INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 04, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2016.

Estabelece normas de instauração, organização e processamento de tomadas de contas especiais no âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal e institui, na forma dos Anexos I a V, modelos de documentos de Tomada de Contas Especial.

O CONTROLADOR-GERAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e III do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, e,

CONSIDERANDO que a missão da CGDF é orientar e controlar a gestão pública, com transparência e participação da sociedade;

CONSIDERANDO a obediência aos princípios da eficiência e do interesse público por meio da racionalização dos procedimentos administrativos;

CONSIDERANDO a necessidade de desburocratizar a Administração Pública por meio da eliminação de controles cujo custo de implementação seja manifestamente desproporcional em relação ao benefício;

CONSIDERANDO que é dever do administrador público adotar medidas imediatas, com vistas ao ressarcimento de dano ao erário, independente da atuação dos órgãos de controle interno e externo;

CONSIDERANDO que os processos de ressarcimento de dano ao erário devem pautar-se pelos princípios do devido processo legal, da economia processual, da celeridade, da ampla defesa e do contraditório;

CONSIDERANDO a necessidade de atualização das normas para fortalecimento do controle governamental; e

CONSIDERANDO que cabe à Controladoria-Geral do Distrito Federal a normatização quanto às tomadas de contas especiais, por força do art. 8º do Decreto nº 37.096, de 2 de fevereiro de 2016, RESOLVE:

TÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º A instauração, a organização e o processamento de Tomadas de Contas Especiais obedecerão ao disposto nesta Instrução Normativa - IN.

Art. 2º Ficam instituídos, na forma dos Anexos I a V desta IN, modelos de documentos de Tomada de Contas Especial.

Art. 3º Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais o Distrito Federal responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária.

Parágrafo único. O dever de prestar contas constitui encargo indisponível, inafastável sob qualquer pretexto, insuscetível de anistia ou remissão, indissociável das responsabilidades relativas ao desempenho de funções e cargos públicos e inerente às relações jurídicas estabelecidas entre a Administração e quem quer que realize as condutas descritas no caput.

Art. 4º A Tomada de Contas Especial é um processo que visa apurar fatos, identificar responsáveis e quantificar danos, objetivando o seu integral ressarcimento, e recomendar providências saneadoras, com vistas à autotutela administrativa.

Art. 5º Subordinam-se às regras desta Instrução Normativa todos os órgãos da Administração Direta e as entidades da Administração Indireta do Poder Executivo Distrital, inclusive as entidades controladas direta ou indiretamente pelo Distrito Federal.

TÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

Art. 6º Para fins desta Instrução Normativa considera-se:

I - erário: conjunto dos recursos financeiros, bens e direitos do Distrito Federal;

II - Administração: órgão ou entidade integrante da estrutura administrativa do Distrito Federal;

III - envolvido: qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, cuja conduta esteja sob apuração na tomada de contas especial;

IV - autoridade administrativa competente: dirigente do órgão ou entidade no qual ocorreu o fato ensejador de apuração, a quem compete determinar medidas objetivando o ressarcimento do dano ou a regularização da situação;

V - autoridade instauradora: todo aquele integrante da administração pública capaz de, no âmbito de suas atribuições específicas, praticar atos em nome da pessoa jurídico-administrativa que representa;

VI - instauração: ordem legal, consubstanciada em ato administrativo ordinatório e que determina o início dos trabalhos de apuração por tomada de contas especial;

VII - dirigente: autoridade investida no cargo máximo de comando da Secretaria de Estado, da autarquia, da fundação, da empresa pública, da sociedade de economia mista ou de nível hierárquico equivalente, bem como membros de seus respectivos conselhos superiores, quando houver;

VIII - comissão tomadora das contas ou tomador de contas: servidor ou grupo de servidores ou de empregados formalmente designados para conduzir um procedimento de tomada de contas especial;

IX - fase interna da tomada de contas especial: etapa que agrega os procedimentos compreendidos entre a instauração da tomada de contas especial e a remessa do processo ao Tribunal de Contas do Distrito Federal;

X - fase externa da tomada de contas especial: etapa de natureza processual que tem início com a remessa do processo ao Tribunal de Contas do Distrito Federal e culmina com o julgamento das contas;

XI - fato ensejador de tomada de contas especial: circunstância fática cuja ocorrência e, em face da previsão legal, impõe a instauração de tomada de contas especial;

XII - terceiro não vinculado à Administração Pública: particular não obrigado ao dever de prestar contas e não submetido ao processo de tomada de contas especial; e

XIII - órgão ou setor jurídico competente: no âmbito da Administração direta, a Procuradoria-Geral do Distrito Federal, ou, tratando-se da Administração Indireta, a estrutura organizacional responsável pela área jurídica da respectiva entidade.

TÍTULO III

DOS DIREITOS E DOS DEVERES DOS ENVOLVIDOS

Art. 7º No curso do procedimento de tomada de contas especial serão garantidos aos envolvidos:

I - a ciência sobre a tomada de contas especial que lhe possa apurar a conduta e imputar débito ou sanção;

II - o pleno acesso aos autos, inclusive para obter cópias de documentos; e

III - a manifestação sobre as irregularidades apuradas, a produção de provas, o requerimento de juntada de documentos e a apreciação racional de suas alegações de defesa ou razões de justificativa pela comissão tomadora ou tomador das contas ou, quando for o caso, pelo órgão de controle interno.

Parágrafo único. Incumbe ao tomador ou à comissão tomadora das contas avaliar e decidir sobre a pertinência e o caráter protelatório dos pedidos a eles formulados, em decorrência das garantias previstas neste artigo.

Art. 8º São deveres das pessoas envolvidas em tomada de contas especial:

I - proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé;

II - não agir de modo temerário, nem protelatório;

III - prestar as informações que lhe forem pertinentes, inclusive dados pessoais atualizados e colaborar para o esclarecimento dos fatos; e

IV- realizar o recolhimento de débitos que forem objeto de composição na fase interna da tomada de contas especial.

TÍTULO IV

MEDIDAS ADMINISTRATIVAS INTERNAS ANTERIORES À INSTAURAÇÃO DA TOMADA DE CONTAS ESPECIAL

Art. 9º A instauração de tomada de contas especial é medida de exceção, devendo ocorrer somente depois de esgotadas as providências administrativas visando à regularização e ao ressarcimento pretendidos, na forma desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. São consideradas medidas administrativas internas as diligências, as notificações, as comunicações, as sindicâncias ou outros procedimentos, devidamente formalizados, destinados a promover o ressarcimento do dano ao erário.

Art. 10. A autoridade administrativa do setor onde ocorrer qualquer fato ensejador de tomada de contas especial deverá, preliminarmente, determinar medidas objetivando o ressarcimento do dano ou a regularização da situação, mediante a designação de servidor ou empregado, a quem incumbe:

I - solicitar a autuação de processo específico;

II - especificar as irregularidades ensejadoras do prejuízo ao erário;

III - quantificar e atualizar o dano, segundo as normas aplicáveis;

IV - identificar os responsáveis;

V - expedir notificação prévia, no prazo improrrogável de cinco dias, para comparecimento do responsável com vistas ao estabelecimento do termo de composição do acordo ou a declaração da recusa em reparar o dano; e

VI - submeter as conclusões à autoridade administrativa competente para homologação da proposta e formalização da composição ou, ainda, para decidir quanto a instauração da tomada de contas especial.

Art. 11. A composição visando à regularização deverá ser formalizada mediante Termo Circunstanciado de Regularização - TCR, na forma do Anexo I.

Art. 12. A Administração poderá autorizar o ressarcimento parcelado dos débitos na forma da Lei, sendo-lhe defeso transigir acerca do seu montante atualizado e integral, salvo quando reconhecer a existência de erro que justifique a alteração.

Art. 13. Aceita a proposta de composição, caberá à Administração o acompanhamento da quitação ou da regularização, segundo o registro constante do Termo Circunstanciado de Regularização - TCR.

Parágrafo único. Em qualquer hipótese, verificados indícios de má-fé, a Administração deverá providenciar as apurações de natureza disciplinar cabíveis e, suscitados indícios da prática de crime, comunicar o fato ao Ministério Público.

Art. 14. O descumprimento do acordado no Termo Circunstanciado de Regularização - TCR implicará a remessa imediata dos documentos ao órgão ou setor jurídico competente para cobrança judicial.

Parágrafo único. Na hipótese em que for autorizado o parcelamento do débito, a ausência de pagamento por três parcelas, consecutivas ou não, ou de qualquer parcela por mais de 90 (noventa) dias, acarretará, além da providência descrita no caput, o cancelamento, de ofício, do parcelamento.

Art. 15. As providências previstas no art. 10 desta Instrução Normativa deverão ser ultimadas no prazo máximo de 30 (trinta) dias.

§ 1º Caso não ocorra a regularização da situação no prazo fixado no caput deste artigo, o processo deverá ser encaminhado à autoridade instauradora para as medidas pertinentes.

§ 2º Quando o montante atualizado do dano for inferior ao valor de alçada fixado pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal, o prazo será aquele fixado pela autoridade instauradora.

Art. 16. Nas hipóteses de competência da Controladoria-Geral do Distrito Federal, serão aplicados os procedimentos descritos nos art. 10 a 15.

CAPÍTULO I

DOS PRESSUPOSTOS DE NÃO INSTAURAÇÃO

Art. 17. Salvo por expressa determinação do Tribunal de Contas do Distrito Federal, não será instaurada tomada de contas especial quando, da avaliação preliminar do fato prevista no artigo 10, restarem configuradas as seguintes situações:

I - a inexistência de danos ao erário;

II - impossibilidade de identificação de responsáveis que deram causa ou concorreram para a ocorrência do dano;

III - a responsabilidade exclusiva de terceiro sem vínculo com a Administração Pública, não sujeito ao dever de prestar contas; ou

IV - o dano decorrente de pagamentos indevidos realizados a servidores ou empregados públicos, por erro unilateral da Administração, em razão de falhas nos procedimentos administrativos de rotina.

§ 1º No caso do inciso III, caberá à Administração a remessa de informações e documentos ao órgão ou setor jurídico competente, solicitando o ajuizamento da respectiva ação de ressarcimento.

§ 2º Na situação do inciso IV, a restituição se processará de ofício, por meio de descontos na folha de pagamento, obedecidos os limites legais e independentemente da anuência do beneficiário, observada a comunicação prévia pela Administração.

§ 3º A hipótese referida no inciso IV é inaplicável quando for constatado que houve erro crasso de procedimento ou quando o servidor concorrer ativamente para a percepção indevida de valores, em proveito próprio ou de outrem.

Art. 18. Não será objeto de tomada de contas especial a ocorrência de perda, extravio ou outra irregularidade em que não fique caracterizada má-fé de quem lhe deu causa e o dano tenha sido imediatamente ressarcido.

Art. 19. A incidência das hipóteses previstas nos artigos 17 e 18 desta IN será imediatamente comunicada à Controladoria-Geral do Distrito Federal e registrada na respectiva tomada ou prestação de contas anual submetida ao Tribunal de Contas do Distrito Federal, na forma do Anexo II.

TÍTULO V

DA INSTAURAÇÃO

Art. 20. É pressuposto para instauração de tomada de contas especial a existência de elementos fáticos e jurídicos suficientes para comprovação da ocorrência do dano, que abrange, obrigatoriamente:

I - descrição detalhada da situação que deu origem ao dano, lastreada em documentos, narrativas e outros elementos probatórios que deem suporte à comprovação de sua ocorrência;

II - exame da suficiência e da adequação das informações, contidas em pareceres de agentes públicos, quanto à identificação e quantificação do dano; e

III - evidenciação do nexo causal entre a situação que deu origem ao dano e a conduta ilegal, ilegítima ou antieconômica da pessoa física ou jurídica a quem se imputa a obrigação de ressarcir ao erário, por ter causado ou concorrido para a ocorrência do dano.

Art. 21. A Tomada de Contas Especial será realizada com independência e imparcialidade, cabendo à autoridade instauradora assegurar os meios necessários ao desenvolvimento dos trabalhos.

Art. 22. A Tomada de Contas Especial será instaurada pelas autoridades administrativas, no âmbito de suas respectivas áreas de atuação, depois de esgotadas as medidas administrativas internas previstas no parágrafo único do art. 9º, quando caracterizado pelo menos um dos seguintes fatos:

I - omissão no dever de prestar contas;

II - não comprovação da aplicação de recursos concedidos na forma de suprimentos de fundos, ou transferidos pelo Distrito Federal mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição;

III - desfalque ou desvio de dinheiros, bens ou valores públicos; e

IV - prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico que implique dano ao Erário.

§ 1º No âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal, consideram-se autoridades administrativas competentes para instauração de tomadas de contas especial:

I - o Governador do Distrito Federal:

a) em circunstâncias cujos fatos implicarem a apuração de responsabilidade de Dirigente atual ou de autoridade de hierarquia equivalente, de órgão da Administração Direta, de Autarquia ou de Fundação Pública do Distrito Federal;

b) quando, independentemente do agente público ou particular envolvido, entender necessária a interveniência.

II - o Secretário de Estado, quando o fato sob apuração tiver origem em sua pasta, ressalvadas as hipóteses descritas nas alíneas "a" e "b" do inciso I e no inciso III, e quando o fato sob apuração envolver dirigentes de empresas públicas e de sociedades de economia mista, a cuja supervisão estiver vinculada a entidade;

III - o Controlador-Geral nos casos de avocação de que trata o inciso II do art. 1º do Decreto nº 37.096/2016;

IV - o dirigente da autarquia ou da fundação pública, quando o fato sob apuração ocorrer no âmbito da respectiva entidade, ressalvada a hipótese da alínea "a", do inciso I;

V - o dirigente da empresa pública ou da sociedade de economia mista, quando o fato sob apuração ocorrer no âmbito da respectiva entidade, ressalvada a hipótese do inciso II.

§ 2º A instauração de tomadas de contas especiais envolvendo ex-dirigentes observará as regras de competência de que tratam os incisos II, IV e V.

§ 3º Salvo disposição em contrário, as tomadas de contas especiais instauradas na forma do inciso I serão processadas pela Controladoria-Geral do Distrito Federal.

Art. 23. As apurações sobre fatos ocorridos no âmbito de entidades incorporadas, extintas, liquidadas, em processo de liquidação ou sob intervenção, salvo disposição em contrário, deverão ser instauradas pelo Secretário de Estado supervisor a que estiver vinculada a entidade independentemente do agente público envolvido.

Art. 24. Ressalvadas as hipóteses descritas no inciso I, do § 1º, do artigo 22, desta Instrução Normativa, o Controlador-Geral do Distrito Federal poderá avocar processos em andamento, nos termos da legislação em vigor.

TÍTULO VI

DO TOMADOR DE CONTAS

CAPÍTULO I

DA COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO

Art. 25. O procedimento de tomada de contas especial será conduzido por um servidor ou comissão formalmente designada pela autoridade instauradora, composta por servidores estranhos ao setor no qual ocorreu o fato motivador.

§ 1º A designação como tomador ou membro integrante de comissão tomadora das contas constitui encargo obrigatório, ressalvadas as hipóteses legais de impedimento e de suspeição, previstas em Lei.

§ 2º A comissão tomadora deverá ser integrada por no mínimo 3 (três) servidores ou empregados, sendo ao menos 1 (um) efetivo, observada sua qualificação técnica, bem como a complexidade e a singularidade do objeto a ser investigado.

§ 3º Fica vedada a designação de membro que tenha sido condenado em ato tipificado como causa de inelegibilidade prevista na legislação eleitoral, observado o mesmo prazo de incompatibilidade dessa legislação.

§ 4º Nos casos em que ficar comprovada a essencialidade da medida, a comissão tomadora das contas poderá solicitar a atuação de peritos e assistentes técnicos.

§ 5º A Administração poderá utilizar-se do cadastro de servidores gerido pela ControladoriaGeral do Distrito Federal nos casos nela disciplinados.

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 26. Compete ao tomador das contas ou a comissão tomadora realizarem os atos necessários ao regular andamento do processo, especialmente:

I - exercer suas atividades com imparcialidade, assegurando o sigilo necessário à elucidação dos fatos;

II - levantar ou fazer levantar o valor atualizado dos danos;

III - tomar depoimentos a termo, promovendo as apurações necessárias;

IV - coligir as provas necessárias à comprovação dos fatos;

V - realizar diligências com o intuito de colacionar os elementos de convicção indispensáveis à atribuição de responsabilidade;

VI - expedir aviso ao responsável, no sentido de verificar deste o interesse em apresentar, conforme o rito estabelecido, alegações de defesa ou razões de justificativas, ou, ainda, ressarcir os prejuízos;

VII - manter o controle dos prazos que fixar e dos que lhe forem impostos pelas normas e pelos órgãos de controle; VIII - cumprir as diligências que lhe forem requeridas pelos órgãos de controle;

IX - arguir as razões de suspeição ou impedimento que se lhe aplicarem, na forma da Lei;

X - formular e fundamentar, com antecedência, os pedidos de prorrogação de prazo que solicitar;

XI - apresentar relatório; e

XII - recomendar medidas assecuratórias para preservação e zelo do patrimônio público, a instauração de sindicâncias e processos administrativos disciplinares, bem como a adoção de providências para o aperfeiçoamento de procedimentos e sistemas administrativos.

CAPÍTULO III

DAS PRERROGATIVAS

Art. 27. Ao tomador das contas ou a comissão tomadora é garantida a independência na condução das apurações e na formação de juízo acerca dos fatos e da imputação da responsabilidade.

Art. 28. São prerrogativas do tomador das contas ou comissão tomadora:

I - requisitar informações, documentos, processos e provas, inclusive in loco;

II - fixar prazos para o cumprimento de diligências;

III - requerer a realização de cálculos e levantamentos pelos órgãos e setores especializados da Administração, fixando prazo para a sua ultimação;

IV - representar à autoridade instauradora os casos de descumprimento injustificado de prazos e de contumaz resistência no atendimento de solicitações; e

V - ter acesso, na modalidade de consulta, aos sistemas informatizados e aos bancos de dados indispensáveis ao desempenho de suas competências.

TÍTULO VII

DO PROCEDIMENTO

CAPÍTULO I

DAS FASES DA TOMADA DE CONTAS ESPECIAL

Art. 29. A fase interna da tomada de contas especial ocorre no âmbito do órgão ou entidade processante, inclusive as etapas previstas nos artigos 44 e 45.

Art. 30. A fase externa da tomada de contas especial, que ocorrerá somente no rito ordinário, se dará no Tribunal de Contas do Distrito Federal, com o envio do processo para exame e julgamento.

CAPÍTULO II

DO RITO ORDINÁRIO

Art. 31. A tomada de contas especial conduzida sob o rito ordinário terá natureza inquisitiva na fase interna e se aplica aos processos cujo montante atualizado do dano for igual ou superior ao valor de alçada ou ainda quando a instauração for determinada pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal.

Art. 32. O rito ordinário abrangerá as duas fases da tomada de contas especial, ocorrendo a fase interna no âmbito do órgão ou entidade, e a fase externa, contemplando plenamente a ampla defesa e o contraditório, no Tribunal de Contas do Distrito Federal.

Art. 33. A fase interna da tomada de contas especial conduzida sob o rito ordinário será concluída no prazo de até 150 (cento e cinquenta) dias, somando-se os seguintes prazos:

I - instauração e envio do processo ao órgão central de controle interno no prazo de até 90 dias;

II - emissão de relatório e certificado de auditoria em até 30 dias;

III - possíveis diligências do órgão de controle interno no prazo de até 20 dias; e

IV - manifestação do Secretário Supervisor com respectivo envio dos autos ao TCDF no prazo de até 10 dias.

Art. 34. Instaurada a tomada de contas especial, a autoridade instauradora deverá comunicála ao Tribunal de Contas do Distrito Federal, no prazo de até 5 (cinco) dias da instauração, contendo as informações requeridas no regulamento daquele Tribunal, bem como à Controladoria-Geral do Distrito Federal.

Art. 35. A tomada de contas especial observará as seguintes etapas:

I - instrução;

II - razões de justificativa do envolvido; e

III - relatório.

Seção I

Da Instrução

Art. 36. A etapa de instrução observará os seguintes procedimentos:

I - designação de servidor, dentre os membros da comissão, para secretariar os trabalhos de apuração e a instalação dos trabalhos;

II - realização de diligências;

III - intimação de testemunhas e dos envolvidos, se necessária;

IV - realização de oitivas, quando for o caso;

V - ata de ultimação da instrução; e

VI - notificação dos envolvidos.

Art. 37. O mandado de intimação dirigido ao envolvido e à testemunha, conterá:

I - chamamento para prestar declarações;

II - descrição sintética do objeto; e

III - data, hora e local da realização da oitiva.

Art. 38. O mandado de intimação deve ser recebido com antecedência mínima de 3 (três) dias da data marcada para a oitiva.

Art. 39. A ata de ultimação da instrução individualizará a conduta dos responsáveis, estabelecerá o nexo de causalidade, definirá o valor atualizado do dano e fixará prazo para apresentação das razões de justificativa, ressarcimento ou regularização.

Parágrafo único. A pretensão de regularização do débito, durante a fase interna da Tomada de Contas Especial, será formalizada por meio do Termo Circunstanciado de Regularização - TCR, na forma do Anexo I, observado o disposto no artigo 11 e seguintes desta Instrução Normativa.

Seção II

Das Razões de Justificativa

Art. 40. A etapa das razões de justificativa contemplará:

I - expedição de mandado de notificação; e

II - observância do decurso de prazo para manifestação.

Art. 41. O mandado de notificação dirigido ao envolvido, conterá:

I - descrição do fato inquinado e da conduta;

II - caracterização do nexo de causalidade;

III - indicação do valor atualizado do dano; e

IV - fixação de prazo para apresentação das razões de justificativa, ressarcimento ou regularização.

Parágrafo único. O envolvido terá prazo de 10 (dez) dias, prorrogável uma única vez por igual período, mediante solicitação e deferimento, para apresentação de razões de justificativa ou para efetuar o ressarcimento ou a regularização.

Seção III

Do Relatório

Art. 42. Após análise do conjunto probatório das razões de justificativa, o tomador ou a comissão tomadora das contas emitirá relatório conclusivo e circunstanciado.

Parágrafo único. Constarão do relatório, dentre outros elementos que a comissão compreender imprescindíveis:

I - síntese dos fatos ensejadores da tomada de contas especial;

II - indicação precisa e analítica do dano atualizado;

III - individualização das condutas inquinadas;

IV - estabelecimento do nexo de causalidade;

V - indicação precisa das causas excludentes da ilicitude ou da causalidade, se for o caso;

VI - especificação de fundadas razões, na hipótese de recomendação de absorção dos danos;

VII - fundamentos de fato e de direito que embasaram a convicção da comissão;

VIII - identificação completa dos responsáveis; e

IX- conclusão e recomendação das providências e da tramitação subsequente.

Art. 43. Concluído o relatório final, o processo deverá ser enviado, sequencialmente:

I - para lançamento dos fatos contábeis pertinentes, que serão efetivados no prazo de até 5 (cinco) dias;

II - quando for o caso, para registro patrimonial, que deverá ser realizado no prazo de até 10 (dez) dias; e

III - para pronunciamento do dirigente do órgão ou da entidade onde ocorreu o fato motivador, que, no prazo de até 10 (dez) dias, deverá colacionar as providências adotadas para evitar a repetição do ocorrido.

Parágrafo único. O descumprimento contumaz dos prazos fixados neste artigo deverá ser destacado no relatório de auditoria emitido pelo órgão de controle interno, e poderá repercutir na análise das contas anuais do órgão ou da entidade.

Art. 44. Após as providências de que tratam os incisos I, II e III do artigo anterior, o processo será remetido ao Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal, com vistas à realização das atividades de auditoria a seu cargo, salvo quando presentes as hipóteses do artigo 56 desta Instrução Normativa.

Art. 45. Finalizados os trabalhos do órgão de controle interno, o processo será enviado à Secretaria de Estado ou entidade da área onde ocorreu o fato ensejador, para pronunciamento expresso e indelegável do seu titular, atestando haver tomado conhecimento das conclusões consignadas no relatório e no certificado de auditoria, no prazo de 10 (dez) dias, e subsequente remessa ao Tribunal de Contas do Distrito Federal, visando ao processamento da fase externa da tomada de contas especial.

CAPÍTULO III

DO RITO SUMÁRIO

Art. 46. Quando o dano atualizado for inferior ao valor de alçada fixado pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal e a instauração não tiver sido determinada por aquela Corte de Contas, a tomada de contas especial será conduzida sob o rito sumário.

Art. 47. O processo de tomada de contas especial conduzido sob o rito sumário não será remetido individualmente aos órgãos de controle interno e externo, mas a sua condução, a efetividade das medidas nele adotadas e o cumprimento dos prazos fixados poderão ser objeto de fiscalização.

Art. 48. Nas hipóteses previstas neste Capítulo, a tomada de contas especial deverá ser registrada em demonstrativo a ser anexado à respectiva tomada ou prestação de contas anual, na forma do regulamento do Tribunal de Contas do Distrito Federal, observado o Anexo III.

Art. 49. A condução de procedimento sumário deverá ser realizada por designação de 1 (um) servidor ou empregado efetivo pela autoridade instauradora, sem prejuízo das providências descritas no Art. 10.

§ 1º Os prazos de conclusão do procedimento no rito sumário serão aqueles fixados pela autoridade instauradora, limitados a 180 (cento e oitenta) dias.

§ 2º Poderá ser designada comissão de tomada de contas especial em razão da complexidade e relevância da matéria.

§ 3º Os prazos referidos no § 1º deste artigo poderão ser prorrogados a critério da autoridade instauradora, desde que devidamente fundamentada a solicitação, limitando-se ao prazo máximo de 180 dias.

Art. 50. O rito para condução do procedimento sumário deverá contemplar:

I - autuação de processo administrativo específico, no qual deverão ser registradas todas as providências adotadas;

II - instrução dos autos com os documentos contidos nos arts. 57 e 58;

III - quantificação e atualização do dano segundo índices e normas vigentes;

IV - realização de diligências, tais como, coleta de informações, documentos e provas;

V - ultimação da instrução;

VI - notificação ao envolvido, contendo o resumo dos fatos a ele atribuídos, fixando prazo de 10 (dez) dias, podendo ser prorrogado por igual período, para apresentação de defesa escrita ou recolhimento do débito;

VII - análise da manifestação de defesa, quando for o caso;

VIII - emissão de relatório conclusivo, contendo circunstanciados argumentos de análise do fato;

IX - notificação do envolvido, quando houver apresentação de defesa, dando-lhe ciência da decisão proferida; e

X - análise do recurso, se houver, pela autoridade instauradora, no prazo de 10 (dez) dias, podendo ser prorrogado mediante justificativa fundamentada.

Parágrafo único. Havendo necessidade de coletar declaração do envolvido, deverá ser emitido, mandado de intimação, do qual constará data, hora e local de realização, a qual deverá ser reduzida a termo. O mandado de intimação deverá ser recebido com antecedência mínima de 3 (três) dias da data marcada para a declaração.

Art. 51. Será elaborado demonstrativo de encerramento de procedimento sumário, na forma do Anexo III, para compor as Tomadas e Prestações de Contas Anuais dos Ordenadores de Despesas.

Parágrafo único. Concluídas as apurações do rito sumário, o processo deverá observar os incisos I, II, III do art. 43.

Art. 52. Não obtido o ressarcimento espontâneo do débito, o processo deverá ser remetido ao órgão ou setor jurídico competente para o ajuizamento da respectiva ação de ressarcimento.

CAPÍTULO IV

DA LIQUIDAÇÃO DO DANO

Art. 53. Para efeitos desta Instrução Normativa, o dano causado ao erário será sempre patrimonial e suscetível de avaliação pecuniária.

Art. 54. O ressarcimento do dano se dará mediante recuperação, reposição ou por meio da indenização pecuniária correspondente.

§ 1º O dano causado ao erário será atualizado desde a sua ocorrência, com base nos índices oficiais de atualização vigentes no Distrito Federal.

§ 2º Considera-se ocorrido o dano:

I - na data do efetivo desembolso, nas hipóteses de recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição; ou

II - nos demais casos, na data da ocorrência do fato inquinado ou, se desconhecida esta, na data do conhecimento do fato ensejador de tomada de contas especial, pela autoridade administrativa competente.

Art. 55. Tratando-se de desaparecimento de bens ou de extravio cuja reparação for insuscetível de restituí-los às funções normais de uso, a Administração deverá preferir a reposição ao ressarcimento.

§ 1º A reposição e o registro de reaparecimento de bens se processará junto ao órgão de patrimônio competente, observado o regulamento específico e a reparação deverá ser efetivada com base no menor orçamento disponível.

§ 2º Não sendo possível a reposição pretendida, o débito objeto de indenização pecuniária será fixado com base no valor de mercado do bem, levando-se em conta o tempo de uso e o estado de conservação.

§ 3º Na impossibilidade de se indicar o valor de mercado do bem desaparecido ou extraviado, por motivo devidamente justificado, o débito será determinado pelo valor de bem similar que permita cumprir as funções do material ou equipamento objeto da apuração.

§ 4º Na inviabilidade de se proceder na forma dos parágrafos anteriores, o valor a ressarcir será obtido pelo cálculo do produto entre o preço do bem novo, contabilmente depreciado em razão do tempo de uso e a cotação a ele atribuída, em face do seu estado de conservação, conforme Anexo IV.

§ 5º O ressarcimento poderá ocorrer mediante desconto na folha de pagamento, por meio de Documento de Arrecadação ou, tratando-se da Administração Indireta, conforme dispuserem as normas da entidade.

CAPÍTULO V

DAS HIPÓTESES DE ENCERRAMENTO

Art. 56. A tomada de contas especial será encerrada, independentemente do valor e em qualquer fase do procedimento, quando houver:

I - ressarcimento integral do dano ou reposição do bem;

II - reaparecimento ou recuperação do bem extraviado ou danificado;

III - ausência de prejuízo;

IV - imputação de responsabilidade exclusivamente a terceiro não vinculado à Administração Pública; ou

V - assinatura de Termo Circunstanciado de Regularização - TCR para ressarcimento parcelado.

§ 1º As tomadas de contas especiais encerradas na forma deste artigo não serão remetidas aos órgãos de controle, devendo ser registradas em demonstrativo a ser anexado à tomada ou prestação de contas anual, na forma do regulamento do Tribunal de Contas do Distrito Federal, observado o Anexo III e sua ocorrência deverá ser imediatamente comunicada àquele Tribunal, no caso de apurações sob o rito ordinário.

§ 2º O disposto no parágrafo anterior não se aplica as tomada de contas especiais instauradas por determinação do Tribunal de Contas do Distrito Federal.

§ 3º Na hipótese do inciso IV, a Administração deverá adotar providências administrativas ou judiciais visando ao ressarcimento.

TÍTULO VIII

DOS ELEMENTOS INTEGRANTES

Art. 57. O processo de tomada de contas especial deverá ser instruído com os documentos necessários à formação de juízo acerca da materialidade dos fatos e da responsabilidade pelos danos e dele deverão constar, além de outros elementos exigidos pelo órgão de controle interno e pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal, em regulamento ou decisão, observado o rito a ser aplicado, especialmente:

I - ato de instauração da tomada de contas especial, que deverá ser publicado do Diário Oficial do Distrito Federal, e dele deverá constar no mínimo a identificação dos membros designados, o número do processo, o órgão a que se refere e a descrição sintética do objeto de apuração;

II - cópia do relatório de sindicância ou de processo administrativo disciplinar, quando for o caso, e do respectivo julgamento;

III - termos originais e assinados dos depoimentos colhidos, se for o caso;

IV - demonstrativo financeiro do débito, indicando a data da ocorrência do dano e os valores original e atualizado;

V - identificação do responsável, pessoa física ou jurídica, contendo:

a) nome e data de nascimento;

b) filiação;

c) CPF ou CNPJ;

d) endereço completo e número de telefone atualizados;

e) cargo, função, matrícula e lotação atualizados, se servidor público do Distrito Federal; e

f) identificação dos herdeiros, no caso de falecimento do responsável.

VI - documentos que comprovem a reparação parcial ou integral, quando for o caso;

VII - relatório do tomador ou da comissão tomadora das contas;

VIII - registro dos fatos contábeis;

IX - pronunciamento do dirigente do órgão ou entidade onde ocorreu o fato, com a especificação das providências efetivamente adotadas para resguardar o interesse público no caso concreto e evitar a repetição do ocorrido;

X - relatório e certificado de auditoria; e

XI - pronunciamento do Secretário de Estado ou entidade da área onde ocorreu o fato, nos termos do artigo 45 desta Instrução Normativa.

Art. 58. Além dos documentos e informações previstos no artigo 57, o processo de tomada de contas especial deverá especificamente conter as seguintes informações e documentos:

I - tratando-se de desaparecimento, extravio ou subtração de bens públicos:

a) detalhamento das características, localização, registro patrimonial, valor original, data de aquisição e estado de conservação dos bens;

b) no mínimo três orçamentos contendo o valor de mercado do bem ou, na impossibilidade de indicá-lo, informações sobre o valor de bem similar que permita cumprir as mesmas funções;

c) cópia do termo de guarda e responsabilidade ou do termo de doação, vigente por ocasião do fato ensejador de tomada de contas especial;

d) quando for o caso, cópia do registro da ocorrência policial e do laudo pericial emitido pelo órgão competente ou, na ausência deste, cópia dos documentos que comprovem a solicitação;

e) documentos que demonstrem as medidas adotadas pelo detentor da carga patrimonial, no sentido de resguardar o patrimônio sob sua responsabilidade;

f) identificação completa do detentor da carga patrimonial; e

g) quando for o caso, documentação que demonstre as medidas adotadas pelo órgão ou entidade visando à recomposição do dano.

II - tratando-se de danos causados a veículos oficiais:

a) cópia da ocorrência policial e do laudo pericial elaborados pelo órgão competente ou, na ausência destes, de documentos que comprovem a solicitação efetuada;

b) formulário de comunicação de acidente com veículo, devidamente preenchido pela unidade de transporte responsável;

c) no mínimo três orçamentos obtidos junto a empresas especializadas na reparação de veículos danificados, reconhecidamente idôneas;

d) registro formal das avarias havidas, croquis e fotografias;

e) documentação que comprove a realização de vistoria no veículo;

f) laudo de avaliação econômica da viabilidade de recuperação do veículo, contendo o valor da carcaça, no caso de perda total ou quando o reparo se demonstrar antieconômico; e

g) documentos que demonstrem as medidas adotadas pelo órgão ou entidade visando à recomposição do dano.

III - referindo-se a prestação de contas de recursos transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outro instrumento congênere, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição:

a) cópia dos termos de ajuste ou dos instrumentos de concessão e respectivos planos de trabalho;

b) cópia da nota de empenho e da respectiva ordem bancária, quando for o caso;

c) cópia da publicação, no Diário Oficial do DF, do ato de designação do executor do contrato;

d) identificação completa do executor do contrato;

e) cópia dos relatórios de acompanhamento apresentados pelo executor do contrato;

f) relatório da execução físico-financeira e da respectiva prestação de contas, se for o caso;

g) manifestação da unidade técnica do órgão ou da entidade que disponibilizou os recursos, indicando, de acordo com a legislação vigente, o que não pode ser aceito para justificar a correta aplicação dos valores recebidos, incluindo o resultado da análise das notas fiscais e demais documentos integrantes da prestação de contas, nos termos do que dispõe a Instrução Normativa/CGDF n° 01, de 22 de dezembro de 2005;

h) expressa declaração do ordenador de despesas, aprovando ou não a prestação de contas e atestando se os valores recebidos ou transferidos tiveram boa e regular aplicação;

i) manifestação técnica do ordenador de despesas, nos termos do artigo 46 do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, e alterações, aprovando a prestação de contas ou, se rejeitá-la, apontando expressamente as evidências de desvios, valores, finalidades ou qualquer outra irregularidade que comprometa o bom e regular emprego dos recursos públicos, nos termos da lei, do regulamento e do instrumento formalizador da avença;

j) quando for o caso, o registro de inadimplência, na forma da legislação vigente; e

k) documentos que comprovem as medidas adotadas pelo órgão ou entidade que disponibilizou o recurso, visando à regularização do dano.

IV - no caso de prestação de contas de recursos concedidos na forma de suprimento de fundos:

a) extrato da conta bancária e a respectiva conciliação;

b) demonstrativo de receitas e despesas;

c) via original dos comprovantes das despesas pagas;

d) comprovante de recolhimento do saldo;

e) canhotos dos cheques emitidos, inclusive os de devolução do saldo, bem como os cheques não utilizados;

f) análise e pronunciamento da unidade técnica do órgão ou entidade que concedeu o recurso, indicando, de acordo com a legislação vigente, o que não pode ser aceito para justificar a correta aplicação dos recursos públicos recebidos, incluindo o resultado da análise das notas fiscais e demais documentos integrantes da prestação de contas;

g) identificação completa do agente suprido; e

h) documentação que comprove as medidas adotadas pelo órgão ou entidade que disponibilizou o recurso, visando à regularização do dano.

V - quando se referir a prestação de contas de contrato de gestão celebrado com entidades qualificadas como organização social:

a) rol de responsáveis composto por dirigente máximo, membros da diretoria e membros dos conselhos de administração, deliberativo ou curador, e fiscal;

b) relatório de gestão do dirigente máximo, destacando, entre outros elementos, a execução dos programas de governo e de trabalho, com esclarecimentos, se for o caso, sobre as causas que inviabilizaram o pleno cumprimento das metas estabelecidas;

c) indicadores de gestão que permitam aferir a eficiência, a eficácia e a economicidade da ação administrativa, levando-se em conta os resultados quantitativos e qualitativos alcançados pela instituição;

d) medidas implementadas com vistas ao saneamento de eventuais disfunções estruturais que prejudiquem ou inviabilizem o alcance das metas fixadas;

e) balanços e demonstrações contábeis;

f) parecer da auditoria independente, se houver;

g) parecer dos órgãos internos da entidade que devam se pronunciar sobre as contas, consoante previsto em seus atos constitutivos;

h) ato da autoridade administrativa que qualificou a pessoa jurídica de direito privado como organização social;

i) registro do ato constitutivo da organização social;

j) contrato de gestão firmado entre o Poder Público e a entidade;

k) recursos repassados pelo Poder Público e sua destinação;

l) inventário físico dos bens permanentes alocados à entidade responsável pelo contrato de gestão;

m) parecer do dirigente máximo do órgão ou entidade supervisora do contrato de gestão sobre os resultados da apreciação e supervisão que lhe competem; e

n) relatórios conclusivos da comissão de avaliação encarregada de analisar periodicamente os resultados atingidos com a execução do contrato de gestão.

TÍTULO IX

DAS PROVIDÊNCIAS DE CONTROLE INTERNO

Art. 59. O Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal deverá, no prazo de 30 (trinta) dias, examinar os processos de tomadas de contas especiais conduzidos sob o rito ordinário, emitindo:

I - relatório de auditoria; e

II - certificado de auditoria.

§ 1º O Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal, além de outras medidas que julgar cabíveis, poderá, observada a economia processual, baixar o processo de Tomada de Contas Especial em diligência, visando o saneamento de falhas e irregularidades detectadas, fixando prazo não superior a 20 (vinte) dias, e comunicando o fato imediatamente ao Tribunal de Contas do Distrito Federal para conhecimento.

§ 2º. O prazo estipulado no caput deste artigo ficará suspenso pelo interstício concedido para cumprimento da diligência, inclusive durante o período de prorrogação.

Art. 60. Incumbe ao Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal proceder ao controle efetivo sobre os prazos que fixar, prorrogar ou daqueles que lhe sejam impostos pelo regulamento ou pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal.

Art. 61. O relatório de auditoria da tomada de contas especial, elaborado por servidor ocupante de cargo efetivo da carreira de Auditoria de Controle Interno, deverá contemplar, dentre outros aspectos de natureza técnica:

I - delimitação do escopo do trabalho;

II - análise da adequação da composição processual;

III - descrição dos fatos e atos administrativos relevantes constantes dos autos;

IV - verificação se os fatos foram devida e apropriadamente apurados pela Comissão Tomadora de Contas e se permitem a formação de convicção acerca das circunstâncias descritas no processo, confirmando se a conclusão da Comissão Tomadora de Contas é compatível com as evidências constantes dos autos;

V - identificação dos responsáveis pelos prejuízos ao erário;

VI - atualização do prejuízo na forma da Lei;

VII - indicação da existência de recolhimento de parcelas, quando for o caso; e

VIII - conclusão quanto à existência de elementos suficientes e capazes de levar ou não ao entendimento pela responsabilidade pelos prejuízos havidos, bem como quanto à regularidade, inclusive nos casos de encerramento, regularidade com ressalvas ou irregularidade das contas, na forma da Lei Complementar nº 1/94 e do Regulamento do TCDF.

Art. 62. O certificado de auditoria da tomada de contas especial é documento sintético de natureza enunciativa e dele deverá constar:

I - o objeto da tomada de contas especial;

II - a identificação do responsável;

III - o valor atualizado do débito; e

IV - a manifestação acerca das contas, na forma do art. 17 da Lei Complementar nº 1, de 9 de maio de 1994 e do Regulamento do TCDF.

TÍTULO X

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 63. A Controladoria-Geral do Distrito Federal, em parceria com a Escola de Governo do Distrito Federal, promoverá a capacitação periódica de servidores e empregados para o atendimento dos objetivos desta IN.

Art. 64. Os vícios sanáveis eventualmente ocorridos no curso da fase interna da tomada de contas especial não implicarão a nulidade do processo.

Art. 65. Aplicam-se ao procedimento de tomada de contas especial, subsidiariamente e no que couber, a Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, recepcionada no Distrito Federal na forma da Lei nº 2.834, de 7 de dezembro de 2001, e as disposições da Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015.

Art. 66. Os processos de tomadas de contas especiais em andamento serão regulados, no que couber, pelas disposições constantes desta Instrução Normativa.

Art. 67. Os modelos de documentos do Tomador de Contas Especial constantes dos Anexos I a V, servem como instrumentos referenciais podendo os órgãos ou as entidades promover as adaptações que julgarem necessárias.

Art. 68. Alterações posteriores dos modelos serão comunicadas aos órgãos e entidades por intermédio de Circular e disponibilizadas no sítio da CGDF na internet, para conhecimento das atualizações.

Art. 69. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 70. Revoga-se a Instrução Normativa nº 05, de 07 de dezembro de 2012, publicada no Diário Oficial do Distrito Federal de 13 de dezembro de 2012, bem como a Portaria nº 38, de 14 de fevereiro de 2014, publicada no Diário Oficial do Distrito Federal de 17 de fevereiro de 2014.

HENRIQUE MORAES ZILEER

Os anexos constam no DODF de 22/12/2016, p. 73.

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 240, seção 1, 2 e 3 de 22/12/2016 p. 73, col. 2