participou da sua execução ou supervisão.
DO COMITÊ DE CONTROLE DE QUALIDADE
Art. 7º O Comitê de Controle de Qualidade das Auditorias e demais fiscalizações – CCQA deverá executar o controle a posteriori e terá por função avaliar os procedimentos de controle de qualidade, a aderência das fiscalizações aos normativos que regem a matéria e a qualidade das fiscalizações realizadas.
Art. 8º O CCQA será formado por auditores de controle externo, devendo haver ao menos 1 (um) representante de cada Secretaria de Controle Externo.
§ 1º Compete ao titular da Secretaria-Geral de Controle Externo indicar à Presidência do Tribunal, anualmente, no mês de agosto, os integrantes do Comitê e, entre os seus membros, o coordenador dos trabalhos.
§ 2º Ato próprio da Presidência do Tribunal designará os servidores que comporão o CCQA, fixando prazo para conclusão dos trabalhos referentes ao período da designação.
§ 3º Os trabalhos poderão ocorrer em regime de dedicação exclusiva, conforme designação da Presidência do Tribunal, sendo responsabilidade do coordenador comunicar à chefia imediata de cada integrante do CCQA os dias efetivamente trabalhados para fins de registro em sistema e respectiva suspensão de prazo das atividades ordinárias.
§ 4º Sempre que possível, deverá haver rodízio na composição dos participantes do CCQA de modo a envolver o maior número de auditores de controle externo na busca da qualidade dos trabalhos de fiscalização e ampliar o efeito pedagógico das avaliações realizadas.
Art. 9º O CCQA deverá selecionar os autos que serão examinados utilizando-se de metodologia de amostragem e de critérios objetivos de seletividade que possibilitem a escolha, no período avaliado, de ao menos 1 (um) processo para cada instrumento de fiscalização e Divisão de Controle Externo, bem como propiciem a avaliação de trabalhos realizados pelo maior número possível de auditores de controle externo.
§ 1º A amostra das auditorias realizadas deve contemplar, sempre que possível, os seus diversos tipos (conformidade, operacional ou financeira), bem como fiscalizações concomitante e a posteriori.
§ 2º Os processos integrantes da amostra poderão ser requeridos pelo coordenador dos trabalhos às Secretarias de Controle Externo, ao gabinete do Relator e ao Ministério Público junto ao Tribunal, se necessário, independentemente da fase em que se encontrem.
§ 3º O Comitê deverá ter acesso irrestrito a todos os documentos que compõem os processos de fiscalização, inclusive os sigilosos.
Art. 10. O CCQA deverá verificar se os procedimentos adotados nos processos integrantes da amostra estão em conformidade com as orientações constantes do Manual de Auditoria e demais fiscalizações, em especial no que diz respeito à:
– observância do cronograma e dos prazos programados;– obediência à sequência de ritos procedimentais previstos;– elaboração, supervisão e revisão da documentação, matrizes e papéis de trabalho;– sustentação dos achados nas evidências constantes da documentação e papéis de trabalho;– conexão lógica entre os achados e as conclusões/sugestões;– manifestação do jurisdicionado fiscalizado e à respectiva incorporação da manifestação no relatório final, com indicação expressa da concordância ou não da equipe de fiscalização, devidamente fundamentada;– operacionalização da fiscalização no Sisaudit e à respectiva inclusão de documentos e papéis de trabalho.
§ 1° Identificada a inconformidade, outro membro do CCQA deverá reavaliar o aspecto examinado e certificar a adequação do apontamento realizado.
§ 2º Inexistindo consenso entre os membros do CCQA, caberá ao coordenador dos trabalhos resolver a divergência opinando sobre a existência ou não da inconformidade.
– elaborar e atualizar os checklists a serem aplicados pelo Comitê, bem como os checklists aplicados pelo controle concomitante;– identificar as fiscalizações que comporão o universo avaliado em cada exercício, validando as informações junto às Secretarias de Controle Externo; – definir a amostra de fiscalizações que serão objeto de avaliação em cada exercício; – consolidar as informações contidas nos papéis de trabalho elaborados pelo Comitê; – construir indicadores de qualidade para os processos examinados, mediante a apuração dos percentuais de aderência aos critérios apontados nos checklists de verificação e de avaliação acerca dos critérios de qualidade exigidos nos trabalhos de fiscalização;– comparar o resultado apurado na avaliação com os verificados nos exercícios anteriores;– indicar boas práticas ou oportunidades de melhoria, bem como eventuais sugestões de aperfeiçoamento dos trabalhos futuros e de treinamento e capacitação do corpo técnico;– elaborar relatório final consolidando os resultados; – realizar pesquisa de satisfação acerca das auditorias realizadas pelo Tribunal, por meio da aplicação de questionários aos jurisdicionados auditados e às partes interessadas.
Parágrafo único. O coordenador dos trabalhos será responsável pelo planejamento, padronização e distribuição das atividades do CCQA, bem como pela consolidação dos resultados e comunicação pertinentes.
Art. 12. O relatório final contendo as constatações das verificações empreendidas pelo CCQA deverá contemplar em especial os seguintes tópicos:
– introdução;– objetivos geral e específicos; – metodologia e amostra examinada; – resultados da avaliação; – boas práticas e oportunidades de melhoria; – monitoramento das recomendações anteriores; – conclusão e recomendações.
DA INSTRUÇÃO E TRAMITAÇÃO PROCESSUAL
Art. 13. A Secretaria-Geral de Controle Externo, anualmente, deverá cadastrar um processo administrativo no e-TCDF para tratar da avaliação do controle a posteriori, que deverá ser remetido à Presidência do Tribunal para designação dos membros do CCQA e, após, ao seu coordenador para realização dos trabalhos.
Art. 14. Os autos contendo o relatório final elaborado pelo CCQA deverão ser encaminhados à Secretaria-Geral de Controle Externo para conhecimento e manifestação, observando-se o prazo fixado para conclusão dos trabalhos referentes ao período da designação.
Parágrafo único. O Secretário-Geral de Controle Externo, no prazo de 15 (quinze) dias, deverá remeter os autos ao Corregedor do Tribunal que os submeterá, juntamente com as considerações que julgar pertinentes, à apreciação plenária.
Art. 15. Após a deliberação plenária, os titulares das Secretarias de Controle Externo reunirse-ão com os servidores da unidade para dar conhecimento do resultado da avaliação do CCQA e definir estratégias e ações que serão empreendidas no aprimoramento da qualidade dos trabalhos futuros.
Art. 16. O titular da Secretaria-Geral de Controle Externo deverá promover a divulgação e disseminação das boas práticas evidenciadas pelo CCQA, por meio de comunicação interna às Secretarias de Controle Externo ou de capacitação técnica.
Parágrafo único. Finalizado o ciclo anual de avaliação a posteriori, o titular da SecretariaGeral de Controle Externo providenciará o arquivamento dos autos.
Art. 17. Esta Resolução entra em vigor em 1º/01/22, aplicando-se às fiscalizações realizadas a partir de 15/01/21.
Art. 18. Revogam-se a Resolução nº 194, de 03 de março de 2009, a Resolução nº 218, de 17 de fevereiro de 2011, a Resolução nº 244, de 09 de outubro de 2012, o art. 20 da Resolução nº 311, de 19 de outubro de 2017, e demais disposições em contrário, a partir de 1º/01/22.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 156, seção 1, 2 e 3 de 18/08/2021 p. 20, col. 1